明朝，文书工作无论处理程序、类别、体式还是工作制度，都达到了一个相当的高度，在中国公文史上可以算是一次发展高峰。明朝档案数量浩繁，科学技术也被用于档案的收藏和管理，各级政府普遍建立了档案库。中央政府所建立的档案库规模宏大，收藏繁富，建筑技术高超，因而，明朝的秘书工作中，文书档案工作极有特色。

（一）明朝公文的类别

明朝公文的类别分五大类三十二种，每一种公文都确立了固定的应用范围。

1．皇帝下行公文有诏、敕、诰、制、册文、谕、书、符、令、檄十种　谕、书为明朝首创。谕的使用范围较广泛和随便。皇帝有所宣示多用谕，对臣子的过失予以警示，则称诫谕。书，多用于对外活动。明朝与朝鲜、越南等国使节往来多用书，朝廷与国内割据政权往来也用书。

2．下行公文有照会、札付、下帖、故牒四种　照会为明朝首创，用于都督府下行六部，六部下行布政司，都指挥司、布政司下行应天府。札付是纯粹的下行文类，是比较常用的官府下行公文。下帖的应用范围扩大，各级官府均可用下帖。牒分故牒、平牒，故牒是下行文，平牒是平行文。故牒的应用也十分广泛，军、政、财经上级部门均可用故牒向下级部门发号施令。

3．臣僚上奏的公文类别有奏本、题本、表笺、讲章、揭帖、书状、文册、制对、露布、译十种　奏本和题本是明朝公文首创的公文类别，奏本和题本使用最广泛。凡臣民建言、陈情、谢恩及有所议论皆用奏本；诸司上奏政务用题本。讲章是经筵讲官的讲稿。揭帖是明朝内阁专用于进奏机密要事的公文，用文渊阁印封进，为明朝首创。揭帖是内阁大臣专用奏密的文书，形状比题本窄小。

4．上行公文主要有咨呈、呈状、申状、牒呈、牒上五种　每一种都有固定的使用范围，如咨呈，用于六部上行五军都督府，布政使司上行六部；牒上用于千户所、兵、马指挥司上行府、州等。

5．官府平行公文主要有平咨、平关、平牒三种　各衙门堂上正官的品级即是该衙门的品级，平行公文常用于同一品级的官府之间，但也有例外。如州与兵马指挥司品级不同，但可以互行平关文。王府长史司与府品级不同，也可以互行平牒。

（二）明朝公文的体式

明朝公文不仅种类繁多，而且格式要求也有定制。

明初规定，臣民具疏上于朝廷者为奏本，东宫者为启本，皆用细字。后因为诸司奏本不便，凡公事用题本，其制比奏启小而字稍大。嘉靖八年，奏准本式遵照大明律后附写尺寸，参考当时适中式样，定：题本每幅六行，一行二寸格，抬头二字，平行十八字。头行衙门官衔姓名疏密俱作一行书写，不限字数，年月下疏密同。若有连名，挨次俱照六行书写；奏本每幅六行，一行二十四字，抬头二字，平行二十二字。头行衙门官衔，武士儒吏典军民灶匠籍贯姓名，疏密均作一行书写，不限字数，右谨奏闻二字，右字平行，计纸字左右，谨字前一行，与谨字平行差小。^①除题、奏本有定格式外，其他公文也有规格，六部照会各布政使司文移同。

实行科举制之后，选拔的官员都擅长写长文章，而公文是一种应用性文体，行文宜朴实简明，明朝却是文牍主义盛行，长而空的公文比比皆是，明朝屡次严禁繁文但收效甚微。

明朝初年，朱元璋亲自处理朝廷政务，对官吏起草的公文动辄数千言万言非常反感。洪武二年（1369年）《明太祖实录》卷四○，洪武二年三月戊申条记录了他对翰林侍读学士詹同说：“古人为文章，或以明道德，或以通当世之务，如典谟之言，皆明白易知，无深怪险僻之语。至如诸葛孔明《出师表》，亦何尝雕刻为文？而诚意溢出，至今使人诵之，自然忠义感激。近世文士，不究道德之本，不达当世之务，自立辞虽艰深而意实浅近，即使过于相如、扬雄，何裨实用？今翰林为文，但取通道理明世务者，无事浮藻。”

