公元916年，契丹族首领耶律阿保机建立辽国，境域主要在现东北地区，南境至今天津、河北霸县、山西雁门关一线，与北宋接壤。1125年为金朝所灭。后来辽皇族耶律大石率部西去，重建辽朝，史称“西辽”，1218年，西辽在蒙古大军的进攻下最后灭亡。

（一）辽国中央机构的秘书工作

《辽史》卷45《百官志一》记载：辽国中央政府的官僚机构分为“北面官”和“南面官”双轨制：“契丹旧俗，事简职专，官制朴实，不以名乱之，其兴也勃焉。太祖神册六年，诏正班爵。至于太宗，兼制中国，官分南、北，以国制治契丹，以汉制待汉人。国制简朴，汉制则沿名之风固存也。辽国官制，分北、南院。北面治宫帐、部族、属国之政，南面治汉人州县、租赋、军马之事。因俗而治，得其宜矣。”北面官系统治理契丹及境内的少数民族，官吏均由契丹贵族担任，沿用契丹旧制，设大于越府、北南宰相府、北、南大王院，下设夷离毕院掌刑狱、大林牙院掌文翰、敌烈麻都司掌礼仪、宣徽院掌百工。大同元年（公元947年），始置枢密使，从而有北枢密院。北面官中的大林牙院，是皇宫中的主要秘书机构，设有都林牙、林牙承旨、林牙、左右林牙等官员，负责拟制、颁布诏书等事务。内设三省、六部、台、院、寺、监，外设节度、观察、防御、团练等使。

辽国的林牙院与宋朝的翰林院类似，林牙的职掌与翰林学士类似。除了专掌文翰的大林牙院以外，辽国北面官中的枢密院、宰相府、大王院、宣徽院等军政机构中，也设有林牙、知院贴黄、知圣旨头子事、掌院头子、院掾史等官员，分别负责各机构的秘书工作。头子之名始于五代，又称头引，是帝王的简短手令，宋朝的头子类似现在的介绍信，辽国以头子名官，掌文书事务。

南面官系统是辽国统治汉人的行政机构，系统虽然庞大，但职简权轻，远不能与北面官相比。设中书、门下、尚书三省和枢密院，下设吏、兵、工、户、礼、刑六部，秘书监、御史台、翰林院等台、监、寺、院等机构。秘书工作体制规模略小、环节更少、文书更简、权力更小。比如中书省内设中书舍人院，负责起草外制；翰林院设都林牙、林牙、学士承旨、学士、知制诰等官，负责起草内制。南面官门下省的起居舍人院，掌修起居注；通事舍人院，负责传宣诏命，引进觐见；符宝司，负责保管印玺；登闻鼓院、匦院、谏院，掌规谏等。

《辽史•百官志》记载，翰林院官员的主要职能是“掌天子文翰之事”，具体有下列四个方面：一是随从皇帝出巡或出征，以备咨询。二是为皇帝起草诏书、敕书、册命；为皇帝、后妃、贵族以及各级高官撰写“墓志铭”“碑”“记”等；为皇帝掌管重要文书，记录皇帝起居，整理、撰修“国史”和“实录”。三是参加某些重大的礼仪事务或在礼仪活动中担当比较重要的角色。四是参与其他有关政务。

（二）辽国地方机构的秘书工作

辽国的地方官制在其本族之内无所谓地方制度，在当权力范围扩大到汉族地区以后，才建立地方行政机构。辽国地方行政区，基本以五京为中心，设五道，下辖州、军、县、城。其职官，主要有京官、财赋官、府州县官等。《辽史•百官志》载：“上京为皇都，凡朝官、京官皆有之；余四京随宜设官，为制不一。大抵西京多边防官，南京、中京多财赋官”。上京、中京、南京、东京、西京的留守官员，官称“某京留守”。五京是辽国比较固定的政治、经济、文化、军事中心，五京官员负责管理各京的主要事务。西京大同府，南与北宋交界，西南与西夏毗邻。南京、中京是辽朝重要的经济地区。作为地方行政部门，五京均设有最高办事机构“留守司”，最高长官“某京留守”，兼行京城府尹之事，留守由中央直接选派。契丹、汉人均占相当比例。

