内三院、内阁、南书房、军机处和翰林院，是清朝中枢机要秘书部门，但秘书职能只是它的一部分，内阁和军机处都是政务处理中枢，因而，不能算作纯粹的秘书部门。清政府还在中央专门设立了为皇帝办文宣谕的秘书机构通政司、奏事处、稽察钦奏上谕事件处和中书科。

清入关后，于顺治元年（1644年）设立通政使司，是以政务比水，欲其上下常通之意。据《清朝文献通考》卷82载，通政司：“掌受内外章疏，臣民密封申诉之事，凡在外之题本、奏本，在京之奏本，并受而进之于朝，核其不如式及程途稽限者。凡大政大狱，咸得偕部院予议焉。”其具体任务是，收各省题本，校阅后送内阁；查有题本不合规制的，送内阁参处；有逾限期的，移交关系衙门议办。各省将军、副都统与总督、巡抚、提督、总兵等官，按季将奏过本章造具印册，咨送内阁查核。

光绪二十四年（1898年）七月，通政使司因“事务甚简，半属有名无实”，而被并入内阁。不久，旋于八月十一日又下谕恢复。至光绪二十八年（1902年），因改题为奏，职无专司，才被正式裁撤。

通政使司设通政使2人（满、汉各1人，正三品），副使2人（满、汉各1人，正四品），参议2人（满、汉各1人，正五品），经历2人（满、汉各1人，正七品），知事2人（满、汉各1人，正七品），笔帖式8人（满6人，汉2人），经承15人。分设启奏科、稿房、吏房、礼房、上房、火房等单位。

通政司所属机构有“登闻鼓厅”，管军民击鼓伸冤之事，由参议1人兼管，由知事率役巡查，并有笔帖式满洲1人，汉军1人，经承6人，分设吏、户、礼、兵、刑、工六房，分别办理所属事务。如有击鼓之人，由通政使讯供，确有冤枉，奏报皇帝交刑部审办。如系诬告，即送刑部按律加一等治罪。“登闻鼓厅”，顺治元年（1644年）设于都察院，由御史1人监管。顺治十三年（1656年）移置长安右门外，以给事中或御史1人更替管理。到康熙六十一年（1722年）才并入通政使司。

奏事处是给皇帝传递文书、口谕等办理一些具体事务的秘书服务机构。雍正即位后，为了加强对臣僚、吏民的控制，大兴密奏之风，密奏数量激增。为此，特设奏事处，掌受密奏。以后，内阁、军机处承办公文亦由奏事处呈进。

奏事处分内奏事处和外奏事处。《啸亭续录》卷1记载：内奏事处由太监充任，外奏事处“遴选六部、内务府司员之能书写者为奏事官，十年一为更易，统属于御前大臣，又命御前侍卫一员总统其事。凡外廷章奏，许其传达……”。下有奏蒙古事侍卫6人，章京6人，笔帖式2人，加上内奏事处太监，共有33人。奏事处内外分设，分别用太监和奏事官办事，是清朝制度所决定的。外奏事官传递之事件，不能直达御前，必须转交给内奏事太监递传；内奏事太监又不得与外官直接接触，接受应递事件，必须由外奏事官转手。

奏事处的职掌比较琐碎，大部分属传递性质。比较固定的有三个方面：

（1）接受奏折、密奏。凡内外衙门、官员上报皇帝的奏折，均由外奏事官接收，转交内奏事太监呈递皇帝，军机处之奏折与内阁之题本，则直接交内奏事太监递进。各省官员的密奏经朱批后，由奏事处发交具奏人，年终须交回奏事处收存。

（2）传宣谕旨。凡在京各部门衙门所递奏折，除特颁上谕外，大都不批，应奉何谕旨，由内奏事太监口宣于领奏折之人。每月终由各衙门将奏折事由，所奉何旨录送奏事处查对，由大学士汇总复奏。

（3）排班，递“膳牌”。八旗、侍卫处、各部院轮流在朝值班，由奏事处排定班次。凡值班奏事、引见官员则由奏事处代递“膳牌”，预备皇帝接见。（膳牌：凡官员欲谒见皇帝奏事，须将其官衙、姓名、书写于牌子上，宗室王公用红头牌，其余官员用绿头牌，由奏事官于皇帝用膳前递呈，称“膳牌”。）

