秦朝对文字和书写工具的改进，使文书的制作有了长足的进步。字体改进主要有程邈所创的隶书，简约易书，遂逐渐成为通用字体，并奠定了汉字发展的基础。《史记•秦始皇本纪》云：“一法度衡石丈尺。车同轨，书同文。”这项伟大的改革举措，对文化的推广、普及与进步具有重要意义，而首先受益的则是文书。人们喜欢把秦汉时期称为文书工作的确立期。因为这一时期的文书形式、文书种类得到了长足的发展；文书机构与文书人员设置较为完备；文书体式非常严格。具体表现如下：

（一）文书形式

秦朝文书形式主要以简牍文书为主，缣帛文书为辅，到汉代出现了纸质文书。铁质文书是皇帝命人将封赏勋臣宿将的记录镌刻在铁片上形成的文书。因为它既郑重珍贵重，又便于保存，因此为后代所沿用。

（二）文书种类

秦汉文书种类已经比较完备，主要有以下一些：

1．下行文　皇命文书。

制书：皇帝颁布重大制度时的命令性文书。

诏书：皇帝颁布或依照皇帝指示发布的一般性命令、训示、对臣下的答复。

策书：皇帝册封、任免诸侯王、三公等人的王命文书。

戒书：敕，敕戒，汉皇帝教训百官公卿所用的警示性文书。

各级政府发文——告、令、教、敕（后来为皇帝专用）、露布、合檄。

2．上行文　“上书”区分为三种：一称“奏”，二称“议”，三称“表”。

奏：后世或称上疏，或称上奏。刘勰《文心雕龙•奏启》云：“陈政事，献典仪，上急变，劾愆谬，总谓之奏。奏者，进也，言敷于下，情进于上也。秦始之奏，而法家少文。观王绾之奏勋德，辞质而义近；李斯之奏骊山，事略而意径……夫奏之为笔，因以明允笃诚为本，辨析疏通为本。强志是以成务，博见足以穷理，酌古御今，治繁总要，此其体也。”奏在秦朝是臣下上书的主要名称，用途十分广泛。

议：议是臣下评议政事的上书，其历史非常悠久。刘勰《文心雕龙议对》说：“周爰咨谋，是谓之议。议之言宜。审事宜也。《易》之《节卦》：‘君子以制度数议德行。’《周书》曰：‘议事以制，政乃弗迷。’议贵节制，经典之体也。昔管仲称轩辕有明台之议，则其来远矣。”议以合乎礼节制度为贵，目的在于使决策尽可能正确，使行动尽可能既合君心，又顺民情。《文心雕龙议对》中刘勰说：“夫动先拟议，明用稽疑，所以敬慎群务，驰张治术。故其大体所资，必抠细经典；采故实于前代，观通变于当今；理不谬摇其枝，字不妄舒其藻。”“文以辩诘为能，不以繁缛为巧；事以明核为美，不以深隐为奇。”议作为文体，盛于汉。秦朝的议文今已不见，但秦有议当无可疑。

表：表是大臣向皇帝表明心迹、辩白实情、陈述政事时所用的文书名称。正如刘勰所说：“表以陈情”。后时常以章表联称。表在汉以后用得很多，秦时表文今不可见，但已有了这种名称。李斯是当时秦朝最杰出的文书作者，其中诏书《焚书令》，石刻文书《泰山》《碣石》，奏书《谏逐客书》都非常有名。《文章缘起》云：“下言于上曰表。表，明也。标著事绪，明告乎上也。”

3．平行文　檄移、品约等。移：官府之间或官员之间的往来文书，用以沟通情况，协商问题，是秦，汉两代最常见的平行类公文。

到了汉朝，文书种类又有新的发展，出现了“封事”等保密性文书、“露布”（露板，露版）等公告类文书。“露布”类似于今天的告示。

（三）文书工作制度

我国西周时，公文制作已经具备一定的程序，但公文格式还不固定。到了秦朝，公文的体式已是非常严格，基本具备了现代公文的体式要素，只是顺序有所不同罢了。汉朝的文书处理已经建立了较为完善、规范的工作制度，特别是文书处理的程度化已基本形成。居延汉简中有一枚四面木牍文书，完整地记录了皇帝下行诏书处理的全过程：

木牍的第一面抄录了皇帝诏书的全文，内容是匈奴有侵犯边境的迹象，命令各边郡实行戒严和坚壁清野，积极做好各项防范准备工作。文末是负责收受和抄录这份诏书的张掖郡太守府中的秘书人员掾史延年和书佐光口的签名。由此可知诏书是首先下发至郡府的。

