“时间就是效率”、“时间就是金钱”、“时间就是生命”、“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”，诸如此类对时间的描述我们每个人都可以脱口而出，但是我们对时间的管理做得究竟怎样呢？时间管理（Time Management）并不是帮助我们在规定时间内，把所有事情做完，而是帮助我们更有效地运用时间。时间管理的目的除了要决定你该做些什么事情之外，另一个很重要的目的就是决定什么事情不应该做。

当今世界，知识更新速度越来越快，但我们一天还是只有24小时。最成功和最不成功的人一样，一天都只有24小时，但区别就在于他们如何利用好这每天所拥有的24小时。那么，我们的时间究竟是如何分配的呢？有人曾粗略地统计过一个活到72岁的美国人一生当中时间是这样花费的：睡觉，21年；工作，14年；个人卫生，7年；吃饭，6年；旅行，6年；排队， 6年；学习，4年；开会，3年；打电话，2年；找东西，1年；其他，3年。

因此，我们要记取“过去”，把握“现在”，放眼“未来”。

昨天是一张已被注销的支票，

明天是一张尚未到期的本票，

今天则是随时可运用的现金。

一、明确目标

如果能过“洞中方七日，世上已千年”的神仙日子，那我们就用不着时间管理了。但是，事实上不可能，年华老去，便无法回头。我们只能尽己之力，作最佳的表现，方不负人生在世仅一次的机会。毕竟天生我才必有用，而做到这一点最重要的是要有人生目标。目标能最大限度地聚集你的资源（包括时间），只有目标明确，才能最大限度地节约时间。爱默生说：“用于事业上的时间，绝不是损失。”

人生的道路，存在着时间与价值的对应关系。有目标，一分一秒都是成功的记录；没有目标，一分一秒都是生命的流逝。

二、分清轻重缓急

始终做最重要的事情。

人们总是根据事情的紧迫感，而不是事情的优先程度来安排先后顺序，这样的做法是被动而非主动的，职场人士不能这样工作。

时间管理的精髓在于：分清轻重缓急，设定优先顺序。

A型：重要且紧急的事务

B型：重要或紧急的事务

C型：既不重要也不紧急的日常任务

职业成功人士都是以分清主次的办法来统筹时间，把时间用在最有“生产力”的地方。面对每天大大小小、纷繁复杂的事情，如何分清主次，有三个判断标准。

1.我必须做什么？

这有两层意思：是否必须做，是否必须由我做。非做不可，但并非一定要你亲自做的事情，可以委派别人去做，自己只负责督促。

2.什么能给我最高回报？

应该用80%的时间做能带来最高回报的事情，而用20%的时间做其他事情（帕累托定律）。

所谓“最高回报”的事情，即是符合“目标要求”或自己会比别人干得更高效的事情。最高回报的地方，也就是最有生产力的地方。我们必须辩证地重新看待“勤奋”。古人有言“业精于勤而荒于嬉”，然而，“勤”在不同的时代有其不同的内容和要求。过去，人们常将“三更灯火五更鸡”的孜孜不倦视为勤奋的标准；但在快节奏高效率的信息时代，勤奋就需要新的定义了，勤要勤在点子上（最有生产力的地方），这就是当今时代“勤”的特点。

以前，日本大多数企业把下班后加班加点的员工视为最好的员工，如今却不一定了。他们认为一个员工如果仅靠加班加点来完成工作，说明他很可能不具备在规定时间内完成任务的能力，勤奋已经不是工作时间长的代名词，而是在最少的时间内完成更多富有“回报”的工作。伟大的苏格拉底说：“当许多人在一条路上徘徊不前时，他们不得不让路，让那些珍惜时间的人赶到他们的前面去。”

