元朝的档案管理，沿用宋金制度，专门设立架阁库来贮藏和保管档案。内自中书省、枢密院御史台、六部，外到行省、行御史台、宣慰司、路府、州、县都设有架阁库，在加强文书工作的同时，重视对档案的收藏，并在文书工作制度的基础上制定了一套档案管理制度。

成吉思汗曾把蒙古族长期历史过程中形成的社会习惯和行为规范，加以记录、整理，称为“大札撒”（札撒意为法令法规），作为蒙古部民世朝遵守的法律。建国后设置大断事官以执掌赋税和刑法，规定凡由断事官“断了的事，写在青册上”^①，作为不许更改的成例。忽必烈即位以后，全面推行“汉法”，改革蒙古旧制，把都城迁移到漠南汉地。随着各项“汉法”措施的推行，元朝统治机构日益完备，档案管理制度也逐步建立起来。中统初年建立的燕京行中书省，设立了专门的架阁库官。中央各大机构相继建立架阁库或者承发架阁库。地方上行省、宣慰司和路总管府等机构也建置架阁库。

架阁库就是档案库，用以收藏文书档案。承发是指文件的收发，有的机构中专门设立承发司负责文书收发，多数机构则将承发和架阁库合在一起。所属机构大小、性质不同，架阁库规模与人员编制也不一样。府、州、县及录事司机构不设专门的架阁库官员，有关事务由首领官或者吏员承担。

元朝管理档案的人员主要分为三类：

一是主管官员，主要是各级机构中的首领官。

《元史•百官志一》称，“参议中书省事，秩正四品。典左右司文牍，为六曹之管辖，军国重事咸预决焉”。中书省参议一职位在执政官员之下，也兼管文书档案。地方机构的情形，据《元史•刑法志》，“诸有司案牍籍帐，编次架阁。各路，提控案牍兼架阁库官与经历、知事同掌之；散府州县，知事提控案牍、都吏目、典史掌之”。元朝各级机构均置首领官以统领吏员、执掌衙门文书案牍、协助长官处理政务。中书省、行省、枢密院、六部等机构首领官如郎中、员外郎、都事、主事，地方机构首领官包括经历、知事、典簿、照磨、提控案牍、都吏目、吏目、典史等职，均为主管文书档案的官员。

二是具体负责官员，主要是各架阁库的管勾。

中书省统领全国政务，各种文字档案资料繁多，架阁库规模较大，分设汉人、回回、蒙古架阁库。汉人、蒙古架阁库管勾各1人，回回架阁库设1人。行省不分汉人、蒙古、回回架阁库，仅置管勾1员。枢密院架阁库置管勾、同管勾各1人。御史台及江南、陕西行御史台置管勾兼承发各1人。路总管府不设管勾一职，由照磨兼承发架阁。府、州、县首领官提控案牍、都吏目、典史亦“系亲临簿书人员”，他们也要承担管理档案之责，“不妨本职，兼充架阁库官”。^①

三是吏职人员，具体从事档案入架、收藏、保管等事务。

中书省、枢密院、御史台及六部等中央机构及地方行省、宣慰司机构中，承担这些事务的主要是典吏。中书省直接承担收藏、保管档案的吏职有14人，其中汉人架阁库10人，蒙古、回回架阁库各2人。枢密院是全国最高军事机构，典吏多至17人。廉访司及地方上路、府、州、县、录事司衙门吏职人数较少，保管档案之事多由司吏或者书吏担任。

元朝架阁库主要收藏官府“籍帐案牍”。“籍账”是指户口和赋税以及金谷钱帛出纳的簿册。同时也有大量的图册和其他资料。案牍就是文书档案，主要是上行下达的公文和刑名狱案文书。在中书省的架阁库中，“凡天下之图书、版籍、金谷钱帛出纳之文牍，尊闳庋藏，以待夫考证之用者，咸在焉。”^②元朝档案工作出现与文书工作混合的现象，其管理制度也与文书工作密切相关。各衙门的首领官“系亲临簿书人员”，他们“经画教令，历阅简书”，既担负处理文案工作，同时兼管档案事务。从中央到地方，元朝各级官署大多设有朱销文簿，凡应处理的公文按时间先后逐日逐项抄录于文簿之上，处理完一件，则用朱笔勾销一件，以保证公文及时得到处理。文书处理完毕，当天即由承发司负责发送，盖上“日历印”注明时间，交由首领官画押，按照“一案一卷”制度，分为“生事”与“熟事”两类存放。“生事另立卷宗”“熟事行遣发放了毕，粘入本宗前卷”。^③这里的“生事”是指新的事务案卷，“熟事”是指以往已经处理、尚未结案的案卷。各种文书档卷，官员不得私自存放家中。

已结案的文卷必须接受监察部门审核，“磨刷案牍”“刷卷”。中央由御史台负责，地方由行御史台和肃政廉访司负责审核各衙门文书档案。各衙门文卷，监察部门半年审核一次。审核内容、方法及相应的处置措施都有详尽的细则。(www.daowen.com)

经监察部门审核过的文书，各衙门首领官进行整理，在卷内列具事目、首尾张数，按时间顺序排列，再经检勾人员复查，合乎要求才能移交架阁库。架阁库人员清点以后，重新登记编号并封题，在档案封面上题写名称、内容。档案入架后，不得随意取出。官府征发赋役和处理政务，需要查阅，必须尽快归还。

当时各衙门文书档案数量很大。在档案保管过程中，经常出现两方面问题：

一是文卷长期掌于同一人之手，容易被用来营私舞弊。对此，元朝规定，凡公文必须于每年年底交案，交案时公文上的贴签和收文登记簿上的标题、事目必须一致；具体管理档案人员的时间一般为一年，期满更朝。首领官在考满离任时，必须办理档案交接手续，并将架阁库档案情况登记在“解由”（官吏赴任的证书）上，“明白开写”，作为考绩的一项重要内容。

二是案牍繁多，经常丢失。这些情况多由新旧档案官吏更替时移交不认真造成的。元统治者也认识到，“官府去失文卷，多因新旧人吏交朝不明”，一再强调：凡新旧档案官吏交替时，双方必须当面将文书案牍移交清楚，“若有遗失，随即追究，不惟易为检寻，亦免日后递相推指。其交割之后，复有不肯尽心，去失文卷者，合将检勾案牍人员治罪，庶得割去沉匿文字之弊。”尤其是接受的一方，要仔细核对，如发现错失要当面查询，立即寻找，否则要依法处治。另外，每年都要清查档案，以防止档案丢失。这一制度督促交接双方都必须认真查对公文数量，不使其遗漏、缺少，有利于公文保持完整。

元朝档案的管理不够完善，有的管理人员不负责任，有的衙门交接手续不严格。至元二十一年（1294年）的一份文书中就提到，江南地方官员对“抄数、民籍、地亩卷册不肯用心收掌，”导致“脱漏户籍、地亩卷册”之事时有发生。^①还有一些衙门没有储存档案的库房，到处散放着文书帐册，甚至有些档案掌握在官吏手中，因而造成案牍的散失和混乱。元朝档案清理、注销制度也不健全，案卷数量随着时间的推移愈来愈多，管理和保存的难度也不断加大。

思考与练习

1．辽国是如何学习宋朝的秘书工作经验的？

2．公文传递的急递铺制有何意义？

3．简述元朝催办制度的主要内容。

4．如何评价元朝秘书吏员的选拔制度？