理论教育 合同管理审计要点

合同管理审计要点

时间:2023-07-24 理论教育 版权反馈
【摘要】:单位是否根据协商、谈判等的结果拟订合同文本,按照自愿、公平原则明确双方的权利义务和违约责任,做到条款内容完整、表述严谨准确、相关手续齐备,避免出现重大疏漏。合同文本须报经国家有关主管部门审查或备案的,是否履行相应程序。合同纠纷经协商一致的,双方是否签订书面协议。单位内部授权处理合同纠纷的,是否签署授权委托书。单位是否健全合同管理考核与责任追究制度。

合同管理审计要点

合同是指单位与自然人、法人及其他组织等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

审计和评价合同管理时,应当关注下列风险:是否因未订立合同、未经授权对外订立合同、合同对方主体资格未达要求、合同内容存在重大疏漏和欺诈,可能导致单位合法权益受到侵害;是否因合同未全面履行或监控不当,可能导致单位诉讼失败、经济利益受损;是否因合同纠纷处理不当,可能损害单位利益、信誉和形象。

单位应当加强合同管理,确定合同归口管理部门,明确合同拟定、审批、执行等环节的程序和要求,定期检查和评价合同管理中的薄弱环节,采取相应控制措施,促进合同有效履行,切实维护单位的合法权益。

(一)合同订立的审计要点

(1)单位对外发生经济行为,除即时结清方式外,是否订立书面合同。合同订立前,是否充分了解合同对方的主体资格、信用状况等有关内容,确保对方当事人具备履约能力。对影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同,是否组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判,必要时是否聘请外部专家参与相关工作。谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见是否予以记录并妥善保存。

(2)单位是否根据协商、谈判等的结果拟订合同文本,按照自愿、公平原则明确双方的权利义务和违约责任,做到条款内容完整、表述严谨准确、相关手续齐备,避免出现重大疏漏。合同文本一般由业务承办部门起草、法律部门审核。重大合同或法律关系复杂的特殊合同是否由法律部门参与起草。国家或行业有合同示范文本的,可以优先选用,但对涉及权利义务关系的条款是否进行认真审查,并根据实际情况进行适当修改。合同文本须报经国家有关主管部门审查或备案的,是否履行相应程序。

(3)单位是否对合同文本进行严格审核,重点关注合同的主体、内容和形式是否合法,合同内容是否符合单位的经济利益,对方当事人是否具有履约能力,合同权利和义务、违约责任和争议解决条款是否明确等。单位对影响重大或法律关系复杂的合同文本,是否组织内部相关部门进行审核。相关部门提出不同意见的,是否认真分析研究,慎重对待,并准确无误地加以记录;必要时是否对合同条款作出修改。内部相关部门是否认真履行职责。

(4)单位是否按照规定的权限和程序与对方当事人签署合同。正式对外订立的合同是否由单位法定代表人或由其授权的代理人签名或加盖有关印章。授权签署合同的,是否签署授权委托书。

属于上级管理权限的合同,下级单位不得签署。下级单位认为确有需要签署涉及上级管理权限的合同,是否提出申请,并经上级合同管理机构批准后办理。上级单位是否加强对下级单位合同订立、履行情况的监督检查。

(5)单位是否建立合同专用章保管制度。合同经编号、审批及单位法定代表人或由其授权的代理人签署后,方可加盖合同专用章。

(6)单位是否加强合同信息安全保密工作,未经批准,不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的商业秘密或国家机密。(www.daowen.com)

(二)合同履行的审计要点

(1)单位是否遵循诚实信用原则严格履行合同,对合同履行实施有效监控,强化对合同履行情况及效果的检查、分析和验收,确保合同全面有效履行。

合同生效后,单位就质量、价款、履行地点等内容与合同对方没有约定或者约定不明确的,是否以协议补充;不能达成补充协议的,是否按照国家相关法律法规、合同有关条款或者交易习惯确定。

(2)在合同履行过程中发现有显失公平、条款有误或对方有欺诈行为等情形,或因政策调整、市场变化等客观因素,已经或可能导致单位利益受损,是否按规定程序及时报告,并经双方协商一致,按照规定权限和程序办理合同变更或解除事宜。

(3)单位是否加强合同纠纷管理,在履行合同过程中发生纠纷的,是否依据国家相关法律法规,在规定时效内与对方当事人协商并按规定权限和程序及时报告。合同纠纷经协商一致的,双方是否签订书面协议。合同纠纷经协商无法解决的,是否根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。单位内部授权处理合同纠纷的,是否签署授权委托书。纠纷处理过程中,未经授权批准,相关经办人员不得向对方当事人作出实质性答复或承诺。

(4)单位财会部门是否根据合同条款审核后办理结算业务。未按合同条款履约的,或应签订书面合同而未签订的,财会部门是否拒绝付款,并及时向单位有关负责人报告。

(5)合同管理部门是否加强合同登记管理,充分利用信息化手段,定期对合同进行统计、分类和归档,详细登记合同的订立、履行和变更等情况,实行合同的全过程封闭管理。

(6)单位是否建立合同履行情况评估制度,至少于每年年末对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行分析评估,对分析评估中发现合同履行中存在的不足,是否及时加以改进。

单位是否健全合同管理考核与责任追究制度。对合同订立、履行过程中出现的违法违规行为是否追究有关机构或人员的责任。

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