3.什么能给我最大的满足感？

最高回报的工作并非都能给我们最大的满足感。因此，无论你地位如何，总需要分配时间去做一些令自己满意和快乐的事情，唯有如此，工作才是有趣的，才是有热情的。

通过以上“三层过滤”，对事情的轻重缓急的判断就很清楚了。然后，以重要性优先排序（注意，人们总有不按重要性顺序办事的倾向），并坚持按这个原则去做，你将会发现，再没有其他办法比按重要性办事更能有效利用时间了。

三、制订计划，写成清单

美国伯利恒钢铁公司总裁查斯·舒瓦普向效率专家艾维·利请教“如何更好地执行计划”的方法。

艾维·利声称可以在10分钟内就给舒瓦普一样东西，这东西能帮助他把公司的业绩提高50%，然后他递给舒瓦普一张空白纸，说：“请在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。”舒瓦普用了5分钟写完。

艾维·利接着说：“现在用数字标明每件事情对于你和公司的重要性次序。”这又花了5分钟。

艾维·利说：“好了，把这张纸放进口袋，明天早上第一件事情是把纸条拿出来，做第一项最重要的。不要看其他的，只是第一项。着手办第一件事，直至完成为止。然后用同样的方法对待第2项、第3项……直到你下班为止。如果只做完第一件事，那不要紧，你总是在做最重要的事情。”

艾维·利最后说：“每一天都要这样做——您刚才看见了，只用10分钟时间就可以安排好——你对这种方法的价值深信不疑之后，叫你公司的人也这样干。这个试验你喜欢做多久就多久，然后给我寄支票来，你认为值多少就给我多少。”

一个月之后，舒瓦普给艾维·利寄去一张2.5万美元的支票，还有一封信。信上说：“那是我一生中最有价值的一课。”

5年之后，这个当年不为人知的小钢铁厂一跃成为世界上最大的独立钢铁厂。人们普遍认为，艾维·利提出的方法功不可没。

相信笔记，不相信记忆，养成“凡事预则立”的习惯。每晚写下次日必须办理的六件要务。挑出当务之急，便能照表行事，不至于浪费时间在无谓的事情上。不要订“进度表”，要列“工作表”；事务要明确具体，比较大或长期的工作要拆散开来，分成几个小事项。

四、遇事马上做，现在就做，勿拖延

这是在克服拖延心态的一种方法。因为，拖延为“有空再做、明天做、以后做”，“拖”，“等”，“研究、商量”等找到了借口，这是一种最浪费时间的坏习惯。拖延必然要付出更大的代价，能拖就拖的人心情总不愉快，总觉疲乏。因为应做而未做的工作会不断给他压迫感。“若无闲事挂心头，便是人间好时节。”拖延者心头不空，因而常感时间压力。拖延并不能省下时间和精力，刚好相反，它使你心力交瘁，疲于奔命。不仅于事无补，反而白白浪费了宝贵时间。哲学家塞涅卡说：“时间的最大损失是拖延、期待和依赖将来。”

拖延的恶习，说穿了是为了暂时解脱内心深处的恐惧感。

首先，恐惧失败。似乎凡事拖一下，就不会立刻面对失败了，而且还可以自我安慰：我会做成的，只是现在还没有准备好而已。同时，拖延能为失败留下台阶，拖到最后一刻，即使做得不好，也有借口说，在如此短的时间内能有如此表现已经是很不错的了。

其次，恐惧不如人。拖到最后，能不做便不做了，既消除了做不好低人一等的恐惧，还满足了虚荣心，告诉别人，换成是我的话，做得肯定比他们好。

因此，养成遇事马上做，现在就做的习惯，不仅能克服拖延，而且能占到“笨鸟先飞”的先机。久而久之，必然培育出当机立断的大智大勇。早起的鸟儿先得食，捷足必然先登。

五、第一次做好，次次做好

要100%认真地工作，要全身心地工作。第一次没做好，同时也就浪费了没做好事情的时间。返工的时间浪费，更冤枉。

六、专心致志，不要有头无尾

上班时浪费时间最多的是时断时续的干活方式。不只是停顿下来本身费时，而且重新工作时，还需要花时间调整情绪、思路和状态，才能在停顿的地方接下去干。有头无尾的做法，更会是浪费时间的坏习惯。

