魏晋南北朝的官制由秦汉的“三公九卿制”逐步向“三省六部制”过渡，秘书机构也因此随之变迁。整个魏晋南北朝中央秘书机构的演变，从宋元时期的马端临所著《文献通考》引司马光的话可见一斑：“西汉以丞相总百官，而九卿分治天下之事。光武中兴，身亲庶务，事归台阁，尚书始重，而西汉公卿稍以失职。及魏武佐汉，初建魏国，置秘书令，典尚书奏事。文帝受禅，改秘书为中书，有令有监而不废尚书，然中书亲近，而尚书疏外矣。东晋以来，天子以侍中常在左右，多与之议政事，不专任中书；于是又有门下，而中书权始分矣。降至南北朝大体皆循此例。”这段提纲挈领式的文字对我们认识这个动乱年代的秘书工作极富启发意义。

东汉末年，曹操挟天子以令诸侯，在北方豪强的兼并战争中，取得了政治上的主动权，军事上也节节胜利，他的统一大业在赤壁之战中遭受严重挫折，但并未影响他在朝廷中的地位。他是东汉王朝事实上的主宰者。在秘书工作方面，曹操设私府以代替朝廷权力机构，为自己扩充势力，也为曹丕代汉创造了条件。曹操为魏王，为扩大自己的势力，设秘书令以“典尚书奏事，并掌图书秘记之事。”下隶秘书左丞和秘书右丞，负责收发、处理奏章、拟制诏令、传发教谕等，取代朝廷的尚书而成为握有实权的中央秘书。这种做法实际上导致了秘书令取代尚书的职权，使秘书令不但掌管了“图书秘记之事”，还掌管了草拟奏章，发布政令之事。而这后一项职权，是以往任何曾被冠以“秘书”称谓的官员所没有的，因而可以说，曹操所设的秘书令，是我国历史上第一次出现与现代“秘书”一词含义基本相同的古代秘书官职。

曹丕以中书省取代尚书台成为核心秘书机构，而将尚书台改为执行机构，起执行作用。仍以尚书令为主官，左、右仆射为副手，仆射下设25名尚书郎，有殿中、吏部、驾部、金部等名目，负责处理文书事务，是尚书台中的主要秘书人员。魏晋时期沿袭汉代习惯，对尚书郎的任用非常严格。如果尚书郎出缺，须选5名能处理文案事务的孝廉来进行考试，以其中的第一名补缺。被录取者年龄须在50岁以下，既要文笔流畅，又能谨慎办事，要求相当高。

（一）尚书省

秦及汉初，尚书是少府的属官，是在皇帝身边任事的小臣，与尚冠、尚衣、尚食、尚浴、尚席合称六尚，因其在殿中主管收发（或启发）文书并保管图籍，故称尚书。从汉武帝开始，尚书和尚书台地位日渐重要。到东汉，尚书可以说是实际的政治权力中心。

曹丕废汉建魏，在中央政府机构的设置上，基本沿袭了东汉的体制。以三公为位高尊荣而并不执掌行政之权的荣誉性职务，而以尚书台作为政府政务中心和辅助皇帝决策的核心秘书机构。随着加强中央集权的需要，尚书台担负的政务日益繁重，原属九卿处理的大量事务也转归尚书台，尚书台原有的仆射和不多的曹属机构难以胜任。因此，尚书台的下属机构和人员编制进一步扩充。在尚书令及其副贰尚书仆射之下，分别设立了尚书左、右丞，以及吏部尚书、左民尚书、客曹尚书、五兵尚书、度支尚书等机构和相应的官员，分别处理中央政府日常的行政事务，并辅助皇帝进行决策。这样原属“九卿”少府的尚书台，最终从少府中分离出来，成为中央执行政务的行政机关。

尚书台（南朝梁改称尚书省）从皇宫内廷独立出来，由内廷的机要文书机构变为外廷的行政机构以后，皇帝需要新的秘书班子为其从事收发文书、起草和传达诏令的工作，于是在曹丕废汉建魏后，立即以其府中的幕僚组成新王朝的中央秘书机构，改秘书令为中书令，任命长期为他们父子掌机要的秘书左丞刘放为中书监，秘书右丞孙资为中书令。因为刘、孙两人资历不相上下，所以除设中书令外，又增设中书监一职，监略高于令，使两人同掌机要，相互监督，便于驾驭，首开亲信幕僚转化为朝廷秘书首脑的先例。

（二）中书省

魏初曹丕建立的官署称作中书省，负责起草诏书，掌管掌奏，记录朝廷大事，参与政务。中书令相当于皇帝的机要秘书长。《晋书•百官志》“置中书令，典尚书奏事，而秘书令改为监”。将朝廷秘书机构的约奏，出令之事，改由中书令掌管，秘书令改名为秘书监，并恢复桓帝时秘书监只掌管图书典籍的职能。中书令和中书监因为时常位居皇帝左右，地在枢机，多受宠信，当时称中书省为凤凰池。南北朝时，中书令、中书监多以有名望的士人充任，能任此职者常视为殊荣。《晋书•荀勖传》中记载：中书监荀勖荣升尚书令，别人祝贺他，他却酸溜溜地表示：“夺我凤凰池，诸君贺我耶？”

