公元前2070年建立的夏朝，作为第一个奴隶制国家，由于阶级斗争、民族斗争和经济文化的发展，国家机构不断健全，职官制度也逐渐产生并日趋完善起来。夏商周一代，随着国家机关的建立和官制设置，逐步建立了一套与之相适应的行政管理制度。

夏朝初期，一切机构组织、典章制度尚处于草创阶段，秘书工作机构还没有明确的建制，它是融合于其他一些机构之中的，例如史官、秩宗等，有一些属于今天秘书工作的范畴。秘书工作随着国家政治制度的日趋完善，经历了由简单到复杂，由低级向高级的发展过程。于是，奴隶社会国家的秘书工作便随之产生了，这种奴隶制国家秘书工作，从中央到地方各级政权机关均有设立，它的主要职能是侍从统治者左右，参与政务、管理事务，起着重要的助手作用。

随着世袭制的出现，世袭的夏王无疑成为了最高统治者。他作为奴隶主贵族的代表，统治着日趋庞大的已具有国家特征的夏部落。在社会分工日益扩大、奴隶不断增加的情况下，设立新的管理机关以增强部落的统治职能，就成为必要。据传说，夏启建国以后，继承夏禹铸九鼎、分天下为九州的传统，并分官以设治。

夏王以下有六卿分掌各方事务，称“六事之人”，另有牧正、正、车正等为其服务。值得指出的是，我国远古时代的官职事实上只是部落国家中各种事务的管理者，与后世的官员、领导似有不同，大体上只是一种事务性人员，也就是与秘书近似的人员。他们构成了具有部落特征的国家机构的主体。为了保护奴隶主贵族的利益，夏朝设立了贡赋制。《汉书食货志》中说：“禹平洪水，定九州，制土田，各国所生，远近赋入贡。”《孟子滕文公》说得更具体：“夏后氏五十而贡”。同时，夏朝还修建了城郭沟池，建立了军队，制定了刑法，修造了监狱，甚至开始利用原始宗教来建设王朝的意识形态了。因此，夏朝的国家机构大体有了一个雏形。

夏朝已有了自己的文字，似无可疑。河南登封王城岗遗址出土的陶文，就其形体结构而论，已较大汶口陶文前进了一大步，已经是真正的文字。虽然还不能完全断定这就是夏朝的文字，但从稍后殷商甲骨文的成熟程度来推断，夏有文字应是不错的。

从一些古籍上的记载来分析，夏朝不仅有了文字，还开始利用文字制作文书。唐代张怀瓘《书断》中断言：“大道衰而有书，利害萌而有契。”所谓“大道衰”“利害萌”的时代正是夏朝。在这个私有制已经合理化的时代，统治者为了指挥政事、发号施令，文书也就应运而生了。《尚书》中就收有夏朝公文数篇。这实际上是公文的滥觞。从现存的史料来看，夏朝遗传下来的主要是讨伐敌人的战斗动员令，但并不能因此而否认其他文书形式的存在。

《论语•八佾》记载孔子所说：“夏礼吾能言之，杞不足征也……文献不足故也，足则吾能征之矣。”“杞”是小国，留传下来的文献太少，所以孔子没办法为其修史，而夏礼他能“言之”，说明孔子是见到了一些描述夏朝政治和社会状况的夏朝文献的。《论语为政》说“殷因于夏礼，其损益可知也；周因于殷礼，其损益可知也。”无疑，这些文献中包括，甚至主要包括官方的文书档案。

我们现在所能见到的夏朝的文书仅仅是收录在《尚书》中有限的几篇，如《甘誓》《胤征》《禹贡》《汤誓》。其中，《禹贡》可能是战国时利用一些古代材料而编造的，已非原文。它以大禹治水为线索，描述大禹平定洪水，并按山水的自然形势，划定九州、规定各州的田赋与贡品的过程。《甘誓》是夏朝开国者启讨伐有扈氏时发布的动员令。《史记•夏本纪》说：“有扈氏不服，启伐之，大战于甘；将战，作《甘誓》。”《胤征》也是一篇战争动员令。启之子仲康在位时，掌管天时历象的官员羲和沉湎于酒乐，荒怠职守，仲康命胤侯领兵讨伐，行前作《胤征》。《汤誓》是商汤伐夏桀时发布的檄文。《史记•殷本纪》说：“夏桀为虐，政淫荒，而诸侯昆吾氏为乱。汤乃兴师，率诸侯。伊尹从汤，汤自把钺伐昆吾。遂伐桀。”《汤誓》即作于此时，从内容上分析，“誓”作为一种公文名称，已经比较规范。

秋官《周礼》中说：“一曰誓，用之于军旅。”这种用之于军旅的公文，叙述方式与格式基本相同，都是先谴责敌方违逆天道，罪恶深重，己方不得已而秉承天意民心予以剿灭，最后激励将士奋勇作战，用命者赏，违命或贪生怕死者严惩。其文辞简约，中心突出，干脆有力，极富气势与鼓动性，基本奠定了此类公文的基本形制。

