审计证据可以按照不同的标准进行分类,不同种类的审计证据具有不同的证据力,在其证实审计目标方面有不同的作用。研究审计证据的种类,不仅有助于高效率地收集审计证据,也有利于正确评价和综合运用审计证据,最终达到提高审计质量的目的。
(一)按证据表现形式分类
根据审计证据的表现形式,也就是按照作为证据的客观事实是通过什么形式反映出来的,可以将审计证据分为实物证据、书面证据、视听或电子数据证据、言词证据和环境证据。
1.实物证据
实物证据是以物品外部形态某种客观事实为表现形式的证据,审计人员通过盘存各种财物的实在性而取得的审计证据(如实际观察和实地盘点资产、存货)是这些财产物资实际存在的最好证据。这类实物证据的特点有两个方面:①可以通过实物盘存方法取证;②作为物证能够通过价值加以反映。
还有一种实物证据并不完全具备有形资产证据的两个特征,但它们确实是实物,当它们同某一被审计事项发生密切关系时,它们就以其实物形态为该事项作证,成为一种实物证据。例如,审查企业劳保用品发放的合规性时,已发放的实物虽然已不属于企业所有,但可以当作实物证据拿出来以证实企业是否有超标准、超规定发放劳保用品的现象。
更确切地说,实物证据是审计人员通过对人员、财产或事项进行直接检查或观察而取得的证据。这类证据可以以备忘录、照片、图片、图表、地图或实物样本的形式加以记录。实物证据最可靠,具有很强的证据力。实物证据可以有效地证实资产、实物的状态、数量、特征、质量等,但不能证明资产或实物的所有权、计价及分类等。
2.书面证据
书面证据也称文件证据,它是指以文件记录形态作为证明事项真实情况的表现形式的证据。书面证据又称为书证,它有两个方面的特征:第一,它所记载的内容或所表达的思想可供他人认识和了解;第二,它的内容必须反映一定的审计事项的事实。书面证据的种类很多,主要有以下几种:
(1)有关审计事项的各种经济业务的行政会议记录、报告、批准文件、指示、决议、合同等。
(3)会计记录文件,包括有关审计事项的各种会计记录及所有支持会计记录所记载的交易和事项的文件。例如:①总账和日记账;②工作底稿;③采购单、领料单、验收单、购货发票及凭单;④销售订单、销货发票、发货通知、提单、运输单;⑤计时卡、职工收入记录、工资汇总表;⑥存货标签及清单;⑦现金收入清单、汇款通知书、收银机纸带、存款单;⑧注销支票和银行对账单;⑨信函;⑩合同;⑪保单;⑫会议记录;⑬纳税申报表;⑭月度财务报表等。
书面证据数量大、来源广、作用广泛、易于篡改,它的价值并不在账面,而在于它所记录的内容。因此,审计人员在取证过程中,既要广泛地、大量地收集与被证实事项有关的书面证据,又要认真地对证据进行仔细鉴定和分析,以辨别真假。最有效的办法是运用能相互印证或有佐证的书面证据。
3.视听或电子数据证据
即以录音录像或者计算机储存、处理的能证明被审计事项的证据。
4.言词证据
凡是能够证明审计事项真实情况的事实是通过人的陈述表现的,即以言词作为表现形式的证据,就叫做言词证据或口头证据。它包括质询的口头答复、被调查人的陈述和书面证据材料等。审计人员发现某种线索,向有关人员调查,被调查人写出的书面证明材料,虽然具有书面形式,其实质仍是言词证据。由于言词证据都是人的陈述,在审计实践中就常常把它们叫做人证。言词证据是人用言词叙述他们所知道的客观事实,不仅客观因素、陈述者的主观倾向能够影响其真实性,而且与陈述者的记忆力、判断力、表达力密切相关。
尽管言词证据没有实物形态、没有载体,带有感情色彩而又出自不同人之口的言词证据不足以证明事物的真相,但审计人员可以通过言词证据发掘出一些重要的线索,从而有利于对某些需审核的情况做进一步的调查,以便于收集到更为可靠的依据。因此,审计人员应对各种重要言词尽快地做成完善的记录,并要注明是何人、何时、在何种情况下所做的口头陈述,必要时还应获得被询问者的签名确认。对同一事项不同人的口头证据如果能相互印证或一致的,这类言词证据则具有较高的可靠性。
5.环境证据
环境证据也称状态证据,它是指对被审计单位产生影响的各种环境事实。如被审计单位的内部控制状况、管理人员素质、管理条件和管理水平。
(1)内部控制状况。如果被审计单位内部控制良好,其会计资料及其他的信息资料可靠程度就高。当审计人员确认被审计单位有健全的内部控制制度并得到很好地遵守时,就可认为被审计单位现行的内部控制制度为会计资料及其他管理资料的真实性提供了强有力的证据;审计人员也可据此对被审计单位会计报表有无重大错误表示意见,当然要对会计报表的有关数据的真实性进一步验证。此外,被审计单位内部控制的完善程度和执行情况还影响到取证多少及审计人员的判断。一般来说,内部控制越健全,所需的其他各类审计证据就越少;否则,审计人员就要进行大量的取证。
