明朝秘书官吏的素质比较高，明朝选用秘书除了要求有很高的文化水平外，还注重实际工作能力，在京城设国子监，挑选秀才或举人入监读书，称为监生。监生历事期满，根据其能力、表现，送吏部附选候补。明朝选用各级秘书的主要方法是通过科举考试。中央六部，五军都督府，御史台等官署中的秘书官员大多由进士担任。地方各级政府中的秘书官员，也需从举人、贡士等科班出身者选用。

明朝中央秘书机构主要是内阁、通政司、六科、司礼监和文书房。它们互不统属，共同为皇帝服务。从职能分配看，内阁主要负责批答各种上呈的奏章，做初步的处理意见，草拟诏令，呈进皇帝裁决；六科是协助皇帝处理六部事务的秘书机构，具有稽核、侍从、规谏、补阙、拾遗等职能；通政使司是全国上下行公文案牍的出纳总汇；文书房和司礼监是禁中宦官秘书机构，负责替皇帝批阅奏章，传宣谕旨，草拟一部分诏敕。

洪武十五年（1382年）朱元璋在宫内设文渊阁，从翰林学士中选择可信者入阁，“详看诸司奏启，兼司平驳”。当时的大学士，还只是纯粹意义上的秘书侍从人员，无权参与机务，“不得平章国事”。解缙、胡广、杨荣等入直文渊阁，因“授飨大内，常侍天子殿阁之下”^②，所以称为内阁。内阁大学士之职责，大致是参与机务，充当顾问，出纳帝命，收阅奏章，起草诏诰谕敕，典藏御笔文书、档案、图书以及一切文书记录整理等。这时期，虽有内阁之名，但大学士们参与机务只能是通过接触一些奏章和草拟皇帝的诏旨，间接提出一些建议，并无中枢决策权力。

内阁大学士，无定员定制，其编制大约在3至7人之间。起初，阁臣之间地位平等，无轻重之分。明仁宗继位以后，升任黄准为通政使兼武英殿大学士，杨荣为文渊阁大学士兼太常寺卿，文渊阁大学士金幼孜为户部左侍郎，左春坊大学士杨士奇为礼部左侍郎兼华盖殿大学士，均为正三品。内阁成员有了实际的行政职务，兼领部务。后来，大学士官居一品，位列“三孤”“太子三师”。嘉靖以后，杨廷和作为顾命大臣，总揽朝政，阁臣中形成了首辅、次辅、群辅之别，“同在阁中，亦有等差，大事皆首辅主持，次揆以下不敢与较。”^①史载张居正任首辅，吕调阳、张四维分别为次辅和阁老，居正父丧回老家江陵数月期间，大小事宜文案均由差人每日快马送往江陵批阅，吕调阳、张四维竟无事可做。由此可见，当时阁臣中的地位差别。

明成祖继位以后，内阁权力扩大，宣宗宣德年间，内阁增加票拟（即在奏章上写上初步处理意见）和面议大事之权。“各部之事，皆听命于阁下”。内阁权力不断扩大，但从其机构性质看，明朝内阁实是皇帝的机要秘书处。景泰年间，内阁设诰敕房、制敕房，由中书舍人掌书办制一切诏敕机密文书。正统年间，大学士会同各衙门于内阁集议国家大事成为定例。天顺年间，徐有贞、李贤等入阁，“以政府视之，人亦称为宰相矣。”^②世宗年间，大学士都由尚书充任，黄瑜《双槐岁抄》说：“朝位班次，俱列六部之上。”这样，内阁便由最初的纯粹的秘书机构，逐渐演化成兼具机要秘书部门和行政决策中枢双重性质的宰辅机关。

内阁的职能《明史•卷72职官志一》记载是：“掌献可替否，奉陈规诲，点检题奏，票拟批答，以平见庶政。”此外还有主持廷议，会试，草拟诏令和封、谥、赠号，以及主修实录、撰史、扈从、居守监国等职能。

1．献可替否　实际上行使的审议封驳之职。内阁大学士参与机务以后，对皇帝裁决的政务，可以提出自己的见解，或面奏或上疏，称之为“献”。取得皇帝的认可而得以施行，是为“献可”。若有不同意见，进行谏止，予以封驳，称之为“替否”。明史记载内阁封还皇帝诏旨的事例不胜枚举，如嘉靖初，“（杨）廷和先后封还御批者四，执奏几三十疏。”^③万历时，张居正多次封还神宗小皇帝的谕旨。皇帝的命令在转发给诸司的过程中，内阁如果认为上谕不妥，可以不奉行或要求更改，将诏旨封还皇帝。

2．奉陈规诲　是以儒家的经典，历代明君的政绩和皇祖“宝训”规劝教诲皇帝，是内阁正面影响、左右皇帝的重要方式。主要是通过讲解经史，“陈说圣贤修己治人之要，开告帝王端心出治之方，”^④来启迪圣心，从而达到规诲的目的。另外还可上疏或廷谏，用书面奏章规谏或当面规谏。

