根据《行政许可法》第13条的规定：“针对本法12条所列事项，通过下列方式能够予以规范的，可以不设行政许可：（一）公民、法人或者其他组织能够自主决定的；（二）市场竞争机制能够有效调节的；（三）行业组织或者中介机构能够自律管理的；（四）行政机关采用事后监督等其他行政管理方式能够解决的。”该条第四项“行政机关采用事后监督等其他行政管理方式能够解决的”事项，已经为行政备案的范围划定了基本轮廓。

确定行政备案的范围，需要划清两条界限：一是哪些事项根本就不需要政府管理的，对于这些事项而言，连行政备案都不需要；二是哪些事项是需要通过事前的行政许可来管理的，对于这些事项，设定行政许可即可。可以这样认为，介于行政许可和政府根本不需要管理的事项之间的事项，属于行政备案的范围。

具体而言，不能设定行政备案的事项应当包括：

其一，已经通过行政许可、行政确认等方式进行事前管理的事项。《行政许可法》规定，在设定行政许可时应该遵循“市场优先”“自律优先”“事后机制优先”的原则。能通过市场机制解决，或通过规范、公正的中介机构自律能够解决的问题，由市场机制解决或由中介机构自律解决。当然也不存在设定行政备案的问题。行政备案主要是针对行政机关通过事后监督来实现有效保障公共安全和社会成员人身、财产安全的事项。因此，已经通过行政许可、行政确认等方式进行管理的事项便不应设定行政备案。(www.daowen.com)

其二，行政机关直接通过行政检查、行政调查等方式可以实现行政监督管理目的的事项。行政检查是行政主体为实现管理职能，依据法律的规定，对相对人是否遵守法律和具体行政决定的情况进行强制直接了解并作出法律结论的行政行为。[33]实践中较为常见的是例行检查，行政机关借以掌握行政相对人遵守法律情况。行政调查则是行政主体在行政程序开启之后、行政决定做出之前为了查明案件事实依据职权所进行的资料收集、证据调取活动。[34]行政机关在进行行政检查、行政调查等过程中，往往能够通过行政相对人获取大量的信息。在此情况下，便无必要要求行政相对人重复提交信息。

其三，行政机关之间能够通过信息共享机制获取信息的事项。我国行政机关之前的信息共享机制已经初步建立。目前，行政机关之间信息共享机制主要涉及科学数据、行政规制信息以及行政给付等领域。[35]2001年建设的“口岸电子执法系统”（国家金关工程的核心部分之一）是一个非常成功的典型。[36]在一些地方，已经开始建立电子政务信息共享平台，如广东省2014年11月7日发布的《推进珠江三角洲地区智慧城市群建设和信息化一体化行动计划（2014-2020年）》中明确要求建设电子政务信息资源共享平台。如果通过行政机关之间的信息共享机制能够获取有关信息的，便不应再要求行政相对人进行备案。