人们将应用计算机进行数据处理的过程称为电子数据处理（Electronic Data Processing，简称为EDP），把人机共同构成的系统称为电子数据处理系统（EDPS），我国则称之为电算化系统。

计算机在企业管理中首先被用于会计领域。会计数据具有输入量大、计算过程繁杂、转抄环节多等特点，采用计算机处理可以提高会计工作效率和质量，避免了手工处理经常出现的错误，并将会计人员从日常单调、繁重的计算抄录工作中解脱出来，更多地从事信息的解释、利用和决策活动。在会计应用方面，最初只是在工资、账务等方面单项应用，后来逐步推广到包括簿记、分析、预测、决策等领域，形成了功能完备的会计信息系统。此外，企业管理的其他方面，如人事、统计、销售、生产等也迅速引入计算机，并在整个企业中建立了包括会计信息系统在内的，不仅能够对各项业务数据进行常规处理，同时还能够为管理人员提供多方面信息，有助于管理人员履行其职能的管理信息系统。近年来，国内外还出现了更高层次的具备智能服务功能的决策支持系统。电算化系统由计算机硬件、软件和人等要素构成，其运行过程可分为输入、处理和输出三个基本阶段。

（一）数据输入

数据输入又包括数据采集、数据准备和数据输入三个环节。数据采集是指原始业务文档的手工编制过程。这些业务文档（如销售订单、材料请购单等）一般记录着有关业务的细节。数据准备是指在将数据输入计算机前对数据进行汇总、转换的脱机工作过程。其中，汇总即将一定时期内（如1周或10个月等）的业务数据汇集成批以供集中输入处理；转换则是指将业务数据转换为机器可读的形式，一般按照事先规定的编码将数据转换成机器可读的编码形式。数据输入则是指将数据输入计算机内存。就整个输入过程来看，数据输入可采用两种方式：

（1）联机输入，也称直接输入或交互式输入，是指通过联机设备（如键盘、终端等）将数据直接输入计算机内存的输入方式。目前，我国企业大都采用这种方式。

（2）脱机输入，也称间接输入或成批输入，是指首先将数据录入到适当的外围存储器上，然后利用输入设备将记录在外存上的数据输入内存。

需要指出的是，在联机输入方式下，数据输入过程包括数据采集和输入两个环节，数据准备和输入实际上合二为一。此外，在有些高级系统中，数据采集和输入也可合在一起进行。如将顾客的要求输入计算机，同时由计算机输出业务凭证，此时数据采集工作也由计算机代替了。

（二）数据处理

数据处理是指由计算机对数据自动执行的一系列操作。一般包括：

（1）数据检验。数据输入内存后或其他处理操作开始前，由计算机程序对数据的正确性进行测试。如检验记录顺序是否符合预先规定、数据分类与编码是否正确等。

（2）计算。对数据进行的算术运算操作。如在工资应用中以每日工资标准乘以出勤天数等。

（3）比较。对数据进行逻辑运算，以确定下一步处理的操作内容。如在应收账款应用中，可将某一顾客的订货额与事先为其规定的赊销限额进行比较，以决定是否发货。(www.daowen.com)

（4）汇总。对多个相同或相关数据求和以确定其合计数的操作。例如，将所有职工的工资总额求和，以得出整个企业或各部门工资总额等汇总信息，一般用于报告或对数据处理的准确性、完整性进行控制等目的。

（5）更新。为反映业务处理过程中的计算和比较的最新结果而对文件内容的更改。由于大多数磁性载体上的文件在更新之后原来的数据并不保留，因此，对文件更新操作一般需加以严格控制。

（6）维护。指为反映数据中的固定项目及参数值的变化而对文件内容的更改，包括追加新的记录和删除原有记录等。如职工工资文件中职工职务、工资级别的改动以及增加一个调入职工数据等。

（7）排序。为了进行进一步的处理或输出而对业务记录按事先规定的先后次序进行的排列。

（8）查询。指为信息的需求而进行的终端显示或文件打印输出。经查询后的文件内容并不发生变化。

数据处理的基本方式有批处理和实时处理两种。批处理是电算化系统最早采用的数据处理方式，它是指将需要处理的数据首先以机器可读的方式存储起来，而后定期集中处理，在处理过程中，用户一般不需介入，处理速度快，可以最有效地利用计算机的高速运行能力。其缺点是业务从发生到处理后信息输出的周期较长，难以满足某些业务的时间要求。实时处理是指在业务发生、采集数据的同时，即将其输入并即刻进行处理的方式，它克服了批处理系统的缺点，但同时对系统软件、硬件配置提出了更高的要求，系统设置成本较高。

（三）数据输出

电算化系统的输出方式主要有卡片输出、纸带输出、显示输出、磁带输出、磁盘（软盘）输出等。目前，我国应用如下几种输出形式。

（1）纸带输出，即打印输出，通过打印机将要输出的数据信息的内容打印到纸带上，是目前最普遍的一种输出方式。由于完全采用磁性载体输出信息并加以保存对环境要求较高，一般单位不容易做到；加之我国计算机专业人才短缺，政府管理和监督部门还不具备普遍阅读磁性文件的条件，因此，财政部规定各种账簿和报表以打印形式输出。

（2）显示输出，即用字符、图形等形式将有关数据信息通过终端设备输出。输出的信息无法长期保存，一般只用于信息查询。

（3）软盘输出，即将有关数据信息拷贝到软盘中输出的方式。该种输出容量较之打印输出大得多，而且携带方便，是一种很好的输出方式。但目前大多用于保存中间信息，不做最终信息输出。