头下军州是辽国地方州县中一种特殊的行政建置。所谓“头下”指契丹诸王、贵戚、权臣以各种形式和手段掠取的人口。其民族成分，以汉人和粟末靺鞮族居多。头下军州不能随便设置，要由“朝廷赐州县额”，即要得到皇帝的准许。能够享有这一特权者，主要是横帐诸王、国舅、公主。一般来说，头下军州的节度使任免由朝廷任命，管辖有关军政事务。其有两种情况：其一，节度使由朝廷任命，管辖有关军政事务。其二，“刺史以下皆以本主部曲充焉”，委派权在头下主。

辽国地方官中还有边防官、军官等职。辽国从中央到地方的各级各类官府中均设有不同层次、不同等级的秘书人员。如节度使下设掌书记、县府设主簿（中央政府许多机构亦设主簿）掌文书翰墨，各官府中均有数目不等的令吏、译史、敞史等一般秘书官员，负责具体的文书工作。辽国南面官职简权轻，大量文人充任令史之职，素质普遍较高，中书省所置令史大多是进士出身。

译史和敞史是辽国特有的官职。译史指州以上官府中从事文书译写的吏员。辽国境内民族众多，文书需以多种文字发布，故设译史。敞史相当于随员，是官长的服务性秘书人员。

辽国统治者一方面对汉族士人抱有强烈的戒备心理，一般不轻易授予高位重职，即使设置了一整套完整的汉官系统，仍使之无实际权力。另一方面他们注意利用汉人的学识。在与宋王朝的交战中，辽军俘虏或招纳了不少汉族士人，统治者都予以使用，主要是让他们担任各级秘书官职，以期依靠他们的学识、经验建立起自己的秘书工作。

（三）辽国的文书档案工作

辽国的文书档案工作相当落后，在它二百多年的历史中，文书档案工作简略，史料很少，迄今已无法窥其全貌。但从一些零星的记载中，可以看出辽国统治者学习宋王朝文书档案工作的努力。主要有以下几方面：

1．大胆使用汉人　在辽与宋交战中，俘虏和招纳有不少汉族士人，统治者大都注意使用，让他们担任文书档案官职，以图依靠他们的经验、学识、才华建立和发展自己的文书档案工作。如汉人邢抱朴、张砺被用为翰林学士承旨，王言敷、和凝为翰林学士，室昉为翰林知制诏，马铉、张干被用为中书舍人，杜防、程翥被任为起居郎、起居舍人，刘景先后担任过左、右拾遗，马德臣为谏议大夫，李琬为通事舍人等，乃至形成“其国多文学之士，其史纪表志传皆详明正大，虽在元代之前，而远出元代之上。”^①

2．重金搜求宋朝的文书档案　辽统治者不惜重金，用各种方法竭力搜求宋朝的文书档案，既从中了解宋王朝的内部动向，也作为开展文书档案工作的参考。宋王朝军机政要的案牍、臣僚的奏章、士人的策论等，无所不有，辽统治者借助于这些材料，制订了许多典章制度，其中也包括文书档案工作的规章制度。苏辙奉命使辽归来后，在《论北边事札子》中向朝廷汇报说：宋朝各种典章案牍，“北界无所不有”。

3．档案保密严格　辽国统治者对文书档案工作十分重视，对于自己的档案要求保密，规定无论是文书档案、国人著述，只准在境内流行，如有传于境外者处以极刑。“契丹书禁甚严，传入中国者法皆死”^②“辽制，书禁甚严，凡国人著述，惟听刊于境内，有传于临境者，罪至死。”梁章钜《退庵日记》卷16说：“盖国之虚实，不以示敌，用意至深。”这是辽国档案工作的显著特点之一。

辽国档案工作只是初具规模，档案管理制度不够完善，形成的档案数量较少，再加上金灭辽时，没有能很好的收集保存辽代的文书档案，致使散佚很多。

完颜阿骨打于1115年建立金国，1125年灭辽，统一北方，以秦岭、淮河一线为界，长期与宋王朝对峙。1234年，金国被蒙古与南宋联军所灭，存在120年。(www.daowen.com)

