理论教育 交易流程与历史单证查核机制详解

交易流程与历史单证查核机制详解

时间:2023-07-19 理论教育 版权反馈
【摘要】:(二)征提交易文件依据前述的交易流程、征提数个已完成整个循环作业(已回款)的交易文件,比对交易流程、查核及修改流程。首先,从发货部门的档案中选取部分出货凭证,并追查至有关的销售发票和主营业务收入明细账,起点应是查核该交易订单项下的出货凭证,追查至销售发票存根和主营业务收入明细账,以确定是否存在遗漏事项或不一致。

交易流程与历史单证查核机制详解

(一)确认交易流程

充分了解借款人在销货及收款循环中的交易流程及单据,主要有:买方如何下单?卖方如何生产?如何出货?买方如何验收?双方如核对账?何时开立发票?卖方应收账款立账的基础为何?买方的账款支付的期间是多久?卖方请款的流程为何?买方支付货款的流程及付款的方式为何?等等。其中尽可能找到非卖方企业的单证作为佐证,如图4-3-1所示。

图4-3-1 交易流程示意

图4-3-1说明了一个制造型企业常见的相关单证与流程,通常在确保应收账款资产的真实性为重要前提下,除了详细核实卖方企业内部的单证外,更加要关注买方提交给卖方的单证,如:合同、采购订单、收货单、验收单、对账单等。除此之外,可以再从物流公司、银行等机构找到相关的送货单证或银行流水查核物流及现金流的走向,从而佐证相关的交易为真实、存在的。

(二)征提交易文件

依据前述的交易流程、征提数个已完成整个循环作业(已回款)的交易文件,比对交易流程、查核及修改流程。

一般国内销货常征提的文件有:订购单、增值税发票、出货单、验收单、入账明细、入账证明(存折明细)等;国外销货常征提的文件有:P/O、P/I、Invoice、Packing List、Bill of Lading等。

(三)实施穿行测试

针对上述征提的文件开始进行穿行测试,在穿行测试过程中当以所涉及的交易从初始至结束过程中所有的处理方式、时间、金额、数量和依据单证或报告,以及对这些重要流程在操作中所进行的控制方式进行了解,旨在发现风险和舞弊的控制。穿行测试可以为应收账款资产提供的有效性和真实性进行管理与查证。

各交易文件所需注意的重点如下:

(1)征提销售合约时除了看有效期间、交易品项、金额、付款条件外,更重要的是查看是否有禁止转让条款,如有则不适合推展应收账款转让业务,需进一步查证买方是否同意取消此条款。

(2)征提此合同项下对应订单的内容中对于品项、数量、金额与合同是否一致,再确认下单者、下单对象、交货地点、交货方式、贸易条件、有无其他特别条款。

(3)征提出货单、确认交货流程、交货地点是否有买方签收或交予买方指定的Forwarder等。

(4)因产业特性不同时应注意的事项如下:

①零售超商行业。货品上架后,若因销售状况不佳或促销活动结束,使货品下架而产生大额折让。

②工程建设项目。分进度验收,有分阶段付款之情形,须确认验收进度,有验收进度落后而延迟付款之可能。

数码制造行业。存货问题、代工带料加工模式所产生的应收应付互抵之情形。

医疗耗材。试剂、消毒用品等,无验收问题。

⑤医疗器材。大型器材须经安装、测试、试车、相关人员验收完成才付款,时有因未经医院批准的验收完成,而迟延付款。

⑥瑕疵品处理方式。以换货处理/自货款扣除瑕疵货款。(www.daowen.com)

⑦折让比率。若折让比率过大,则考虑融资成数不可高于八成。

除了上述各凭证间的查核外,还要考虑单证与财务账务的查核,这两方面的查核,才是完整的穿行测试中的要点,有关财务账务的查核要点如下:

(1)查证入账的销售交易是真实的。可以从主营业务收入明细账中抽取若干笔分录,追査有无出货凭证及其他佐证,借以查明有无事实上没有发货却已登记入账的销售交易。如果对出货凭证等的真实性也有怀疑,就有必要再进一步追查存货的记录,测试存货余额有无减少,以及考虑是否检查更多涉及外部单位的单据,例如,外部运输单位出具的运输单椐、客户签发的订货单据和到货签收记录等。

如果经评估认为有虚构销售交易的可能性较大时,需要考虑是否对相关重要交易和客户的情况(例如,相关客户的经营场所、财务状况和股东情况等)专门展开进一步的独立调查。

(2)查证交易中交货、运送、收货、登记入账均完整。首先,从发货部门的档案中选取部分出货凭证,并追查至有关的销售发票和主营业务收入明细账,起点应是查核该交易订单项下的出货凭证,追查至销售发票存根和主营业务收入明细账,以确定是否存在遗漏事项或不一致。

其次,查核销售交易计价的准确性,包括:按发货数量和价格准确地开具账单,以及将账单上的数额准确地记入会计账簿。通常的做法是查看销售发票存根上所列的单价、金额,与经过批准的订单、出货凭证表进行比较核对,对其金额小计和合计数也要进行复算。对发票中列出的商品的规格、数量和客户代码等,则应与出货凭证进行比较核对。

在实施计价准确性细节测试的同时,一般要将所选取的出货凭证的日期与相应的销售发票、主营业务收入明细账和应收账款明细账上的日期做比较。

(四)应收账款账期确认

穿行测试完成后,还要根据卖方交货完毕、发票开立、对账、买方确认应付账款,找到根据立账依据的基础并一直找到收款完毕,计算出具体的应收账款支付的实际天数,作为未来应收账款资产到期日的计算依据。与交易收款有关的付款要项常见如下:

(1)付款方式如:电汇/其他付款方式;

(2)国内付款方式:有月结后付款/验收后付款;

(3)国外付款方式:OA××days from B/L Date/Net××days(收货后××天之后付款);

(4)结账日:与买方固定的每月结账日;

(5)付款日:买方固定的每月付款日;

(6)账款到期日:依买卖双方付款条件确认账款的到期日;

(7)通常也会根据合同的交易条件不同有不同的应收账款确立点,如:买方签收即确立应付账款、需经买方验收过后确立应付账款、出货至仓库经买方提货应付账款才确立等各种不同型态

另外,还有一种“分期收款销货”。此类销货模式是指在较长的时间内按规定期限分期收取货款的销售方式,一般适合于具有金额大、收款期限长、款项收回风险大特点的重大商品交易,如房产汽车、重型设备等。从某种意义上说,它相当于出售商品企业给购货方提供了一笔长期无息贷款。当然,分期收款销货的售价,通常比现销或普通赊销商品的货价要高一些,这是因为,部分差额可用来作为销货企业的信贷利息收入,部分差额可用来补偿它采用这种销售方式而可能受到的损失。其他还有依据完工进度分阶段付款,如工程项目、软件开发等,也都有不同的规范与行业特性,这些都是在计算账款时要考虑进去的要素。

经由这几个测试与要项分析后,可以计算出具体的应收账款到期日,再与收款凭证互相核对,以验证买方客户是否准时付款。最后,再对此特定买方之过去一年历史交易记录分析客户付款准确程度,订出一个合理的收应收账款的账期,作为评估此应收账款资产的标准到期日。

这些测试与销售交易的细节测试一样,由于销售与收款交易同属一个循环,在经济活动中密切相连,因此,收款交易的一部分测试可与销售交易的测试一并执行。

(五)缺失补正措施

经过流程及穿行测试评估后若发现有的单证不足或有控制缺陷时,应对重要缺陷或实质性漏洞提出改善要求,最后决定未来提交应收账款时应附带的相关单证,如:发票+对账单、订单+收货单+发票,等等。

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