木牍第二面，是张掖郡太守督令负责军事的郡都尉落实诏书中的圣旨，整顿兵马、加强巡逻方面的记录。

木牍第三面，是都尉给郡属各县县令的指示，要求他们落实各项备战工作。

木牍第四面，是居延县令接到上面各级指示后给各侯官、长的具体安排。

由此，皇帝下达的诏书就一级一级地传达下来，直到最基层，得到了较好的贯彻落实。如此严密的处理程序，不完全是因为它是皇帝的命令使之然，官府的下行文书也是如此。

秦汉文书工作制度具有如下特点：

抬头制度：为了突出皇帝至尊的地位，公文写作者在行文时凡遇到皇帝字样，必须换行顶格书写，这叫抬头或抬写，到汉代，发展更甚，从这里也可以看出君权制度发展的加剧。

避讳制度：避讳制度是指文书中涉及皇帝名字以及与皇帝名字读音相同或相近的字时，必须换用其他字来代替。到了汉代，更是变本加厉，除了公文中不能使用皇帝名字的字样外，其他场合也禁止使用。汉武帝刘彻时，为避其名讳，在公文中将大臣蒯彻改为蒯通，《汉书》卷12《平帝纪》记载汉平帝时还曾专门下诏：“皇帝之名，通于器物，令更名，合于古制，使太师光奉太庙告祠庙。”汉平帝本名刘箕子，从此改名刘衍以防民间使用。(www.daowen.com)

用印制度：秦朝统一中国后，规定皇帝的专用印章称“玺”，百官之印统称为“印”。秦朝对印章管理很严格：对未加盖印玺或者加盖假印的文书，称为“伪书”；对丢失印章者、私刻印章者或盗用印章者，朝廷会对其依法严格论处。汉承秦制，下发和上报的各种公文都加盖印章，重要的公文还要缄口封底便于保密。

校勘制度：秦朝时对初步拟定的公文实施校勘，并且还要做校勘记录。秦朝时在上行公文写作中出现词语使用不当或错误，哪怕只有一处，都可能受到严重处罚，甚至丢掉乌纱帽。对公文的校勘不仅保证了公文的质量，也使公文具有很高的权威性和可操作性，这项制度成为历代秘书工作中重要的内容之一而代代相传。

传递制度：秦始皇统一中国后，疆域面积扩大，为提高公文的运行效率，秦始皇推行了书同文、车同轨的政策，以咸阳为中心，开辟了四通八达的陆路与水路交通。在陆路交通线上，设置了隔五里的“邮”、隔十里的“亭”、隔三十里的“驿”，各县衙设“传舍”，供粮宿、快马，这些措施很好地保障了公文的传递速度。这种做法被汉代统治者继承下来，并加以完善和发展，成为新的交通工具和文传工具诞生前最普遍、最基本的公文传递办法，也由此逐步发展起了中国古代的邮政通信事业。

秦汉时期的文书在拟制、校对、用印、传送等环节都制定了严格的程序，文书制度基本得到了确立。

（一）秦始皇“焚书坑儒”与萧何“藏秦律令图书”

秦汉时期的统治者非常重视档案工作。秦始皇统一全国后，由于六国的档案大量流失民间，它们记录了秦朝对六国的攻击掠夺，充满讥讽和谴责，保留了六国的典章制度，使人民在秦朝暴政统治下对故国充满怀念之情，威胁到秦朝的统治。公元前213年，秦始皇大宴群臣，博士齐人淳于越倡议，主张学古法，分封皇子功臣为诸侯，一些六国的旧贵族也不甘心受制于人而谋求复国自立。丞相李斯强烈反对，斥责儒生不师今而学古，各尊私学，诽谤朝政，惑乱民心，建议禁私学，除了史官收藏的秦国史记以外，别国史记一概烧毁；除了博士所藏图书之外，私人所藏儒家经典和诸子书一概送官府烧毁。于是，秦始皇下令“烧灭经书，涤除旧典”，规定除秦国的档案和六国的医药、卜筮、植树等书籍外，原六国的典籍、档案等一律送官府烧毁，并且对违抗者和以古非今者诛灭九族，使六国档案遭到了毁灭性的破坏。

秦始皇统一天下后，开始追求长生不老，这也给了一些投机取巧的术士以可乘之机。秦始皇派燕人卢生、齐人徐市率领童男女数千人，入海求仙人，后又命韩终、侯公、石生求仙人不死之药，都未能成功。《史记•秦始皇本纪》记载，公元前212年，一些方士求神仙不得，怕秦始皇怪罪而逃走。秦始皇听到有人私逃并且还诽谤皇帝，大怒，指责方士“韩众等去不报，徐市等费以巨万计，终不得药，徒奸利以相告日闻。卢生等吾尊赐之甚厚，今乃诽谤我，以重吾不德也。诸生在咸阳者，吾使人廉问，或为妖言以乱黔首。”“于是使御史悉案问诸生，诸生转相告引，乃自除犯禁者四百六十余人，皆坑之咸阳。”并告知天下，以惩戒后。这就是历史上所谓的“坑儒”事件。

秦朝在大量焚毁六国档案及民间诗书的同时，对秦国多年形成的历史档案，则专建库府，专设官员予以收藏和保管，使其为王朝统一和巩固服务，设置专门存放档案典籍的书府（藏府），设专门的官员对档案库府进行管理。在档案库府的安全保卫方面订立一系列的规章制度，如防火办法、巡守制度及定期检查制度等，使大量档案得以完整保存下来。