由于曹操是汉朝丞相，曹丕称帝后遂不设丞相职，三公是无实权的荣誉性职位，所以，中书省从诞生之日起，就有着发展成为实际上的丞相府的可能性。《文献通考》说中书省初设时的基本职责是“掌赞诏命，记会时事，典作文书”。随着形势的发展，它所执掌的工作范围逐渐扩大，至西晋时规模已相当庞大。

（三）门下省

以中书监、中书令和中书舍人为代表的中书省的权力不断膨胀，引起了统治者的警惕。西晋时，皇帝将自东汉起就设于内廷的侍中寺改称门下省，以侍中为长官，达到分散中书省行政权力的目的。其职责是在皇帝左右议论大政、出纳帝命、办理交付事项，侍从顾问。宋文帝刘义隆是一个较有作为的皇帝，他对东晋权臣乱政的教训认识很深，对中书省专权有所戒备，遂令侍中参与政务，掌上书奏事，并直侍皇帝左右，掌管殿内门下众事，甚至可以过问朝廷中的一些事务，使中书省的权力部分转移到了门下省的手里。清人汪士铎《南北史补志未刊稿•职官志》曰：“典枢密，率在中书、门下、侍中、录尚书及仆射而已。”北魏“尤重门下官，多以侍中辅政，则侍中为枢密之任”。

门下省的主官为侍中，共4人，共同执掌政务机要，其主要职能是制定朝廷禁令仪制，参与军政大事决策，负责诏令敕令传达，纠察弹劾百官公卿。主要的秘书官员有给事黄门郎、散骑常侍、给事中、散骑侍郎、员外散骑郎等，具体负责门下省的各种行政事务和秘书业务。侍中、给事中，原为皇帝身边的近侍之臣，职低而位卑，易于调遣和指挥，但他们经常随侍皇帝左右，大多是受皇帝宠爱并信赖和依靠的心腹之臣。因此他们得以参与国家政务决策，掌管皇帝机密文书，使得门下省成为继中书省之后，与中书省并行的又一秘书机构。

刘宋时，在设门下省、集书省（又名散骑省，掌规谏、评议、驳正等事，隋时并入门下省）的同时，也将尚书台改称尚书省。至此，对中国封建社会历代王朝的政治产生巨大影响的三省制初步形成，三公九卿之制逐渐被三省六部制所取代。

三省的分工，门下省属审议机关，尚书省是行政执行机关，中书省是典型的中央政府的秘书机关。三省之间的关系是“中书出令，门下审议，尚书执行”。“中书出令”主要是说中书省根据皇帝的旨意起草的政令要经过门下省审议，最后由皇帝亲自批准，才能成为国家的法令，然后交尚书省执行。中书省设于宫中，接近皇帝，起草政令对国家大政有重大影响，其长官中书令实际上掌有相当大的实权，但中书省的机构性质则仍然是秘书机构。

中书省主官初为中书监和中书令两职，除主官中书令和中书监以外，中书省的主要秘书人员还有：

黄门郎——中书省设黄门郎若干人，负责收受、拆封、初阅各方奏章，签名后交给通事郎处理，类似机要秘书。

通事郎——设通事郎为中书监、中书令的副手，具体负责诏令的起草工作，同时负责审读黄门郎转来的奏章，署名后或呈中书监、中书令，或直接呈送皇帝，相当于办公室主任。西晋时改通事郎为中书侍郎，定员额为4人。

中书舍人——西晋改通事郎为中书侍郎之后，又设舍人、通事为其助手，后将两职合二为一，称通事舍人或中书通事舍人。东晋、宋、齐沿置，至梁朝时除去“通事”二字，直称中书舍人。《文献通考》记载：规定每一中书侍郎配中书舍人一名，“专掌诏诰侍从，署政宣旨劳问，授纳诉讼，敷奏文表，分判省事。”中书舍人是作为起草诏书的专门官员设置的。(www.daowen.com)

中书舍人为中书省内最主要的秘书官，南朝梁陈时设中书舍人5人，唐代定额为6人，《旧唐书•职官志》有“掌侍进奉，参议表章、凡诏旨制敕、玺书册命，皆起草进画，既下，则署行”，《新唐书•百官志》则曰：“凡百司奏议考课，皆预裁焉”，《职官分纪》记录“天下政务，莫不关决”。可见中书舍人虽然官位不高（正五品上），但专掌诏书拟制，参与机密，实际上是皇帝的高级秘书。

主书、书吏和书助——主书是中书舍人的助手，负责保管文书，以备查询，并抄写诏敕以备存档。主书虽然品秩不高，但职掌很重要，尤其是作为中书舍人的助手而备显荣耀。书吏是最基层的秘书人员，负责文书的抄录与誊写，员额众多。书助是临时性工作人员，遇有重要文书事务，书吏忙不过来，须另择人员，协助书吏抄录、誊写文书，这类人员称书助。

