隋代公文种类沿袭汉魏，无所增删。唐代公文种类有所增补，公文在级别等次上有了较为细致的划分。

（1）唐代皇帝专用文书名称有：制、敕、册、令、教、符。《唐六典》载：“凡上所以逮下，其制有六：曰制、敕、册、令、教、符（《六典》注：天子曰制、曰敕、曰册；皇太子曰令；亲王、公主曰教；尚书省下于州，州下于县，县下于乡，皆曰符）。”

宋代对各种文书形式的使用对象、使用范围和使用方法等方面的定型化。如册书、制书、诏书、敕书等前代已不断使用过的文书名称，在宋代均有较为固定的使用范围。而新增设的御札等文书形式更是如此，文书程式化较唐代又有明显进步。

（2）臣下上行皇帝文书的名称：表、状、笺、启、牒、辞。《唐六典》载：“凡下之所以达上，其制亦有六：曰表、状、笺、启、牒、辞（表上于天子、近臣亦为状；笺、启上于皇太子，然与其长者亦为之；非公文所书，九品以上皆曰牒，庶人曰辞）。

宋代各级官员上呈皇帝的文书仍可使用唐代的章、表、议、封事等名称，但使用得较少，多用新增设的奏状、札子、榜子等名称。

（3）唐时官府之间的行文名称有：关、移、刺。《唐六典》载：“诸司自相质问其制有三，曰关、移、刺（关，谓通关其事；刺，谓刺举之；移，谓移其事于他司，移则通判之官皆连署）。”

宋代下级官府向上级官府行文一般用申状、白札子等名称。上级官府向下级官府行文主要使用帖、札子、符、刺、榜等名称。互不统摄的官府之间行文，使用关、咨报、密白、牒等名称。

唐代文书工作中，公文的种类和使用范围有明确的上行、下行、平行的规定和级别等次的划分。但是在具体使用中，政事堂有专门的文种堂帖，可以直接以之号令百官、四方。唐代学士杨钜所撰《翰林学士院旧规》说皇帝的下行文中也有“德音”“批答”“诏”“诰”等。官僚的上行文中还有“奏”“疏”“议”等。

唐宋时公文的种类和适用范围都有所增加，保证公文发挥作用的制度也日渐严格。公文本身的性质，决定了它的撰写、体式、阅读范围都有一套严格的制度予以规范。唐宋时期重要的文书工作制度有：

（1）“四禁”制度：《旧唐书职官志》记录不准泄密，不准延误，不准违反遗失，不准遗忘误事。要求中书舍人遵守的职业规范。内容是文件工作必须做到保密，及时，不发生差错，不遗忘误事。

（2）用纸制度：凡皇室文书一律用黄纸，其他官吏不准用；皇室的重要文书用黄麻纸，一般文书用黄藤纸等。此外，唐代文书用纸的幅面规格也趋于整齐划一。

（3）公文折叠制度：唐朝公文制作完毕，按一定尺寸大小，折叠起来，是对卷轴制度的改进。

（4）公文装封，编号制度：公文需装入一定的封套，实封，加印，编号后才能发出，宋朝时这一制度发展为实封制度。

（5）贴黄制度：凡拟制敕书时，有写错或谬误处，一律帖上黄纸，在黄纸上改正，这是唐朝首创的公文纠错制度。

（6）公文拟制和誊录制度：各级各类公文由专人拟制，同类公文有统一的格式。宋朝时公文誊录制度更严。

（7）公文签名判署制度：唐宋时，公文拟毕，必须由主官签名，以示负责。

（8）一文一事制度：在同一件文书中只能表述一件事，不同的事由不能混为一文。产生于魏晋，唐宋时得以巩固。

（9）公文移交制度：各级官府的公文需定期移交。

除此之外，宋朝还新创了一些制度：

（1）引黄制度：即将章，奏，表等文书的内容特点，时间，所要到达的道和里写于文字封面或文首。

（2）公文抬头避讳制度：始于秦，宋朝时期发展很大，给文书工作带来了一定的影响。

（3）公文格式：对表，状，奏等公文规定了统一格式，有了一定的程式要求。

（4）军邮制度：以军士代替百姓为递夫，后又转置递卒，尤其禀给，成为定制，建立起军邮局。

（5）保密制度：宋朝在辽，金，元的威胁下尤其注重保密工作，此外，宋朝中央的文书工作还有一些规则，包括批答，内批，进草，录白，录黄，画黄等。宋代毕升发明了活字印刷，印刷技术的普及，给文化传播带来了极大好处，也给文书保密带来了新的难度。宋代朝廷强化了保密制度，《庆元条法事类》等史籍中详细记载了这些制度。

