约在公元前1600年，汤灭夏，建立商朝，定都亳。商汤立国后，吸取夏朝灭亡的深刻教训，废除了夏桀时残酷压迫人民的暴政，采用了“宽以治民”的政策，使商朝内部的矛盾比较缓和，政治局面趋于稳定，国力也日益强盛起来。他对四周的许多国家进行了征伐，取得了一系列胜利。所以《孟子•滕文公下》记载：汤“十一征而无敌于天下。”《诗•商颂•殷武》也有“昔有成汤，自彼氐羌，莫敢不来享，莫敢不来王”的记载，反映了商王朝在汤的统治下，已经成为强盛的国家。商是中国用文字传下来的历史的开始，从汤到纣凡十七代三十五王。商朝的生产力水平极大提高，已经是一个成熟的奴隶制国家。商朝的秘书工作有长足的进步。

商朝建立了机构庞大的中央政府，政府中设有各负其责的各种官员，官职名称多达40余种，官位240人，较夏朝增加了一倍。这些官职大约可分为四类：政务官、武官、史官和事务官。其中的史官主要从事秘书工作。

商朝末年出现了专门的工作机构——太史寮。太史寮可以视为我国历史上最早的秘书机构。太史寮的长官为太史。其下有分工各异的左史、右史、小史等，各负责一方面的秘书工作。太史寮主要负责对各级史官和政府的政务工作进行协调，掌管商王发布的命令和对各级官吏及封国外服官的册命，组织国家重大的祭祀和庆典活动，并对商王言行、国之大事、天象变异进行记载。这是最早的专门化的国家秘书机构。初创的太史寮结构十分简单，其功能只是原来各类史官分工的简单相加。作为历史上第一个秘书机构，其意义与影响是深远的。

商朝史官中除太史外，还有尹、多尹、乍册、卜、多卜、工、多工、史、北史、卿史等名目繁多而又分工明确的史官（见陈梦家：《殷墟卜辞综述》，第106页）。大致有负责占（贞）卜的史官、负责祭祀的史官、负责制作保管册命的史官和负责记事的史官四大类：

第一类贞卜史官。贞卜史官负责占卜事宜，解释卜兆，刻写卜辞，现存殷商甲骨卜辞多出自他们之手。殷人尊神，凡重大行动均要占卜，请示神灵，负责解释神灵旨意的占卜史官官衔不高，却对商王和其他统治者有很大的影响力。

第二类祭祀史官。祭祀史官主要掌管商王朝祭神和祭祖的典礼事务。商王室定期举行祭祀活动，规模相当大，要有条不紊地组织好祭祀典礼，必须有统一的组织指挥者，祭祀史官就是负责祭坛的布置、程序的安排、人选的拟定、位次的排列等事务。他们的工作有点类似现代的会务工作。

第三类作册史官。作册史官有尹、乍册等名目，职掌祭祀时奉商王册命以告神灵，商朝后期专门负责制作和保管重要册命（公文），其性质相当于商王的文字秘书和机要秘书。

第四类记事史官。记事史官的主要职掌是记录商王言行和宫廷大事、保管档案典籍、观察天象、记录历法等。

在以上四类史官中，贞卜史官和祭祀史官处理人（统治者）与神灵和先祖之间关系的事务；作册史官和记事史官处理人（统治者）与臣民之间关系的事务。从工作性质上看，作册史官和记事史官职掌的事务更近似于今天的秘书工作。

商朝史官的社会地位十分显赫，神职史官通过阐释天意来参与国家政治的管理，人事史官则通过掌管“官书”来参与政治生活。由于商朝文化以神为本，统治者对神灵和祖先顶礼膜拜，因此神职史官的地位又高于人事史官。商朝史官不仅能对国家政治施以很大的影响，同时又是当时官办贵族学校的主管者。他们垄断神坛、把持政坛、执掌学坛，其活动对后世文化产生了深远的影响。除了史官，商朝还有下列秘书人员：

宰：或称彖，是王室事务的总管，相当于王室的秘书长，负责王室的生活供应、勤务警卫等一系列工作。武丁即位之后，在没有委任主管政事的辅佐官员之前，曾以彖宰管理国政，可见宰的地位是比较高的。