3．点检题奏　凡是呈报朝廷的题奏本，都要经过内阁点检，也就是审核，而后呈送皇 帝。明朝公文制度规定，公事用题本，私事用奏本。

4．票拟批答　明朝公文由通政司呈交皇帝阅览后发至内阁，由大学士以皇帝名义拟写批答草稿，用墨笔小票写出，贴在章疏上，呈报皇帝，称为“票拟”。票拟批答是明朝中期以后内阁辅助皇帝处理政务的主要方式。票拟实际上是代天子而言，因而，能够充分体现阁臣对各项事务的主观意志，既是内阁行使的一项秘书职能，也是一种决策行为的体现。皇帝如同意内阁票拟意见，即亲自或由司礼监秉笔太监用朱笔照票拟内容批答下发，称为“批红”，如不同意，则发还内阁重拟，称为“改票”。皇帝阅后不发内阁，不作处理，称为“留中”。

5．起草诏令　诏令是皇帝下达诸司的文件，是指导国家政务活动的重要方式。内阁负责撰拟诏令，经皇帝审核同意后，下达诸司。起草诏令分为主动与奉命两种方式。如遇皇帝登基或驾崩等事，例由大学士主动会商草拟诏旨，颁行天下。内阁奉命起草诏旨，是内阁起草诏书的主要方式，草拟完毕，加盖文渊阁印呈送皇帝审阅，不得直接下发诸司。如皇帝同意，则以皇帝名义颁发。世宗即位，杨廷和奉命拟《即位诏》，洋洋万言，革故鼎新，对嘉靖初年的政治、经济、法律改良起到重大指导作用，直接导致“嘉靖新政”的产生。

6．参与议政　参与议政是内阁的正常工作。内阁议政始于洪武十五年，到了明朝中后期，内阁议政成为国家政务活动中必不可少的一环。内阁议政的方式有面议、内阁会议和廷议等，几种方式同时存在。宣德以后，因嗣君英宗年幼，不能与内阁面议政事，改为内阁会议，或廷议。自此，阁议形成制度，“政无大小，悉咨内阁。”^①会议讨论作出的决定，奏请皇帝裁决。遇有特别重大的事，内阁会议不能决定，则由“阁臣与各衙会议大政，”^②称之为廷议。

从职掌可以看出，内阁是兼具政务中枢和机要秘书双重性质的非正式国家机构，明朝的内阁对政务的处理、决策，是在行使秘书职能的过程中间接发挥出来的。

内阁之中，还设有三个专职的秘书部门：

内阁设中书科、制敕房、诰敕房三个办事机构。

中书科：洪武初年，中书省内有承敕监、司文监、考功监，负责起草诏敕等文书事务，内设中书省直省舍人。中书省废除以后，这些部门多被撤销，但保留中书省直省舍人，改名为中书舍人，员额为20人，组成中书科，职责仅为缮写正本，誊抄副本，事毕后即离开。

制敕房：宣德初年，从进士、监生、儒生及平民中挑选善于书写者，集中于内阁的西小房，负责誊抄、缮写制诏、敕书、诰命、册、表、皇文、玉牒、讲章、碑匾、题奏、揭贴等重要机密文件，以及各王符的敕符底簿，是内阁内部的秘书机构。

诰敕房：设在内阁大学士办公处东阁，称东诰敕房，同样从进士、监生、儒生等人中选拔善书写者，任为中书舍人、序班、译字等官，负责缮写誊抄诰敕、释译敕书、外国文书和誊录揭贴、兵部记功簿及勘合底簿等。

通政使司又称通政司，因职掌类似宋代的通进银台司，故又习称银台，是明朝朝廷的总收文机关。“掌受内外章奏敷奏封驳之事”，^①长官为通政使，正三品，下设左、右通政各1人，誊黄通政1人，正四品；左右参议各1人，正五品，其属经历司经历1人，正七品；知事1人正八品。

通政使司“职专掌出纳，与内外诸司俱无文移，有径行本司者，以违制论。”“本司奏事虽小必闻，凡每日早朝引奏天下臣民及入递所奏事，或五事七事，明世遇大寒大暑减免，奏数不一”。^②明朝的通政使司是一个独立的专门化中央秘书机构。

通政使司的具体职掌是：

一是收受“四方陈情、建言、申诉冤滞或告不法等事”的文书，将申诉、告发的缘由事项登记在册，连同原状一起进呈皇帝。(www.daowen.com)