(2)管理人员的素质。被审计单位人员的素质越高,其所提供的证据差错率就越小,可靠性程度就越大。如果一个单位的会计人员素质好,其会计中的差错也会减少,舞弊可能性也会很小,其提供的财务会计信息可靠程度也会增加。
(3)管理条件和管理水平。被审计单位管理条件越好、管理水平越高,其提供的证据可靠程度也就越高;否则,被审计单位所提供的证据就很难予以信赖。
(二)按证据来源分类(www.daowen.com)
审计证据按其来源分类,可以分为内部证据、外部证据和亲历证据。
1.内部证据
内部证据是指由被审计单位内部各种经营管理活动所形成的保存于单位内部的证据。它是审计人员在被审计单位取得的,填制地点在被审计单位,如内部书证、物证人证、原件等。
2.外部证据
外部证据是指审计人员取得的由被审计单位外部第三者提供的各种证据,填制地点在被审计单位外部。外部证据主要包括外部有关单位提供的业务询证资料、书面证明、从外部获得的实物证据以及外部有关人员的陈述等。
3.亲历证据
亲历证据是指审计人员目击或亲自参加检查测试所取得的证据。如通过鉴定实物、现场观察、计算分析等所取得的证据。亲历证据可信程度高,具有很强的证据力。视听证据,除参盘或监盘中取得的证据外,还有确证证据、计算证据和分析证据等。
(1)确证证据。是直接从客户外部的第三者获得的有关存在、所有权或价值的证据。为了确证应收账款,审计人员通常制作函证发给客户,以确认征询的余额是否正确,并要求回函一定要寄给审计人员。
此外,应收票据和应付票据分别与出票人和受款人确认,外存的寄售品与受托人确认,公共仓库的货物及代管证券需分别与代理人确认。审计人员直接从客户外部的法律顾问获得的律师信函也是一种确证证据,这种信函的目的是提供待决诉讼的证据及确定是否应在日记账或注释中对声明及未声明的索赔予以反映。
(2)计算证据。计算证据包括审计人员编制的计算表、复算表和调整表,例如在审计期末存货时,必须检验金额和各存货项目的金额合计数。计算证据是审计人员通过对基础数据的计算而取得的直接证据。
计算证据很重要的一类与分摊和应计有关。如通过计算或复算来检验分摊和应计的事项有应收与应付利息、折旧、各种纳税、产品质量保证、应计工资、各种资产清理收入或损失等。审计人员还可能复算管理当局各种估算的合理性,复算担保售后服务成本、存货的可变现净值、贷款损失备抵或预定进货额潜在损失等。因为调节表要涉及大量计算,所以也可以被列为计算证据。
(3)分析证据。是审计人员使用分析程序研究和比较数据间关系所获取的证据,以利于有目的地进行实质测试。在审计计划阶段和审计现场工作结束时,均应实施分析程序以取得分析证据。前者是为了辨识高风险领域,后者是为了评价审计后交易及余额的合理性。实施分析程序获取分析证据的主要方面有:对比本年与上年同期财务报表的主要内容并查明显著差异,如对毛利率升降分析;对比收入和费用来源并调查新增和减少的来源;检查业绩报告并查明对预算的严重偏离,如对销售额偏离预算分析;将关键比率和百分比同行业平均值对比,如对边际利润、总资产报酬率、存货周转率、应收账款周转率等的对比。
(三)按取证方式分类
根据取证人员在取证过程中所采取的不同方式而进行的证据分类,这类证据一般都具有亲历证据的特征。
1.检查证据
检查证据是指审计人员在审计过程中,使用审阅、核对、分析、监盘等方法所获得的各种会计资料及其他信用资料等。
2.调查证据
调查证据是指审计人员针对某些被审计事项向有关部门和人员进行调查时获得的陈述材料和出具资料。
3.鉴定证据
在审计实践中,针对某种事项、实物或资料,审计人员要求有必要进行鉴定的部门进行鉴定所取得的鉴定结论即为鉴定证据。
4.其他证据
在上述证据之外的各种证据,如审计人员在审计工作中的各种记录、群众的举报材料、来访接待记录、分析对比资料等。
此外,按照证据相关程度分类,有直接证据和间接证据;按照证据的重要性分类,有基本证据、辅助证据和矛盾证据;按照证据制作依据分类,有原始证据和派生证据;按照证据内容的真实性分类,有真实证据和不真实证据。
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