中书省内还设有通事舍人（负责皇宫礼仪）、起居舍人（负责记录皇帝起居言行）等中低级的秘书职务。

门下省的主官为侍中，其职责为出纳帝命，议论朝政，过问朝廷大小事务，其职掌有一部分属于秘书工作，但门下省主要职责是审议，因此总体上看不能算秘书机构，其主官侍中也不是朝廷的主要秘书官。宋文帝刘义隆是一个较有作为的皇帝，他对东晋权臣乱政的教训认识很深，对中书省专权有所戒备，遂令侍中参与政务，掌上书奏事，并直侍皇帝左右，掌管殿内门下众事，甚至可以过问朝廷中的一些事务，使中书省的权力部分转移到了门下省的手里。在门下省内的主要秘书官职是给事中，其主要职掌是驳正臣下有违误的章奏；其次是起居郎，他与中书省的起居舍人一起负责记录皇帝的言行；另有符宝郎掌管皇帝的玉玺。

尚书省设有直属的办事机构——都省，是尚书省的“办公厅”。尚书省下分六部办公，各部设有“都事”一职，负责收发文书等秘书工作，是真正的秘书官。尚书省设立了分掌民政、财政、军政的曹属机构，进一步扩大了自己的行政职能范围，即尚书令、尚书左右仆射及五曹尚书，总揽了中央行政事务管理和执行大权。在五曹尚书之下，负责某一方面行政事务的官吏尚书郎扩充到25个：如殿中郎掌奏章表疏；吏部郎负责官员选拔稽核；金部郎掌国库财政支出；度支郎掌国家的军队所需开支的预算分配；农部郎掌屯田及农事等。二十五郎的分设和职能的划分，使得尚书台更注重于行政事务的管理和执行，重外而轻内，其原来具有的掌国政参谋，军政决策的秘书工作职能逐渐转为国务管理和执行。

魏晋南北朝的地方官制主要是州、郡、县三级制中均有其自身的秘书机构和岗位，地方官府秘书人员的构成，大致可以分为两类：一类是长史、治中从事、主簿、参军、记室令史等秘书工作领导者，另一类是书吏、书佐等秘书工作的具体执行者。

长史——自战国时秦国设长史之后，长史一直设而不废，只是在不同时期有不同的职掌，所掌权力也大小不等，但总体上仍是三公、王、州牧和边郡太守等高级官府中类似军事参谋长的总管，是主官的辅佐。从秘书工作角度而言，长史只是以高级官员身份领导秘书工作，而不具体承担秘书事务。

治中从事——治中从事意即居中治事，魏晋南北朝沿袭汉制，在州府中置此职，定员1人。《通典》卷三十二记载其职掌为“主众曹文书”，这是州府中的秘书长。

主簿——主簿之职源于汉，到了魏晋南北朝，州府中的主簿置员1人，其职掌为“录门下众事，省署文书”，实际上其权力很大，是州官府中的重要幕僚，是实际上的秘书首脑。主簿在郡、县两级政府中也设此职。其秘书职能也如此。

记室令史——魏晋南北朝时的三公、州、郡府中，都置有记室这样一个秘书机构。这是地方政府中的秘书科。记室由记室令史、记室省事令、阁下记室令、记室督等名称的秘书人员组成，从事地方政府中的秘书工作。

录事参军——录事参军是晋时设立的一个秘书官职，本不是州郡官职，而是公府官。主要职掌力“总录众曹文簿，举弹善恶”，类似于郡府秘书长。

咨议参军——专为官长出谋划策，为其决策提供参谋、咨询的秘书人员。

记室参军——专掌地方官府中文书事务的秘书。

西曹书佐——西曹书佐是晋时名，即前朝的“功曹书佐”，是治中从事属下的一个秘书岗位，其任务是协助治中从事的工作并“兼录众事”。

部郡国从事——魏晋时，每郡、国各置1人，其主要任务是“主督促文书举非法”，从其职能上看，当也属秘书岗位。

典郡书佐——魏晋时，每部、回各置1人，其主要任务是“主—郡文书”典郡书佐一职，由郡吏补选，任期满一年即更换。

地方政府中，除了上述秘书机构与岗位，还有沿袭旧制兼管秘书工作的郡丞、县丞，还有主记室、功曹史、记事史、五官掾、文学掾等秘书岗位，且大多具有一定的数量规模。据《晋书•职宫志》记载：两晋州府中常置内吏8人，郡府置内吏10人，县衙置内吏12人，这些人大多从事日常事务工作和文书办理工作，也属秘书人员。

魏晋南北朝时期，从中央到地方，秘书机构和秘书岗位不断拓展，职能不断地变化，秘书官员的实权却不断被削弱。这一方面标明魏晋南北朝秘书机构与岗位设置的不合理，另一方面也体现出秘书的身份从官员到职员的缓慢变迁趋势。