臣：是商王及王室成员的仆役，负责商王及王室成员的饮食起居，相当于王室的生活秘书。

小臣：是商王的近侍，与商王的关系极为密切，经常追随商王左右，参与祭祀、征伐、田猎等项事务，有时传达王命，有时还受商王委派管理某项专门事务。

服：为商王管理车马的内侍。

此外，还有负责管理猎区犬的兽正，以及管理放牧的牧正，管理粮仓的啬或廪人等。总之都是围绕在商王和王室周围受其驱使，为其服务的类似秘书的官员。

我们目前能直接看到的文书出现在商朝，商朝是我国有文字可考的历史的开始，我们可以确知商朝是“有条理的文书”以及商朝文书运作的基本情形。商朝以契刻甲骨为主要书写方式，但不排除其他书写方式的存在，既有契刻甲骨的方式，也有墨书简牍的方式。甲骨文书、钟鼎文书和简牍文书除了书写方式的不同之外，内容上也各有所侧重。甲骨通鬼神，钟鼎通祖先，而简牍则通现世人事。

（一）甲骨文书(www.daowen.com)

甲骨文书最常见的名称是甲骨文。是中国已发现的古代文字中体系较为完整的文字。清朝光绪年间，国子监的主管官员王懿荣，有一次他看见一味中药叫龙骨，觉得奇怪，就翻看药渣，没想到上面居然有一种看似文字的图案。于是他把所有的龙骨都买了下来，发现每片龙骨上都有相似的图案。他确信这是一种文字，而且比较完善，应该是殷商时期的。后来，人们找到了龙骨出土的地方——河南安阳小屯村，那里又出土了一大批龙骨。因为这些龙骨主要是龟类兽类的甲骨，便将它们命名为“甲骨文”。甲骨文于1898年为古董商、金石学家所识别，之后在殷墟（河南安阳小屯村）大规模挖掘，有大量的龟甲兽骨出土，加上别地的零星采集，至今已收集十几万片，其中单篇文章最长者达百余字，含有4千多不同的文字图形，其中已经识别的有2 500多字，可以看出应用文雏形。甲骨文的内容大部分是殷商王室占卜的纪录。这些甲骨基本上都是商王朝统治者的占卜纪录。商朝统治者非常迷信，例如十天之内会不会有灾祸，天会不会下雨，农作物是不是有好收成，打仗能不能胜利，应该对哪些鬼神进行哪些祭祀，以至于生育、疾病、做梦等事情都要进行占卜，以了解鬼神的意志和事情的吉凶。所记载的内容极为丰富，甲骨文献的内容涉及当时天文、历法、气象、地理、方国、世系、家族、人物、职官、征伐、刑狱、农业、畜牧、田猎、交通、宗教、祭祀、疾病、生育、灾祸等，是研究中国古代特别是商朝社会历史、文化、语言文字的极其珍贵的第一手资料。

商朝的人皆迷信鬼神，大事小事都要卜问。有些占卜的内容是天气晴雨，有些是农作收成，也有问病痛、求子的，而打猎、作战、祭祀等大事，更是需要卜问了。除占卜刻辞外，甲骨文献中还有少数记事刻辞。

一篇完整的甲骨文书由四部分组成：

叙辞（或称述辞、前辞），首先记叙占卜的时间、地点和占卜者；

命辞，即向龟、甲陈述要贞问的具体事情；

占辞，即对经过钻、凿、灼之后龟甲上显示出兆痕的预测；

验辞，即根据预测结果记录的应验事实。

（二）钟鼎文书

“钟鼎”是青铜器的代名词。所谓青铜，就是铜和锡的合金。中国在夏朝就已进入青铜时代，铜的冶炼和铜器的制造技术十分发达。商朝的统治者为了炫耀武力、歌功颂德，使其所谓的功绩和威名代代传扬，通常将国家政治、军事生活中的重大事件，商王及其功臣的成就业绩，以官文书的形式镂于青铜器皿之上，后人称之为钟鼎文或铭文、彝文、金文。据考察，商朝铜器上便刻有近似图画之金文，其后继续演进，至商末之金文亦与甲骨文一致。这些青铜铭文由于制作工艺十分繁杂，体积重量也很庞大。因此文字都很简略，多者几百字，少则数十字。但这些文书都比较真实地反映了当时社会的政治、经济、军事、文化和社会生活状况，因此十分珍贵。