七、珍惜今天，当日事当日毕

爱默生说：“我们应当记住，一年中每一天都是珍贵的时光。”

清人文嘉有著名的《明日歌》和《今日歌》。《今日歌》唱道：“今日复今日，今日何其少！今日又不为，此事何时了？人生百年几今日，今日不为真可惜！若言姑待明朝至，明朝又有明朝事。为君聊赋《今日诗》，努力请从今日始。”

制订每日的工作时间计划表。每天都有目标，有结果，日清日新。今日不清，必然积累，积累就拖延，拖延必堕落、颓废。要有好的明天，请从今天开始。

八、养成整洁和条理的习惯

据统计，一般公司职员每年有6周时间浪费在寻找乱堆乱放的东西上面。这意味着，每年因不整洁和无条理的习惯，就要损失近20%的时间！

所以，办公桌上的“5S运动”是十分有必要的。5S是指整理（Seiri）、整顿（Seiton）、清扫（Seiso）、清洁（Setketsu）、素养（Shitsuke）五个项目：整理——把办公桌上的物品、报表、文件等加以整齐放置；整顿——把文件、人事信息、销售报表一一分类，以备公用；清扫、清洁——扔掉不要的东西，同时保证日常干净；在完成以上的4S后，关键是使人养成上述行为的习惯和修养，才能使活动长期进行和维持下去。

（一）办公室现场管理示例

1.整理要求

（1）办公桌上没有与工作无关的物品放置。

（2）工作中的相关文件、记录分类摆放整齐、填写清楚无误。

（3）地面没有纸屑、杂物。

（4）文件夹明确标识，整齐放置。

（5）私人物品放在抽屉，尽量不放贵重物品。

（6）电脑、电器等的电源线都束好，不杂乱无章抛落在地上。

（7）没有说笑打闹现象。

2.整顿要求

（1）文件、记录的存放按不同内容分开存放并详细注明，档案柜贴有标签。

（2）工作区内的椅子摆放整齐，不用时放回桌洞内。

（3）文件柜内的物品分类摆放好，文件夹标有目录，方便查找，文具摆放整齐，不摆放其他物品；文件柜顶不放置其他物品。

（4）通道上不放置物品。

3.清扫要求

（1）地面无灰尘，无碎屑、纸屑等杂物。

（2）桌面文具、文件摆放整齐有序。

（3）墙角、电脑等下面为重点清扫区，保持干净。

（4）地面上沾染的赃物及时清洗干净。

4.清洁要求

办公区卫生设有专门的保洁人员，公共区域的通道、卫生间及各办公室地面由公司安排的保洁人员打扫，个人办公区域卫生各自负责。(www.daowen.com)

（1）办公桌、门窗等无灰尘、无油污。

（2）地面保持无灰尘、无油污。

（3）清洁用具保持干净。

（4）不做与工作无关的事。

（5）严格遵守执行公司的各项规章制度。

（6）按时上下班，按时打卡，不早退、不迟到、不旷工。

（7）桌面文具、文件摆放整齐有序。

（8）桌面物品都是必需品；传真机、复印机内纸张齐备。

（9）电源、线路、开关、插座没有异常现象出现。

（10）办公桌、电脑及其他办公设施干净无尘。

5.素养要求

（1）按规定穿戴服装（深色西服套装、套裙、白衬衫、深色皮鞋）。

（2）对上级及来宾保持礼仪。

（3）不随地吐痰，不随便乱抛垃圾，看见垃圾及时收好。

（4）上班时间不进食，如早餐零食等。

（5）上班时间不看报纸、杂志等与工作无关的刊物。

（6）各部门人员下班后必须锁好门窗。

（二）优质时间

养成条理的习惯，还有另一层意思，就是寻找自己的“生理节奏”。

中国剑谱上有“知拍任君斗”的秘诀，只有按自己的节奏方法，才能取得主动。所谓“生理节奏”，就是了解你在一月、一天当中，什么时候精力最充沛，脑子最清爽。就像心理学上把人分为“百灵鸟型”和“猫头鹰型”一样。“百灵鸟”是早晨最活跃，而“猫头鹰”则是夜晚更来劲。

