一方面，通过良好的信息沟通可使下级人员能够正确地理解和执行上级领导的意图，从而避免项目的混乱甚至失败。项目成功实施的前提是项目经理能够将其意图准确地传递给下级人员并使下级人员正确理解和执行，如果沟通不畅，下级人员不能正确理解项目经理的意图，就会使项目无法顺利进行下去，最终导致项目混乱甚至是失败。另一方面，项目团队内部及其与外部环境之间的信息沟通可以使项目班子及时准确地获取项目的进展情况，对项目进行合理的组织和控制，因为只有以准确、完整、及时的信息为依据，项目班子才能做出正确的决策和合理的计划。

国防项目沟通管理过程流程图19-1。

图19-1 国防项目沟通管理过程流程

1.沟通计划的制订

国防项目沟通计划是对项目全过程的沟通工作、沟通方法、沟通渠道等各个方面的计划与安排，用来确定项目利益相关方的信息与沟通需求，包括谁需要何种信息，何时需要以及如何向他们传递信息等。

国防项目沟通管理计划涉及的主要内容包括：

（1）信息收集的方式和渠道。信息收集的方式和渠道用以说明信息应该用何种方法从何处收集。

（2）信息收集的归档格式。信息的归档格式用以说明应该采用何种方法存储不同类型的信息。

（3）信息发布的方式和渠道。信息发布的方式和渠道用以说明各种信息（如进度计划、技术文件等）将流向何人以及采用何种方法（书面报告、会议、电子媒介等）传送各种类型的信息。

（4）信息的发布与使用权限。信息的发布与使用权限用以说明各种信息的发布权限以及最终用户的使用权限。

（5）准备发布信息的详细说明。对准备发布信息的详细说明包括对信息的内容、格式、详细程度、信息的来源等方面的说明。项目沟通管理计划要对准备发布的信息进行详细的描述。

（6）信息发布的时间表。信息发布的时间表用以说明何时进行何种沟通，项目沟通管理计划需要对此给出必要的说明。

（7）更新和修订沟通管理计划的方法。为了保证项目沟通管理计划适应项目沟通的实际需要，随着项目的进展需要对沟通管理计划进行更新和修订。项目沟通计划编制工作是贯穿于项目全过程的一项工作。因此，项目沟通管理计划还需要注明对计划进行更新和修订的方法和程序。

（8）约束条件和假设前提。约束条件是限制项目团队进行沟通的各种因素，假设前提是那些被认定是实际存在的、确定的并作为制定计划依据的前提条件。约束条件和假设前提是项目沟通管理计划编制的重要依据，沟通管理计划需要对此加以说明，以便在这些条件发生变化时对沟通管理计划进行修订。

2.沟通计划的发布

国防项目沟通信息的发布就是向项目利益相关方提供国防项目沟通管理计划，明确项目沟通的信息、渠道、方式、要求等。

3.沟通管理的实施

（1）沟通渠道建立

任何信息的传递和交流都要通过一定的沟通渠道来进行，沟通渠道是信息传递和交流的路径，是沟通过程的重要组成部分。项目组织内的沟通渠道有正式与非正式之分。在一个项目组织内都会明文规定信息传递的渠道，这样的沟通渠道是正式的沟通渠道。除正式沟通渠道之外，一个项目组织内的信息还会通过非正式沟通渠道进行传递和交流。(www.daowen.com)

1）正式沟通渠道

在正式的沟通渠道中，发送者并不一定把信息直接传给接收者，而是要经过一些中间人的转发，这样沟通渠道就会表现为一定的网络结构。五种沟通渠道见图19-2，包括链式、轮式、环式、全通道式和Y式沟通网络。图中的圈可看作是一个成员或一个组织，箭头表示信息传递的方向。

图19-2 五种沟通渠道

实际中的沟通渠道不只限于以上五种形式，可以多种多样。具体到一个项目中，应根据具体情况，采用合适的沟通渠道，以保证项目信息能得到顺畅的交流与传递。

2）非正式沟通渠道

除了正式的沟通渠道外，组织中还存在着非正式的沟通渠道，有些消息往往是通过非正式渠道传播的，例如我们常说的小道消息中的“小道”就是非正式渠道，小道消息无疑就是通过非正式渠道传播的消息。

项目中小道消息的传播无疑会对项目的顺利实施带来不良影响，因此项目管理人员应注意使正式沟通渠道顺畅，从而使小道消息无立足之地。但是非正式沟通渠道也有辅助正式沟通渠道不足的作用，因此项目管理人员还应注意发挥非正式沟通渠道的积极作用。

（2）沟通方式的分类

根据不同的标准，沟通可以有不同的分类，下面是常见的沟通的五种分类：

●正式沟通和非正式沟通。

●上行沟通、下行沟通和平行交叉沟通。

●单向沟通和双向沟通。

●言语沟通和非言语沟通。

●书面沟通与口头沟通。

（3）项目进展报告

国防项目进展报告用于描述项目进展情况和取得的成果，传递项目执行绩效的汇总报告。通过项目进展报告可以明确项目按照进度计划已经到达的阶段，项目已按时完成的活动和未按时完成的活动，已完成的项目活动对项目资源的使用情况，原定的项目目标是否已经达到等。项目进展报告可以由团队成员向项目经理提供，或由项目经理向项目业主/客户提供，或是由项目经理向其上层管理者提供。项目进展报告通常有一个报告期，这个报告期可以是一年、一个季度、一个月，也可以是一周，只要是对于项目来说合适的时期就可以。项目进展报告是为项目所有利益相关方编写的，是项目利益相关方之间沟通的重要资料，而且可以提醒项目团队注意到将来有可能遇到的问题。

（4）利益相关方管理

详见第21章。