夏朝以前出现了“官”的概念。那时的氏族和部落，也有自己的首领，称为“后”“伯”“大人”“火师”“历正”等，这些人都是社会公仆，与建立国家以后的官有本质的不同。这里所说官制的内容，包括国家机构中官吏的名称，设官制度，职权范围和品秩地位等方面的内容。《夏小正》记载夏朝官制有三公、九卿、二十七大夫、八十一元士，共有一百二十人，其总数几倍于唐虞之时。重要官职有：后稷、司徒、司马、司寇、司空、太史令、秩宗等。其中秩宗和太史令属于秘书官职。太史令是辅佐夏王处理国政的机要秘书长，其下还有左史、右史、遒人等从官。夏启立国后，设“六卿”（六事之人）分掌国家事务。这“六卿”散居各地，据《周礼》说是每乡一卿，和平年代管理各地方政权事务，一旦发生战争则率领本乡12000人随夏王出征。在夏王身边，则有牧正、庖正、车正等官员为其服务。这些官员大都是纯事务性质，与秘书近似，而夏王身边仍以史官为主要辅助人员。(www.daowen.com)

夏朝的史官与传说中的史官一样具有世俗与宗教的二重色彩。范文澜根据城子崖遗址中出土的16块带有钻痕的卜骨推断：“当时可能有一种叫巫的人，脱离生产劳动，从事祭祀与文化事务。”^①这种“巫”就是史官，或称“巫史”。他一方面通过占卜与祭祀充当神人之际的媒介，另一方面则以文字工作充当夏王的辅佐。据蒋伯潜《十三经概论•尚书概论》认为，《尚书》中的《尧典》即是“夏朝作史者所追记”，说明夏朝史官有记录历史、传播历史的职责。又据《吕氏春秋》载：“夏太史令终古出，其图法执而泣之。”图法为进谏文书，夏桀荒淫无度，凿池为夜宫，男女杂处，一旬不朝，终古执其图法泣谏，不听，遂出奔商。这一记载说明夏朝史官有制作、收藏和保管国家典志与档案（图法）的职责，并有利用这些典志与档案劝谏帝王的职责。

夏朝史官的职责很宽，但主要是后世的秘书官与谏官的职责。它的出现，开始奠定了史官文化传统的基础。左右史之官，沿袭远古做法，《世本》记录“夏商之时分史左右，故曰左史记言，右史记事”。此时左右史还负责国家重大活动史实的记载，掌管机要史料；遒人承掌王命之传达发布；秩宗及其所属巫史人员，是国王和鬼神的媒介，主管祭祀神鬼活动事项，行使秘书职权，权力颇大。

秘书工作的核心是秘书工作人员，夏朝中央和地方所设官职中均有秘书工作人员。夏王朝设立的百揆、纳言、巫祝、秩宗、遒人等皆为秘书人员，太史令之职为夏后期设置，是辅佐夏王处理国政的机要秘书长，直接对夏王负责，传授旨意、策命诸侯卿大夫，总领官职之责，设此官职大致在夏的中后期。

百揆。尧舜时所设，其职责是统领各官属，协助部落联盟首长处理日常事务，可以被认为相当于后来宰相或联盟秘书长的角色。

秩宗。司典宗教礼仪。在原始社会，人们在大自然未可知的阴影之下生活，占卜、祭祀等宗教活动十分频繁重要，秩宗在此项活动中处于一个组织者的地位。

纳言。是部落联盟首长的喉舌，负责传达首长之命，听取群众的反映并如实向首长汇报。龙担任此职时，舜就对其提出明确的要求：“龙，朕堲谗说殄行，震惊朕师。命汝做纳言，夙夜出纳朕命，惟允。”意思是说位居纳言者必须早晚跟随，忠诚老实，代首长发布命令并汇报下面的意见。可见纳言是原始社会重要的秘书官员。

巫祝。这是对原始社会神职人员的统称。在原始社会，人们对大自然的风雨雷电、水旱火灾、天气变异都不能理解，更无力控制。崇拜鬼神，寄希望于超自然的神力是通常的心态。因此巫祝便成为人的祈祷者和神的代言人，并由他们以占卜祭祀活动的各种表象判断吉凶，决定取舍。因为巫祝在公务活动中也担负着传达鬼神旨意的媒介活动，可以被认为担负一定的秘书工作任务。有以蚩尤为首领的九黎族部落联盟。

遒人。遒人承掌王命的传达发布，是巡方的史官，由酋、巫转职而为，古代帝王派出去了解民情的使臣。舜禹以来，史宦中有“遒人”，相袭其业，一贯“言志”。《夏书•胤征》：“遒人以木，铎徇于路”，相关遒人采歌播诗。