此外，遇有国家庆典或皇帝诞辰，王公大臣呈送皇帝礼物也由奏事处递进。

奏事处只是一个传达机构。但是它通过对国家主要上呈、下达之文书以及皇帝口宣转递传宣，参与了部分国家政务活动。凡各衙门，各种官员奏事，皆须附印文，其式为咨文（平行文书）。奏事处又为御前大臣所辖，故其地位与部院相当。

雍正八年（1730年）置。管理大臣无定员，简派满、汉大学士、尚书、左都御史兼领。掌稽察各部院及八旗谕旨特交事，各督其限期，每月稽察各部院存案，年终汇报，引见官员有无逾限遗漏，三月汇报一次，并稽查修书各馆事。初设时，专掌稽察各部院衙门新奉谕旨特交事件的办理情况。《光绪会典事例》卷15日，乾隆五年，决定将八旗事件及引见官员事件也交稽察钦奉上谕事件处督催办理。乾隆九年，《大清会典》卷3规定又将修书各馆事件交该处稽察催办。设管理大臣，在满、汉大学士、尚书、左都御史内特简，无定员；“掌察各部各旗谕旨特交之事，而督其限，稽国史馆之课程”。委署主事满1人，行走司官汉4人，掌稽查事件。笔帖式4人，额外笔帖式8人，掌翻译，给使令。宣统三年五月二十七日，稽察钦奉上谕事件处与宪政编查馆、吏部、中书科、批本处等衙门一并裁撤。^①

顺治初年，设中书科，专司缮写册文、诰敕等文书。官员称中书科中书，去掉“舍人”二字，但人们仍习惯旧称。雍正时隶属于内阁。乾隆十四年（1749年），设置满中书2人、汉中书4人、笔帖式10人、供事8人。乾隆三十六年（1771年），又设管中书科汉内阁学士1人。次年，改“管”为“稽查”，增满内阁学士1人。中书科中书只以荫生、贡监补授，至于内阁中书，则几乎是非进士不可。

除以上中央秘书机构外，承担监察任务的六科和文教事务的翰林院也兼掌一部分中央秘书工作。

六科即吏、户、礼、兵、刑、工六科。清初仿明制设立六科，为独立机关，铸有印信，设给事中，无定员，置汉军副理事官。顺治十八年（1662年）定各科满、汉都给事中各1人，满、汉左右给事中各1人，给事中2人，满笔帖式107人，裁副理事官。康熙三年（1664年），六科只留满、汉给事中各1人，其余均裁。雍正元年（1723年）六科改隶督察院。光绪三十二年（1907年），裁六科名称，另铸督察院给事中印，设给事中20人，笔帖式30人。其秘书职能主要是：

（1）掌科抄。每日派给事中1人赴内阁接抄红本，发给关系衙门承办。另摘录两份，一份叫史书，供史官记注用；一份叫录书，存储于科署，备编纂用。

（2）掌封驳。《光绪会典事例》卷1 014记载顺治初年规定：“凡部院督抚本章，已经奉旨，如确有未便施行之处，许该科封还执奏。如内阁票签批本，及部院督抚本内事理未协，并听驳正。”但清朝六科给事中出于多种考虑，这一职掌基本上未能执行。

（3）掌注销各衙门文卷。顺治十八年（1662年）规定，各部院事务，无论奉旨与否，有科抄否，六科各差1员随时稽察注销文卷，发现有迁延者，即行参奏。

（一）吏部的秘书机构和秘书人员

吏部是分掌文官任免的行政机构，初以贝勒（亲王或郡王）一人总理政务，设满、汉、蒙承政3人，参政8人，启心郎1人。顺治元年（1644年），停贝勒管理部务，改承政为尚书，参政为侍郎。其官员品秩及属官多有变更。《钦定大清会典》中《光绪会典事例卷》107记载，吏部设尚书满汉各1人，为正二品官（雍正八年升为从一品），左右侍郎满汉各1人，正二品，掌佐理铨衡，以贰尚书，并设左右二缺，左右参事二缺，以及郎中80人，员外郎19人，主事20人，司务2人，笔帖式86人，经承81人。