要用精力最好的时间来做最好的、更重大的事；而用精力不好的时间来做较不重要的事情，这样才能体现真正的品质和高效，保持能量，节省体力，节约时间。每个人都有自己的生理节奏，符合它便事半功倍，否则必然事倍功半。

九、养成快速的节奏感

克服做事缓慢的习惯，调整你的步伐和行动。养成快速的节奏，不仅提高效率，节约时间，给人以良好的作风印象，而且也是健康的表现。日本人就把“快食”、“快便”、“快睡”、“快行”、“快思”、“快说”的“六快”之人，称为人中之杰。

十、设定完成期限

有期限才有紧迫感，也才能珍惜时间。设定期限，是时间管理的重要标志。

十一、善用零碎时间

把零碎时间用来从事零碎的工作，从而最大限度地提高工作效率。比如在车上时，在等待时，可用于学习，用于思考，用于简短地计划下一个任务等。充分利用零碎时间，短期内也许没有什么明显的感觉，但长年累月，就会有惊人的成效。

达尔文说：“我从来不认为半小时是微不足道的很短的一段时间。完成工作的方法，是爱惜每一分钟。”

为后世留下诸多锦绣文章的宋代文学家欧阳修认定：“余平生所做文章，多在三上：马上、枕上、厕上。”

鲁迅先生则“把别人用来喝咖啡的时间都用在了写作上”。

没有利用不了的时间，只有自己不利用的时间。

鲁迅先生还说：“时间就像海绵里的水，只要你去挤，它总是有的。”

有一个实验，很好地说明了这个道理。

老师向一个瓶子里装小石子，装满后问学生：

“满了吗？”

“满了！”同学们异口同声地回答。

然后，老师向瓶里装沙，仍可以装进去。众同学愕然。

沙装满后，老师又问：

“满了吗？”

“满了！”同学们回答道。

接着，老师又向装满石子和沙子的瓶里灌水……

滴水成河。用“分”来计算时间的人，比用“时”来计算时间的人，时间多59倍。

十二、分秒不浪费，成功日志法

几乎所有的伟人都有把想法记录下来的习惯。日志是成功者必备的条件，他们用日志来记录当天的重要事件和成长学习心得；用日志来总结经验、反省过失；用日志来规划明天、明确目标；用日志来管理时间、集中精力、抓住大事。记日志就是在善用生命、设计生命。

十三、善用节省时间的工具

（1）通讯（电话、电子邮件、传真、语音系统）。

（2）交通。

（3）电脑。

（4）办公自动化。

十四、业余时间管理

（一）睡眠

（1）利用白天瞬间睡眠。

（2）培养随时随地入睡的能力。

（3）注重睡眠质量，不注重长短。

（4）良好的睡眠环境与条件。

（5）心理训练，自我暗示与身心放松。

（二）学习

（1）向成功者学习成功的方法。

（2）一天学习一小时可以创造奇迹。

（3）参加研习会。

（4）长期与短期的学习，并养成终生学习的习惯。

（5）高效的阅读：

·有目的地阅读。

·快速略读和重点详读相结合。

·切忌逐字阅读。

·切忌没有目标的阅读。

（三）娱乐

（1）选择具有创造性的活动。

（2）选择有益于身心健康的活动。

（3）要干就要达到一定水平。

（4）要适度[1]。

[1] “行健堂时间管理十四法则”，http：／／wenku.baidu.com／view／9e52e9eaf8c75fbfc77db256.html。