《史记•萧相国世家》记录，刘邦攻破咸阳灭掉秦朝后，萧何非常重视文书档案在今后诸侯争霸中的作用。“诸将皆争走金帛财物之府分之，何独先入收秦丞相御史律令图书藏之。沛公为汉王，以何为丞相。项王与诸侯屠烧咸阳而去。汉王所以具知天下鰈塞，户口多少，彊弱之处，民所疾苦者，以何具得秦图书也。”在随后的楚汉战争中，刘邦、萧何正是从这些档案中，对天下地理、人口、物产、民风等了如指掌，据此制定策略、征收兵员、筹集粮草，成为击败项羽、建立汉王朝的一个重要原因。萧何收集的这些档案，不仅帮助刘邦在楚汉战争中取得胜利，而且对刚刚建立起来的汉王朝立足脚跟起了很大作用。汉王朝通过参考利用这些档案，建立起了律法、礼仪、军法等根本性的治国制度。

秦始皇和萧何对待文书档案的不同态度从正反两方面说明了当时档案工作的确立和历史意义。

（二）司马迁与《史记》

历代统治者不仅重视档案的收集，也重视档案的利用。汉朝不仅重视档案的收集与贮藏，也十分重视档案的管理与利用，先后设置太史令、御史中丞、兰台令史、秘书监、秘书郎等官员从事档案管理工作。尤其是东汉桓帝所设的秘书监，是专门为皇室管理秘籍档案的官员。相当于国家档案馆的馆长。在加强收集、贮藏、管理档案的同时，汉朝表现出了较有创造性地利用档案的特点。刘邦与萧何在创立汉王朝历程中对秦朝档案卓有成效的利用，对汉朝官员和学者影响深远。汉朝档案的利用，主要表现为被用来修史，司马迁著《史记》、班固撰《汉书》、学者集体修《东观汉记》等都十分清楚地表明了这一点。尤其重要的是，汉代多以学者充任档案的管理者，使他们能有充分的便利条件利用官方档案修撰史书、整理典籍、研究学术，对中华文明的进步起到了巨大的促进作用。其中档案利用最杰出的成果是被人们称颂为“史家之绝唱、无韵之离骚”的《史记》。司马迁当时担任太史令这一官职，负责保管皇宫中的档案。他大量阅读了《尚书》《左传》《春秋》《国语》等历史书籍、历朝各种官方文书档案以及各种私藏档案。《史记》内容广博丰厚，历朝的典章制度、政治、经济、军事、天文、地理、历法、音乐、水利、人物、民情风俗等，无不收纳在笔底，成为中国历史上官方史书的开山之作，把档案的利用推向了崭新高度，由此形成了官方修史的传统。

东汉中叶，官方还专门组织学者利用其中丰富的档案资料修成了《东观汉记》这本当朝史。

（三）石渠阁、兰台、东观

秦汉时期，档案逐渐增多，加之统治者重视档案工作，于是建造了一批专门库房，用以保存档案，刘歆《七略》云：“外则有太常、太史、博士之藏，内则有延阁、广内、秘室之府。”其中最为著名的有石渠阁、兰台和东观。

石渠阁，建于公元前200年，位于宫廷内。此建筑由萧何亲自督造，为防止档案受潮，建造时将库房地基的石块凿磨成渠，用以引水，故而得名。刚造起来时，石渠阁专门用来存放从咸阳收集来的秦朝档案，直到成帝时才将西汉王朝的档案存放其中。

兰台，修筑于宫内御史府，汉代收藏舆图、律令、章奏等重要档案之处，由御史中丞负责掌管，后世因称御史台为“兰台”。东汉时班固曾为“兰台令史”，受诏撰史，故后世亦称史官为兰台。

“兰台”一词现已成为用来泛指档案保管机构和档案工作的代名词，档案工作者也就被称为“兰台人”。档案新闻叫兰台动态，档案领域有本杂志叫《兰台世界》。

东观，建于东汉时期，在洛阳南宫，用于收藏诏书、奏章和典籍，设有秘书郎负责典籍的整理工作。但自东汉章和之后，东观超越其他台阁，成为东汉最重要的官府藏书机构。东观集藏书、校正、著书、育人等功能于一身，对巩固东汉的统治，促进文化交流，保存古代典籍发挥了重要的作用。

思考与练习

1．丞相府与尚书台属于什么机构？各有什么特点？从丞相府到尚书台说明了中国古代秘书工作的什么基本规律？

2．从中央到地方，秦汉时期的秘书官有哪些名谓？各种秘书官有着哪些相应的职责及任职条件？

3．说说秦汉时期的文书工作制度与之前有哪些不一样？

4．司马迁是汉朝的太史令，太史令属于什么职官？具体职责有哪些？从他撰写《史记》的过程中我们可以看出汉朝利用档案有什么特点？

5．说说石渠阁、兰台、东观的含义。