金自完颜阿骨打建国至海陵王正隆元年（1156年），官制发生了三次重大变化，每一次官制的变革都不同程度地促进了秘书工作的发展。第一次是阿骨打把部落联盟直接改造为国家机构。这种改造兼容了原部落联盟、孛堇制度和辽北、南面官制以及汉族三省制，形成中央政权勃极烈制度和地方政权行三省制度这样一种“混合型”官职体制。金朝官制的第二次改革是熙宗天会十三年（1135年），废除中央勃极烈制，全面采用汉官制度，在中央设立尚书省、中书省、门下省，三省之下新建或完善了一些机构，设立六部、御史台、都元帅府、大宗正府、宣徽院、国史院、翰林院、殿前司、劝农司、太常寺、秘书省等。第三次改革是海陵王正隆元年（1156年），废中书、门下二省，确立尚书省为皇帝之下唯一最高辅政机构。三省制变为一省制，是中国封建政治制度史上的一次重大改革，直接影响到其后的元乃至明、清。金国的秘书工作，在机构设置、文书档案工作等方面都高于辽代的水平，究其原因，主要有如下几点：

第一，女真族与契丹族社会经验、文化水平不相上下，都处于向封建社会转化的过程中，金灭辽后，不仅吸收了辽代秘书工作的经验（如任用汉士人为秘书官等），还更多地仿照了唐、宋制度，从两个方面吸取经验，其发展速度自然较快。

第二，金的南部边界直达淮河、秦岭，比辽更深入中原地区，更多地接受了中原地区先进的生产方式和文化，有助于秘书工作的发展。

第三，金兵曾攻陷北宋都城汴京（今河南开封市），将宋王朝中央收藏的大量文书档案悉数掠取，这些文书档案为他们提供了宋代成熟的秘书工作经验，对发展他们自己的秘书工作起了促进作用。加上金任用大批汉族士人为秘书官，因而，其秘书工作的水平高于辽代。

（一）金国中央机构的秘书工作

金国立国之初，官制简略，官号也只有女真族原有的一些简单称号。女真族首领乌古迺（1021—1072）时开始设官。官长都称为勃极烈，即管理众人之意。金熙宗时，废置所有原女真族原始官号，仿辽、宋体制，中央政府设尚书省总揽政务，最高长官为尚书令，下有左右丞相、左右尚书丞、参政知事、都事等官员。

尚书省下仍分设六部，各部有郎中、员外郎掌本司奏事，受事付事之外，都兼修起居注衔，是各部中的秘书工作负责人。各部中具体从事秘书工作的有主事、架阁库管勾、检法、令史、译史、通事等秘书官吏。各种秘书官吏人数多少视各部事务繁简而定。如户部有主事五员、管勾一员、令史七十二员、通事八员、译史五员等。其中主事一般以进士充任，掌本司内检勾稽失、省署文牍、检校架阁等事。

金国海陵王官制改革以后，秘书工作机构设置、人员配备和工作制度，都迅速成熟完备。

中央秘书工作由尚书省左、右司和翰林院承担。左司设郎中一员，正五品，员外郎一员，正六品，“掌本司奏事，总察吏、户、礼三部受事付事，兼带修起居注官，回避其间记述之事。每月朔朝，则先集是月秩者为簿，名曰阙本，及行止簿、贴黄簿、并官制同进呈，御览毕则受而藏之。”另设“都事二员，正七品，掌本司受事付事，检勾稽失，省署文牍，兼知省内宿直，检校驾阁库等事。”右司设郎中一员，正五品，员外郎一员，正六品，掌本司奏事，总察兵、刑、工三部受事付事，兼带修注官，回避其间记述之事。都事二员，正七品，职掌同于左司之都事。