二是收受“天下臣民实封入递”的文书，于公厅内启封、初阅，节写副本后进呈皇帝。

三是五军、六部、都察院等官府的重大或机密文书，须保留本司印信进呈，即无权拆封检阅。

四是收受外官陈奏公事的“题本”、陈奏私事与密事的“奏本”及京官的“奏本”，在早朝时统一进呈皇帝。

五是对官员不经过通政使司而私自向皇帝递呈的奏章，有权提出否决意见。

六是午朝时，引见有事面奏皇帝的臣民。

七是随时进呈机密文书及其办理情况。

八是每月底向皇帝按“抄发、照驳、公移、勘合、讼牒、勾提”等类别汇报一次文书传递情况，称类奏；每年底将全年的文书传递情况向皇帝作一次总汇报，称通奏。

九是“凡议大政、大狱，及会推文武大臣，必参预”。也就是参与国家大事、大案要案和重要官员任命的讨论。

通政使司是一个纯粹的接纳并进行择录整理后呈送皇帝的上行案牒总汇机构，封驳之权多未行使。通政使司的设立，其独立化和地位的提高，一方面说明明朝对秘书工作的高度重视，另一方面也从侧面反映了明朝秘书工作的专门化程度，地位相当重要，是明朝中央仅次于内阁的高层秘书部门。它集收文、信访、议政于一体，处于下情上达的咽喉位置。

明朝的六科是一个特殊的机构。作为协助皇帝处理六部事务的秘书机构，吏、户、兵、礼、刑、工六科均设有都给事中、左右给事中、给事中等官员。都给事中每科1人，主管一科事务，掌本科给事中印，又称掌科官；左、右给事中每科各1人，协助都给事中处理事务；给事中各科6至10人不等，负责各科的具体工作。六科给事中与御史合称科道，或合称台垣（台指御史，垣指六科给事中），六科给事中与御史的工作性质有相近之处。《明史》记载：“六科，掌侍从、规谏、补阙、拾遗、稽察六部百司之事。凡制敕宣行，大事覆奏，小事署而颁之，有失，封还执奏。凡内外所上章疏下，分类抄出，参署付部，驳正其违误。”^①从这个意义上说，六科是明朝的监察机构。但它既不领属都察院，独立行事，又有收发文书，封驳敕旨章奏之权，具有秘书机构的部分功能，还可以参决刑狱，参加高级政务会议。具体说来，六科的职责有以下几方面：

一是侍从规谏、补阙拾遗。皇帝让这些品秩很低的官员轮流侍立朝堂一侧，一方面记录圣旨与廷议，另一方面，及时对皇帝提出建议，补之不足，拾之漏疏。

二是驳正御旨违失。《明史职官志》：“凡制敕宣行，大事覆奏，小事署而颁之，有失封还执奏。”也就是对内阁根据皇帝旨意拟制的制敕，重大事情请皇帝复审，一般事务就由六科签署颁发，不合要求的封还给内阁。

三是科参。六部向皇帝奏请的章疏，必须经过给事中审查，呈进皇帝批阅后，仍发还六科，再由六科抄发六部执行。若六部奏疏有不便之处，“给事中驳正到部，谓之科参。六部之官，无敢抗科参而自行者，故给事中之品卑而权特重。”^②

四是稽察弹劾。给事中通过抄发和注销之制稽察六部。六科根据稽察结果，可以弹劾不称职的官员。“各衙门一应奏题，旨意既明，覆奏发落稽缓。五日内不覆奏旨，该科劾之。”^③六科有考核群臣和法律监督的职责，可以参加推举大臣的廷议，行使否决权。

五是办理官员赴任手续。吏部上呈选官名单时，吏科都给事中须同至御前请旨；外官赴任前领取“文凭”（任命书）须先到吏科签字。其他各科类似事务亦照此办理。“凡吏部引选，则掌科同至御前请旨。外官领文凭，皆先赴科画字，内外官考察自陈后，则与各科具奏。拾遗纠其不职者。”^④

六是检查各官府奉旨办理的事务是否完成，每5天汇总一次情况，完成者注销，未完成者注明情况，然后向皇帝报告。

七是所收受的题、奏、本、状和奉旨发落的事目，由各科掌科官于早朝一并送至御前。收集文件，督办事务。将每天经手的文书逐一抄录副本，汇编成册，每5天一次送内阁，以备编纂。

八是参与朝廷大政廷议、重要官员廷推及大案廷鞫。

九是六科轮流充任乡试考试官、会试同考官、廷试受卷官以及册封宗室诸藩、告谕外国的正副使。

十是遇处决犯人、投书伸冤等事，由六科负责向皇帝请旨。

明朝中央秘书机构除了内阁、通政使司、六科以外，还有行人司和尚宝司。行人司有司正、左右司副，下隶行人若干，以进士出身者担任。掌奉使出外，传宣诏命。明朝分封藩王于某地，中央与他们常有文书往来，凡有颁诏、册封、抚谕、征聘等事，皆由行人出使。当时中书舍人、行人、评事、博士，合称“中、行、评、传”。尚宝司是明朝廷中专管印信符节的机构。明朝皇帝的印玺有24种之多，用途不一，特设尚宝司专管，同时保管“玺牌”“铜符”“合牌”“铜牌”“牙牌”等符信的发放、验收。官员有司卿（又称符台、玺卿）、少卿和司丞（又叫玺臣）。