《明太祖宝训》卷二记载：洪武六年，朱元璋对内阁中书省臣僚说：“唐虞三代，典谟训诰之词质实不华，诚可为千万世法。汉、魏之间，犹为近古。晋、宋以降，文体日衰，骈丽绮靡而古法荡然矣。唐、宋之时，名儒辈出，虽欲变之，而卒未能尽变。近代制诰表章之类，仍蹈旧习。朕尝厌其雕琢，殊异古体，且使事实为浮文所蔽。其自今凡诰谕臣下之词，务从简古，以革弊习。尔中书宜播告中外臣民，凡表笺奏疏，毋用四六对偶，悉从典雅。”

洪武九年，刑部主事茹太素上奏一篇政事建言，竟达17 000字。朱元璋让中书郎中王敏念给他听，念到6 370字时，还不知讲些什么，朱元璋大怒，命人将茹太素打了一顿；次日又命王敏接着念，念到16 500字以后，才讲到要谈的5件事，可见，后500字足可说明问题，而前边16 500字，多属浮文。朱元璋颇为感叹地说：“朕所以求言者，欲其切于事情，而有益于天下国家，彼浮词者，徒乱听耳。”于是朱元璋命令中书省定立了建言格式：“颁示中外，使言者陈得失，无繁文。”朱元璋的强硬手段使文牍主义得到了一定程度的控制，为了巩固这一成果，紧接着朱元璋又从制度上对文牍注意进行堵塞，制定了条令。洪武六年（1373年）九月，降诏禁止表笺公文使用骈俪文，规定以唐代柳宗元《代柳上绰谢表》、韩愈《贺雨表》作为笺表方式，颁行天下仿行；洪武九年（1376年）命中枢省颁《陈言格式》并亲自为之作序，以引起臣下重视；洪武12年（1379年），颁《案牍减繁式》，文中要求发文要少而精，语言要通俗易懂；洪武十四年（1381年）七月，正式颁布《表笺定式》；洪武十五年十月，刑部尚书开济上奏说，内外诸司议刑奏札，动辄千万言，泛滥无纪。朱元璋当即下令：“虚词失实，浮文乱真，朕甚厌之。自今以繁文出入人罪者，罪之。”后来真有工部尚书薛祥以“繁文”治罪而被杖死。洪武二十九年七月，命翰林学士刘三吾，右春坊赞善王俊华等人攥写《庆贺谢恩表笺成式》，颁行诸司。所有这些条令的颁布，都是为了建立政府机关行文秩序，防止文牍主义之弊，提高行政办事速度，实现中央集政治统治。

朱元璋的这些严厉措施，当时对于克服繁文之弊确实起过不小的作用，但由于朝政日趋衰败，至嘉靖年间，繁文之弊又有所抬头。都察院左都御史胡世宁上书：“乞申敕内外诸司，凡事当奏题者，务照弘治以前旧规，删去繁文。”嘉靖皇帝接受了胡世宁的意见，遂“令诸司章奏，不许繁词，第宜明白，开陈要旨，庶易省阅。”隆庆年间，大学士张居正又上言论述繁文虚言的生成、流弊以及禁绝之法，请求皇上“扫无用之虚词，求躬行之实效”“内外诸司，凡有章奏，务在直陈其事，意尽而止……存恭肃之作，且还简实之风”。隆庆皇帝接受了这一建议，遂下令：“近来章奏，信多繁词，且语涉肆慢，甚非人臣奏对之体。所司通行严禁，违者部院及科臣劾治之。”

明朝对繁文一禁再禁，但其弊始终未能禁止，到明末崇祯时，不得不想出“贴黄”的办法来提高公文处理效率。文牍主义与政治腐败相伴而生，封建社会后期政治日趋腐败的现实，决定了少数有作为帝王或大臣的努力是无法改变文书工作的这种趋势的。