唐代文书工作走向成熟的另一标志是制订了全面而具体的法律条文，使文书工作走上了法制化的轨道。这一点，可以从《唐六典》《唐会要》《唐律》等史书中看得非常清楚。历朝历代均有文书工作律令，而以唐代最为严密典型。

《宋刑法》是宋朝的第一部法律，颁布于北宋初期。虽然不是专门的档案法规，但“其中制书稽缓错识、驿使稽程、公事稽程及误署、盗大祀神御物、伪造宝印符节、弃毁大祀神御物及私发官文书印封等门条都不同程度地涉及文书和档案的立法。”(www.daowen.com)

《宋刑法》规定的档案法律规章继承了唐代的制度。

南宋时期出台的《庆元条法事类》是一部更为系统、规范的综合性法典。不同于《宋刑法》的是，它把档案法作为独立的法律条文与民法、刑法、政法同样处于重要地位，这在我国是史无前例的，说明在宋代档案的法制建设受到了空前的重视。

唐代档案工作制度与其他领域内的情况一样，档案工作也趋向成熟。其主要标志是：

（1）归档制度：档案工作开始与文书工作分离，凡文书办理完毕，交勾司加盖印章，并在指定位置注明年月日，交档案库。唐代设立了专门的档案库，专事收集、整理、保管官吏人事档案及其他档案。《唐六典•尚书都省》记录了归档时间，“凡施行公文应印者，监印之官考其事目无差谬，然后印之，必书于历，每月终纳诸库”。其他京城各部门年档案须在每年四月一日前将上一年的档案移交尚书都省；各地方官府档案则在六月一日前上呈档案。

（2）一案一卷制度：即将一件事由公文立为一卷存档，称为案卷。形成了一事一卷的制度。

（3）复制多份副本制度：复制多份副本存档，官甲需复制三份，分布于三处甲库。

（4）鉴定制度：每三年对档案作一次鉴定，剔除不需长期保留者。

（5）检查，修整制度：定期修整档案，对档案要经常检查，如发现有错，损，应及时修整。

（6）查阅制度：主要体现在官员铨选过程中对官甲材料的查阅。至于档案的保密，对失职的处罚条律，类似于文书工作的律令。

宋代的档案工作制度比唐朝有进一步发展，档案工作与文书工作实现了全面分离，档案工作基本上形成了与文书工作相对应的自上而下的工作体系；同时档案工作步入了程序化、制度化的轨道，档案工作的每一个环节都制订了相应的工作制度。主要表现为：

（1）档案的集中：宋代规定，凡中央政府的档案和地方路，州，军，府，监，县的各种册籍，都得按期逐级上级。这一制度有助于统治阶级对地方的控制和了解。

（2）“一案一卷制度”的发展：凡在文书登记和立卷时，需区别新案和旧案。

（3）档案的整理：对有关档案需分门编录成册，按收受时间顺序粘连起来，粘连处加盖骑章，注意年月，页数，封题，事目。

（4）档案的保管：要日晒，重要档案别有一籍，收存于专门的库房。

（5）档案的鉴定、销毁：对文书档案的鉴定、保管期限和销毁有了较为严格的规定，形成了较为完善的工作制度。

（6）档案的查阅：宋代对查阅档案有更严格的规定。一般情况下，查阅档案须有有关官员监视出入，如需借阅，须由监视官员办理手续、限定归还日期；归还时，也要办理有关手续。至于机密档案，一般官吏不得借阅，只有职事官方可借用。宋代的档案保密制度类同于文书保密制度，若违章，其处罚条例也很严。

宋代档案的集中，整理，保管，鉴定，销毁，保密等程序已系统化，被沿用至今，成为现代档案工作的基础，这是宋代档案工作比唐朝进一步成熟的表现。

思考与练习

1．为什么说唐宋时期是我国古代秘书工作的成熟时期？

2．唐、宋时期中央信访机构有何不同？

3．唐代选拔秘书官吏的主要途径有哪些？

4．简述唐代秘书官吏考核制度的主要内容。

5．简述唐三省各自承担的秘书职能。

6．宋代进奏院的职掌有哪些？

7．简述宋代信访机构的特色。