组织架构是指单位按照国家有关法律法规、股东(大)会决议和企业章程,结合本单位实际,明确股东(大)会、董事会、监事会、经理层和企业内部各层级机构设置、职责权限、人员编制、工作程序和相关要求的制度安排。
审计与评价组织架构时,应关注的风险是:是否因单位治理结构形同虚设、缺乏科学决策、良性运行机制和执行力而可能导致经营失败和难以实现发展战略;是否因内部机构设计不科学和权责分配不合理而可能导致机构重叠、职能交叉或缺失、推诿扯皮、运行效率低下。
(一)组织架构设计的审计要点
(1)对单位管理高层的职责权限、任职条件、议事规则和工作程序是否有合法合规的规定。
①单位是否根据国家有关法律法规的规定,明确董事会、监事会和经理层的职责权限、任职条件、议事规则和工作程序,明确决策、执行和监督相互分离、形成制衡。
②董事会对股东(大)会是否负责,依法行使企业的经营决策权。董事会是否按照股东(大)会的有关决议,设立战略、审计、提名、薪酬与考核等专门委员会,并明确各专门委员会的职责权限、任职资格、议事规则和工作程序,为董事会科学决策提供支持。
③监事会对股东(大)会是否负责,监督单位董事、经理和其他高级管理人员依法履行职责。
④经理层对董事会是否负责,主持单位的生产经营管理工作;经理和其他高级管理人员的职责分工是否明确。
⑤董事会、监事会和经理层的产生程序是否合法合规,其人员构成、知识结构、能力素质是否能满足履行职责的要求。
(2)单位的重大决策、重大事项、重要人事任免及大额资金支付业务等有无拟订具体的标准,是否按照规定的权限和程序实行集体决策审批或者联签制度,有无个人单独进行决策或者擅自改变集体决策意见。
(3)单位内部职能设置是否合理,各机构的职能权限是否明确;能否避免职能交叉、缺失或权责过于集中,能否形成各司其职、各负其责、相互制约、相互协调的工作机制;是否综合考虑单位性质、发展战略、文化理念和管理要求等因素;是否符合科学、精简、高效、透明、制衡的设计原则。(www.daowen.com)
(4)单位是否对各机构的职能进行科学的分解,确立具体岗位的名称、职责和工作要求等,明确各岗位的权限和相互关系。
单位在确定职权和岗位分工过程中,是否体现了不相容职务相互分离的要求,特别是可行性研究与决策审批、决策审批与执行、执行与监督检查等重要职务是否得到分离。
(5)单位有无制定必要的内部管理制度或相关文件,如组织结构图、业务流程图、岗(职)位说明书和权限指引等;单位有无拟订使员工了解和掌握组织架构设计及权责分配情况的办法,以促使员工正确履行职责。
(二)组织架构运行的审计要点
(1)单位是否根据组织架构的设计规范,对现有治理结构和内部机构设置进行梳理,以确保本单位的治理结构、内部机构设置和运行机制符合现代管理制度要求。
在梳理结构时,是否重点关注董事、监事、经理及其他管理人员的任职资格和履职情况以及董事会、监事会和经理层的运行效果。对治理结构中存在的问题是否及时采取有效措施加以改进。
在梳理内部机构设置时,是否重点关注内部机构设置的合理性和运行的高效性等,对职能交叉、缺失或运行效率低下等问题是否及时解决。
(2)对单位拥有的子公司,是否建立科学的投资管理制度,通过合法有效的形式履行出资人职责,维护出资人权益;是否重点关注子公司特别是异地、境外子公司的发展战略、年度财务预决算、重大投融资、重大担保、大额资金使用、主要资产处置、重要人事任免、内部控制体系建设等重要事项。
(3)单位是否定期对组织架构设计与运行的效率和效果进行全面评估,对存在的缺陷是否进行优化调整;组织架构调整是否充分听取董事、监事、高级管理人员和其他员工的意见,按照规定的权限和程序进行决策审批。
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