目前，将企业档案数字化工作进行外包已经是许多企业的通用做法，如何管理数字化工作的外包，避免各类风险，需要在工作流程上进行必要管控。应当对企业档案数字化外包业务进行科学管理，建立充分的评估、管理和监测机制。档案数字化任务外包的组织包括以下几个连续的过程:

（一）工作量估算

业务范围的确定是档案数字化外包的第一步，哪些档案数字化业务可以拿出去外包生产、具体工作量如何估算等，这些直接关系到外包过程中风险防范、安全监测、人员安排、投资估算等重要环节。首先，企业档案部门应制定档案数字化外包加工的相关安全管理制度，按照这一制度，明确馆(室)藏档案中可以开展档案数字化外包业务的范围，如涉密或划控档案不得外包加工等，在此前提下明确档案数字化外包对象。其次，在确定档案数字化外包业务范围的基础上，估算出档案数字化外包业务的数量。

（二）鉴定整理

鉴定整理是确保档案数字化工作质量的基础环节。企业档案部门实施档案数字化业务外包之前，应明确是由档案部门自行开展档案的鉴定，还是由外包商承接从鉴定整理开始直至数据安全移交的整个流程。由于档案的鉴定整理是一项专业性较强的工作内容，因此建议由企业档案馆自行开展，同时规划好档案部门与外包商之间的业务衔接，把握好流程管理和质量监控等环节，就能达到较好的预期效果。

（三）经费预算

经费预算是档案数字化外包加工组织的重要环节，做好资金的预算关系到能否开展这项业务、如何开展、由谁来开展以及开展这项业务时间的长短等等。外包商的报价是否合理，档案部门作为外包业务的发起人怎样才能准确地做好投资估算、合理地使用资金，这些都是档案部门开展档案数字化外包业务所面临的具体问题。档案数字化外包加工的经费预算与一般的设备招标、工程招标不同，由于需要数字化外包加工的档案往往是海量的，具体的工作量一般由估算而来。(www.daowen.com)

（四）合同洽商

合同洽商应建立在双方平等和相互信任的基础上，注重细节、分清责任。作为档案数字化外包业务的委托方和受托方，档案部门和外包商首先要明确委托事项，同时档案部门应明确档案数字化质量要求及验收标准，提供相关依据性文件；双方应就档案数字化成果的移交以及经费的结算的要求做具体的说明；要明确委托方的权利义务、受托方的权利义务以及双方共同的权利义务，规定违约责任；协商合同终止、修改和争议解决的具体办法和途径等等。

（五）安全保障

档案是国家珍贵的财富，是不可再生的资源，各级档案部门肩负着档案安全管理的重大责任。因此，当档案部门决定实施档案数字化业务外包时，最大的风险不在于资金、期限、合作纠纷等，而在于因加工人员的责任心不强、加工方式不当造成的档案损毁，以及因管理不善造成的档案流失。因此，档案部门应事先制定各种载体档案的数字化技术标准、操作规程、产品质量标准、管理制度等依据性文件，在与外包商洽谈时，以此为依据，要求严格遵守并写入合同，要明确违约的法律责任，甚至有必要另外签署一份安全保密协议。此外，档案部门还必须指派本单位的专业人员参与档案数字化外包业务的流程管理和现场业务指导，这是保证档案安全另一个必不可缺的重要措施。

（六）数据接收

在数据接收阶段，最重要的是做好档案数据的质量检査和项目验收。保证档案数字化成果质量的前提是档案部门必须有建全的档案数字化质量保障体系，即制定严格的档案数字化成果验收标准，配备专门的验收人员，执行严格的数据审批和移交接收程序。验收合格的数据应按有关标准和档案部门的具体要求做好多套备份，检查无误后办理移交接收手续。从档案安全的角度来说，做好数据的接收，是安全保障的最后一个环节，档案部门在安全、完整、有效地接收外包商移交的质量合格的档案数字化成果的同时，要做好外包商方面的数据彻底清除和销毁的安全监管工作，保证档案数据的无遗漏、不流失。