吏部的秘书机构主要是综合办公室——司务厅。另外，下属各司也相应设有本司的秘书部门。

司务厅。设满汉司务各1人，经承3人。掌收发各项赴部投递呈结，照料接受每月投递供状，缮写各省电报，考试卷录传补到部，办理颐和园公所各要差及饭食，吏部一切杂项庶务，吏部堂官升迁、调转、谢恩、并请安折件，递发各项电报，赴军机处领事，送值日转牌（知翰林院），标画本属各司员告假、销假，送本厅内廷文件，分发月选考试，传知各堂缮牌。

内设收支所、收发处，负责承受上谕、阁抄、各部院、各直省文件；承发本部应行各部院、各直省文件，收发各省随文批回。

收支所主要承办春秋两季养廉，收发各省饭银，片领度支部各省照饭，办理逐日一切收支公费，造送度支部季报表册、电催、咨催各省款项，办理每月销簿及四季季报表册。

另外，吏部下属各司也设有自己的秘书部门。如文选清吏司设都书科，收发本司应办交议阁钞折件及京外各项公文；缮折处缮写具奏折件，承办各项引见、签折、排单。收发处收发本司应办交议开拆折件、京外各项公文，并办本司支销各款。

（二）户部的秘书机构及人员

清朝的户部是中央分掌财政金融的机关。具体职掌是分管全国疆土、田地、户籍、税赋、财政等事宜。秘书部门主要有：

南北档房。南档房设堂主事2人（满缺），管理档案，并按3年稽查八旗人丁数目，编造各族丁口档册及掌户部满州官员升补之事。北档房设钦办4人（满汉缺各2人），总办12人（满汉缺各6人），汉字堂主事4人（满缺2人，汉军缺2人），笔帖式20人。此外，南、北档房还设有掌书8人，档房经承10人，掌缮写清字、汉字题本、奏折、管理分拨各省报解之京饷，并兼管各省岁出岁入事。

司务厅。设司务2人（满、汉缺各1人），经承2人。厅内设有承发科，设经承4人，掌收登各省衙门来文并呈堂记档，分发及管理户部吏员工役。

设司员2人（满、汉缺各当月处。由十四司司员轮值，1人分发在掌收登、京各衙门的来文。

另外，户部所属机构如钱法堂、宝皇局、三库（银库、缎匹库、颜料库）等部门中也根据需要设立了相应的文书或档案部门。一定数量的低级秘书人员钱法堂内有印房，设经司1人；案房，置经承2人，办理文印档案事务。三库各库大使厅，设大使，专掌核各省文批，呈主管官员阅后，分与各库及户部各司。各有额定经承1人，协助办事，三库的笔帖式和库使，分别管理各库的档案。

（三）礼部的主要秘书机构和秘书人员(www.daowen.com)

清沿明制，于天聪五年（1631年）设礼部，分掌礼仪祭祀。内部设有办理秘书事务的机构，主要有：

清档房。掌保管档册，承办本部满、蒙官员提升调补及缮送本部司员、笔帖式、堂事、四译馆、鸿胪寺等官员京察名册；开单呈堂派定朝会、祭祀监礼官员；缮写满、汉文奏折。设堂主事满州2人，笔帖式若干人。

汉本房。掌缮写满、汉文题本。设有堂主事满1人，汉军1人，笔帖式若干人。

司务厅。掌本部吏役的管理及收受外省衙门的文书，按呈堂文书编号分发各司办理；会试时送试卷于贡院。设满、汉司务各1人，经承2人。下设承发科，有经承2人。

当月处。掌监用堂印，收在京衙门的文书，呈堂分办，送缮题本、阁抄等，设有司员满、汉各1人。

（四）兵部的秘书机构和秘书人员

兵部是清政府掌管军事政令的机关，天聪五年设立。主要的秘书机构和秘书工作人员有：

会同馆。设管理馆所侍郎1人，由兵部侍郎内特简；满、汉监督各1人，额设外郎（即书吏）2人，管理京师驿传事务。

捷报处。无额定人员，由尚书酌委郎中、员外郎、笔帖式等员掌送递文件。各省驿送奏折及批回的奏折和军机处寄发的谕旨，皆经由捷报处递送。各省派提塘京，掌递本省与各部院往来文书，及钦送应发本省的敕书、印信等。