（三）简牍文书

简牍是奴隶社会秘书工作凭依的物质手段，也是中国远古文化重要的物质载体。简与牍是两种不同的文书形式。

简是用毛竹制成。其方法是：取用合适的毛竹，裁断劈条，经过烘干（称杀青）后称作签。每一竹签上所写字数不等，少则八字，多则三十字，一般在二十二至二十五字之间，一篇公文一般需数板竹签，刻字以后的签称之为简。将写好字的简用色丝绳或熟皮带连接起来为“策”（通册），古人则称策为篇。牍是用木板制成的公文书写材料。其制作方法大体是：选取合适的树木，按一定规格裁成段，每段锯成薄厚均匀的木板，经刮削使其平坦光滑，称做版（通板），书刻文字于其上称为牍。牍的尺寸通常为一尺见方，长方形状。牍通常仅限于书写短文，每篇在一百字以内，每版为独立一篇，也常用来绘图、制表。简牍因以竹木为材料，较易成就，但也容易腐烂、破败。因此，考古发现的简牍一般时代较晚。

在我国考古发掘中出土的简牍文书最早是战国时期的，以秦汉为最多，至今尚无商朝简牍文书的实物发现，但根据当时文书发展状况和《尚书》等一批史籍中关于文书的一些记载来看，商朝应当已经有简牍文书。因为从简牍文书的制作工艺来看，它远比甲骨文和钟鼎文简单，而且用于制作简牍文书的材料，竹板、木板较兽骨、龟甲更为广泛，加工更为便捷。《尚书•多士》说：“惟殷先人，有典有册。”册就是用绳子连系在一起而形成的公文书卷，说明在商朝已有简牍文书的存在。《墨子•贵义》中说：“昔者周公旦朝读《书》百篇。”根据墨子的说法，周公读《书》是为了了解商朝的历史、民情和典章制度，以便以仁爱之心制订出安置殷商遗民的措施。同时，周公读《书》更是为了借鉴商朝的经验，吸取商亡的教训，为新生的周朝确定长治久安之策。毫无疑问，周公所读之《书》当是商朝的“典册”。而这些“典册”当是商朝简牍文书的汇编。

后世史籍在提到商朝史料的情况时分析，商朝保存下来了一些简牍档案。不少史家提到周武王灭商后，曾拜访过商王室的贵族箕子，并向他请教治理天下的道理。箕子感其恩义，把《洪范》呈送给武王。这是一个很有意思的记载。不少学者认定现载于《尚书》中的《洪范》是战国时的档案，作者有原始材料作依据。《洪范》是大禹平定洪水之后，受“河图洛书”的启发，向舜帝陈述的“天道”（洪范九畴），箕子据此增益成篇。箕子著《洪范》大致可信。箕子呈送给周武王的《洪范》大致可以视为商朝的简牍档案。商纣王牧野战败，逃回朝歌，登鹿台自焚，史籍上记载他命人将美玉珍宝搬来一起焚毁，虽未言及典籍档案，但现在看来，攻入朝歌的周军在得到许多财富的同时，也获得了大量档案。周初，周公读《书》百篇，并说“惟殷先人，有册有典”，以及周武王受“丹书”之戒，都证明商朝有简牍档案保存下来。

随着甲骨文书的大量出土，使人们了解商朝甲骨档案的状况有了可能。我们已经知道，甲骨文书记录了以商王为中心的各种活动、世系、祭祀谱系、贵族谱系、官制、天象、干支等。毫无疑问，这些直接关系到王朝利益的文书，既记录了历史，又具有查考、参照的价值。因此，当它们被制作并使用之后，商王有必要命人将其收藏起来，以便日后查考利用，从而形成了档案。从甲骨文书的出土、发掘情况来看，商朝已有了比较自觉的档案行为。