明中央上行文处理遵循这样的程序：通政使司收呈交内阁转呈或直接呈送宫廷文书房，文书房开拆奏本，“口占注语节略”，列出要点，并作出书面记录，然后连本送到司礼秉笔太监处，由秉笔太监转呈皇帝或扼要汇报后发内阁票拟，内阁票旨后，交回司礼监，再由司礼监批阅或呈皇帝批阅，若同意内阁票旨，则由皇帝书“照票旨”等字样，交六科誊抄后发交相关官员或部门照旨办理，称为发科。在这一过程里，各个环节都至关重要。洪武永乐前期，通政使司对章奏只作必要的登记，实封进呈，不得事先拆阅。英宗时，有人投匿名文书言事，引起政治风波，于是通政使司采取防范措施，先由通政使司启视，节写副本，然后奏闻。六科对批答后的章奏要严格审阅，驳正违误。题奏有字词小错，给事中从旁改正，加盖六科官印。如遇紧急情况，上奏的题本或奏本也不完全遵循这样的程序。在京各衙门有印信的题本或几个衙门的联名公疏，可直接交给禁城左顺门值门宦官封进，甚至从门隙投入，所在内臣立送御览。有的官员还可由鸿胪寺官引奏面呈。各军事重镇总兵官、都指挥使等官差来奏事者，可以经由“鸿胪寺序班连本带人引进，候本进讫，该管序班引出，收在本寺宿歇，次日早天明放出”。内阁密疏言事，可以直接送达御前，不受任何部门审阅。

明朝强化秘书工作，在着力健全机构的同时，还致力于改进规章制度，与高度发展的封建君主专制相适应，继承和开创了相关的文书工作制度：

（1）首创票拟制度。内阁大学士阅读奏章后，先拟写对所奏问题的初步处理意见，贴于原奏章上，以供皇帝批阅时参考，类似于现代文书处理中的“拟办”，这种做法以及由此产生的要求规定都属明朝首创。赋予内阁参政、议政大权，有利于皇帝在文书处理中听取臣僚的参考意见，也有利于提高公文处理的效率。(www.daowen.com)

（2）贴黄制度完备。文书贴黄制度始于唐宋，明朝在上呈皇帝的章奏文书中也有贴黄做法，贴黄的要求、内容与唐宋不同。崇祯即位后，取消司礼监“批红之权”，亲自阅办章奏。命内阁制作统一的贴黄格式，令进呈章奏的官员将文书中的内容以一百字以下概括出来，贴附于文尾，节约皇帝的时间和精力，提高公文处理效率。

（3）明确公文格式。关于公文格式，前面已经有过详细介绍，需要强调的是，它不仅仅是一种格式要求，而是中央政府颁布的带有法律效力的明文规定，因而在秘书工作史上的意义就更大。

（4）制订了行移勘合制度。洪武十五年（1382年），朱元璋以立法形式颁布了《行移署押体式》和《行移往来事例》，对文书程式、使用范围及行文关系作了具体明确的规定。《行移署押体式》主要规定官府文书程式和每种文书的使用范围，《行移往来事例》则规定文书往来的行文关系和官衙的行文权限。这两个条例的制定，对防止文移混乱，加快文书承办，维护衙门之间的运作秩序等，起到了积极的作用。《明太祖洪武实录》卷一四一制定文书行移勘合制度，所谓勘合，即“以簿册空纸之半，而编字号，用内府关防印识之，右之半在册，左纸册付天下布政司、都指挥使司及提刑、按察司、直隶府、州、卫、所收之，半印纸藏于内府。凡五军都督府、六部、都察院有文移，则于内府领纸，填书所行之事，以下所司。所司以册合其字号，印文相同，则行之，谓之半印勘合，以防欺弊”。文书行移勘合制度的实质是要加强对全国的军事、政治、经济各个方面的文书行移的监察。实行这一制度后，一方面加强了皇权，另一方面沉重地打击了当时盛行的文牍主义，有利于防止中央部门私自乱发文书、弄虚作假、巧立名目、假公济私、贪赃枉法、逼扰下面、害及于民的腐败现象，并有利于提高行政办事效率。