满档房。设堂主事满州2人，经承2人。掌兵部满蒙官员的升补及差委等事，并管理兵部档案及拟缮奏折。

汉本房。设堂主事3人（满2人，汉军1人），经承12人，缮本笔帖式15人。掌缮写清、汉字题本，及兵部汉员的升补差委事宜。

司务厅。设司务2人（满、汉各1人），经承2人。掌收外省各衙门的文书，编号登记，分司办理。并稽查各省提塘，管理本部吏员、差役。

（五）刑部的秘书机构和秘书人员

刑部是清政府中央司法行政部门。主要管理全国刑罚政令及审核刑名，天聪五年设立。主要的秘书机构和秘书人员如下：

司务厅。司务满、汉各1人，经承2人。掌治吏役，巡察本衙门事务，收外省文书，编号登记后分发各司办理。解到人犯，移付承之司。

清档房。堂主事满州2人，缮本笔帖式满12人，经承8人。掌奏折翻清及保管档案，缮写满汉文奏折，及保举升补本部旗员事。

汉档房（汉本房）。堂主事满3人，汉军1人，缮本笔帖式28人，经承14人。掌题本翻清及缮写满汉文题本。

科抄房。经承3人，掌科抄事。

当月处（当月司）。由直隶十七司郎中、员外郎、主事及七品小京官等司员轮值，每日满、汉各1人值宿，无固定处所办公。设经承2人，掌监用堂印，收在京衙门之文书，编号登记后分各司承办。现审案件，由当月处呈堂签分各司审判，旗人命案由当月司带仵作验尸。

另外，刑部所辖对口各省办案的司如直隶司、江苏司等，均有收办各省刑名文移的职能。

（六）工部的秘书机构和秘书人员

工部是管理全国工程事务的中央机构，内部也设有比较专门化的秘书机构和秘书人员。

清档房。设清字堂主事满州1人，负责收藏档案，并主管咨送堂衔和本部满州官员的任免、奖惩事务。

汉档房。设汉字堂主事满、汉各1人，负责缮写满、汉题本及黄册事务。

司务厅。设满、汉司务各1人（初从九品，乾隆三十六年定正八品）。负责受理外省衙门来文，呈堂或分发各司，管理书吏、工役，征收官地民房租银。司务厅下设承发科，有经承二人。

当月处。设满、汉司员各一人（以四品司员轮值），管理堂印，受理在京衙门来文呈堂或分发各司，给内阁报送题本并负责内阁传抄。

清政府中央的各院、寺、监、所、局，在秘书机构和人员配备上基本与六部相似，职掌则视本部门工作性质而定。

清朝地方行政机构大致分省、府、县三级，全国分十八省、七区。总督、巡抚为掌握行政、军事、监察大权的高级地方官员，布政、按察两使为督、抚的属官。总督为正二品大员，统管一省或二、三省的军民大政。巡抚为从二品官，主管一省，职权与总督相同，均为封疆大吏。与省平行的区，主要设于少数民族地区和满族发祥地区，由皇帝直接派将军或大臣管辖。省的政务分别由布政使（也称“藩司”）主管行政、钱粮，按察使（亦称“臬司”）主管司法、刑狱，合称“二司”，为从二品或正三品官。府设知府（亦称“正堂”）正四品，县设知县，正七品。与督、抚平行的有驻防将军和提督学政，不过驻防将军只管八旗驻军；提督学政只管学校与科举考试，其权力不能与督、抚相比的。

省以下有道的设置，道为监察区性质，不算正式行政区。道主要有分守道和分巡道两种，兼兵备衔，另有一些不属布政、按察二司的道，如海关道、管河道、督粮道、盐法道等。

省以下为府，设知府、同知、通判等官，与府平行的有直隶厅，设同知、通判。府以下为县，设知县、县丞、主簿等官，与县平行的为散厅，设置同直隶厅。

在少数民族地区则设专门机构管理，即土司，一般分为两种：一种由军事部门管辖，如宣慰司、宣抚司、安抚司、招讨司、长官司等，长官为宣慰使、宣抚使、安抚使等；另一种是由行政部门管辖，也设府、县等，官员称土知府、土知县，通常由少数民族头人担任。

知府（知州）衙门内也有经历司、照磨所，配备经历、知事、照磨等秘书官，下有典吏，自十余人到几十人不等，分为吏、户、礼、兵、刑、工六房办事。

县衙门内仍以主簿为秘书首领，但具体承办秘书工作已有了专门的机构：设承发房，掌收发、办理文书。典吏、号吏、稿案等秘书人员也分吏、户、礼、兵、刑、工六房办事，比之以前各代都完备、规整。