翰林学士院内置翰林学士、翰林学士承旨、侍读学士、侍讲学士、直学士、翰林待制、知制诰、翰林修撰、应奉翰林文字等官员，负责拟制诏命。皇帝与尚书省、枢密院之间设有奏事官，起联络作用。凡皇帝下达命令时都单独召见奏事官，宣授旨意，由奏事官向有关部门传达；凡省院有须奏请皇帝裁决之事，由奏事官入殿上章表题奏，然后予以登记，称“检目”；凡省院官员上殿议事，奏事官有权参与，不得记录，但须默记，议毕后整理成文字，交皇帝复审；省院有事上奏，奏事官也可参与讨论如何拟制奏章。可见，奏事官的职掌兼有内侍与修注之责，是皇帝的亲信秘书官员。

金国设有都元帅府主管全国军事，章宗泰和八年改称枢密院，其中，从事秘书工作的主要有都事、知事、检法、架阁库管勾、令史、译史、通事等官吏。都事和知事是秘书工作负责人，同“掌受事付事、检勾稽失、省署文牍兼知宿直之事”（《金史•百官志》）。

（二）金国地方机构的秘书工作

金国在地方行政中，逐渐形成了一套汉官制度，有长史、行枢密院，地方政权建设的规范化促进了地方行政中秘书工作的成熟。金国地方府、州、县各级官府中普遍设有掌书记、主簿、孔目等秘书官员。熙宗皇统年间，将掌书记、主簿等官统称为“幕职官”，孔目以下统称为“吏”。

金国各级各类官府中除了普遍设有秘书官员之外，另设有名目众多的秘书吏员，除令史、译史、通事、孔目之外，还有书写、都目、吏目、典吏、书吏、抄事、司吏、主文、知印等名称。书写又称史馆从事，是国史院中负责抄写、誊清文牍的人员，须精通大、小契丹文字和汉字，并能互译。都目是官府中管理文书工作日常事务的人员。吏目是官府中处理有关吏员事务与文牍的人员。典吏的职责与吏目相同，但地位略低，可视为吏目的助手。书吏有汉人书吏、女真书吏，多从终场举人中选任，是官府中从事文书工作的吏员之一。抄事是官府中专事抄录文书事目、书写法状的吏员。司吏是地方官府中管理文书案牍及衙门事务的吏员。主文是官府中抄录文书的吏员。贴书是主文的助手，不属于正式编制，每当文书过多，主文忙不过来时聘用之。知印是掌管印章的吏员，多从孔目或司吏中选员兼任。

金国的秘书工作比辽国更为进步，汉化程度更深，体制更健全，机构与人员设置也更完善。除上述机构与人员之外，其他如谏院、登闻鼓院、登闻检院、记注院等机构与所属官员均一应俱全。

金国创设了快速传递官方文书的急递铺制度。据《金史》记载，泰和六年（1206年），金王朝已设有提控急递铺官，掌管急递铺事务。在军事要道上每十里设置一铺，以铺头一人为首，辖铺兵三人。铺兵传递公文时，腰系响铃，乘快马，规定每天须驰行三百里。如为特派专递机要文书，则发给牌符为凭，称为“信牌”。递送皇帝敕书者授予木质朱漆金字牌，递送尚书省六部和元帅府公文者，授予绿油红字牌。急递铺制度大大提高了公文的传递速度，为元以后各朝所沿用，是金国对文书工作的一大贡献。

档案工作方面，金国仿照宋制，中央各部均置档案部门架阁库，设管勾、同管勾各一员，以识女真、契丹、汉字之人充当。有的部还设立勾当官、检法等专职秘书官员，其下还设有令史、译史、通事等吏员秘书数十名（如礼部就有令史十五人，内女真五人，译史二人，通事一人）。各院、台、寺、监的秘书机构和人员配备情况不一，名称也不尽相同，常见的主管秘书工作的官员有都事、经历、管勾、知事、勾当官等名称，其下有令史、译史、通事、经历、照磨等吏员秘书，几人到几十人不等。普遍设立的秘书机构是架阁库，说明金政府对档案工作也十分重视。同时，记注材料的积累与编修等工作也较为规范，各帝实录较为齐备，故金史材料较辽史更丰富。金王朝官府的架阁库中收藏有女真文、契丹文和汉文三种文字的档案，金王朝要求档案管理人员必须通晓两种以上文字，以便及时地为统治者提供档案的利用。