（5）公文文体首次有了官方详尽的明文规定，规定奏本用《洪武正韵》字体，黄册用细字，并不准浮帖，错处须用印压盖。明朝还规定了严格的文书书写制度。违规者皆要受到处罚；在文书的拟写、修改、誊抄过程中，还形成了一套表示不同意义和规定的符号，类似于现今出版行业现行的校对符号。

（6）明朝很重视对公文的检查，催办，除六科负责督促，催办各官衙外，皇帝还经常派员检查各官衙的公文处理情况。

（7）明朝继承了元朝的公文照刷，磨勘制度。

（8）明朝制定了《授职到任须知》，将元朝的当面交卷制度以法律形式规定下来。

（9）明朝的公文传递制度已经完善，有水驿，陆驿和水陆兼驿，州、县还设有专门检查，督促公文译传的官员。

（10）明朝公文的保密制度尤其严格，对文书档案的保密工作，明朝实行“密疏”制度，并制定严厉的法律对泄密行为进行惩处，并根据实际需要不断增补保密条律。

明朝高度重视文书档案库的建设。在宫中建大本堂、文渊阁。在南京后湖的中心小岛上，修建收贮全国赋役档案的专门档案库房——后湖黄册库。《南齐书》卷三十四的赋役档案详细记载全国各地的人口、地亩、钱粮、徭役等情况，是历代封建王朝赖以生存的重要经济命脉，是所谓“民之大纪，国之治端”。因此国家对这类档案控制管理十分严密。后湖黄册库由明王朝中央直接领导，先由户部侍郎兼管，后由南京通政使司户科给事中、户部清吏司主事主管。明朝亦重视地方档案库建设，当时全国共建有档案馆库200余座，数量颇为可观，管理达到了当时的先进水平。明嘉靖时修建的皇史宬更代表了中国古代档案库建设史上的最高成就。

为了确保文书档案的保存安全，明朝除建大量的档案馆库外，还制定了一系列法律规定予以防范。《明律集解•附例》卷三规定：“凡弃毁制书，及起马御宝圣旨，起船符验，各衙门印信，及夜巡铜牌者斩。若弃毁官文书者，杖一百，有所规避者从重论”，无意“遗失制书、圣旨、符验、印信、巡牌者，杖九十，徒二年半；若失官文书，杖七十”。对各级官吏也提出明确的要求，《明太祖洪武实录》卷二百四十六规定对文书档案使用和保管中所发生的各种问题，特别是各种失职、渎职和犯罪行为，“当该官吏知而不举，与犯人同罪”。这些规定加强了各机关档案册籍的管理。《明太祖洪武实录》卷二百四十六对档案人员的选拔任用资格，也作了严格的规定。如规定五军都督府掌管文书档案人员必须是“吏部选国子生，年三十以上者，分隶诸司练习政事，月给米一石，三月则考其勤怠，能者擢用之”。严格的选拔条件，保证了档案人员的素质，有利于提高档案管理水平，有利于档案事业的发展。

明朝重视利用档案编史修志，编史修志工作十分发达。据统计，宋元两朝共编志书500余种，而明朝就编撰了1 500余种，几乎每个皇帝在位期间都要撰修志书，通志、府志、州志、县志、镇志皆有。著名志书有全国性通志《大明一统志》90卷及《寰宇通志》等。编史修志事业的发达，反映了明朝档案事业的成就。

明朝是我国文书档案工作制度的集大成者，许多制度规定对其后的清朝甚至近现代秘书工作有直接的影响和示范作用。

思考与练习

1．试述明朝通政司的职责、作用与地位。

2．唐朝和明朝的“贴黄”制度有何区别？

3．为何说明朝是我国古代秘书工作的强化时期。

4．简述明朝六科给事中的具体职掌。

5．明朝的文书工作制度有何特色？