1.开展档案数字化工作需求调研

在具体开展档案数字化之前，先对此项工作的实际需求展开调研，包括：调查档案馆(室)藏的数量、质量，现有管理和服务状况；归纳国内外同类机构的经验教训；分析档案数字化工作的效益；研究档案数字化工作的可行性和必要性；明确档案数字化的工作目标，以及为完成目标所需资金、人员、时间、制度等条件；对档案数字化工作提出相关建议等。可聘请第三方机构或人员参与需求调研，最终需形成调研报告。

2.制定档案数字化工作计划

应在调査研究的基础上制定档案数字化工作计划，明确档案数字化工作的目标、工作内容、人员组织和职责分工、主要技术指标和方法、验收依据、安全管理措施、进度安排、经费预算、招投标事宜等。制定科学合理的工作计划，有助 于合理安排各项资源，监督、检查工作质量和工作进度，保证档案数字化的合法化和标准化，并获得较高的投资回报。

3.明确数字化工作方式

组建工作队伍，配备相关条件档案数字化工作可能存在多种方式，具体包括：

（1）自主生产与外包生产

自主生产，即成立专门从事档案数字化工作的工作机构，或从相关处室（如果有的话）抽出有关人员组成临时小组，前者适合长期性的档案数字化工作，后者适合工作量集中、任务急、为时短的档案数字化项目。档案人员熟悉档案业务，可有效保证数字化成果的质量，也可能造成档案馆（室）人手紧张，影响日常工作。

外包生产，即通过签订合同的方式由档案馆以外的人员(通常来自数字化专业公司）承担档案数字化工作。采用这种组织方式，一方面较少占用馆(室)内部的人力资源，不影响其他日常工作的开展；另一方面通过购买社会专业化服务，可以提高工作效率，节约成本。外包是档案数字化工作常用的组织模式，需要注意的是从事档案数字化业务的公司一般缺乏档案专家和长期从事档案专业工作的技术队伍，存在工作质量不符合档案管理要求的风险，需要在合同中明确质量要求和验收标准，并施以必要的监督和指导。

（2）请进加工与外出加工

请进加工业务主要是档案数字化生产企业面向各级档案馆、档案室等社会组织所开展的档案数字化业务，它主要是通过建立档案数字化的加工基地，开展规模化的档案数字化生产，承接社会的各项档案数字化业务。这种方式要求档案数字化生产企业要有固定的档案数字化加工场所、规模化的流水线加工系统和较为稳定的生产、管理与技术团队，要建立严格的生产质量标准和保密安全规章制度，并且在档案数字化生产加工过程中逐步建立起一定的生产信誉。(www.daowen.com)

外出加工业务主要是档案数字化生产企业根据档案数字化客户要求，派出相关管理、技术人员，携带数字化设备上门开展档案数字化加工业务。档案数字化的外出加工业务是方便档案数字化客户的一种加工形式，它机动性强、灵活方便，满足客户保密安全性的要求。但这种方式需要客户提供相应的场地等工作环境的支持，并且生产加工企业应当给外出加工的人员提出规范要求，为客户单位建立严格的质量标准、操作规范和安全保密制度。

（3）直接加工与间接加工

直接加工就是利用档案，釆用数字化技术开展档案数字化工作。一般来说，纸质与照片档案扫描、录音与录像档案的数据转换都属于直接加工的形式。直接加工对于档案原件有一定的损伤，应当尽量避免重复加工或返工的现象，以保护档案原件的安全。直接加工的数据质量相对比较好，但要把握好各种档案载体的扫描与转换分辨率要求。

间接加工就是利用非档案原件进行数字化处理。主要形式是档案缩微胶片的数据转换，利用档案缩微胶片扫描转换设备，将缩微档案胶片由物理模拟光学形式转换成电子图像数据。间接加工要求被加工的档案有较好的质量，并且采用拷贝片来进行转换，以确保母片的安全。

企业档案数字化方式确定之后，需要着手为之配备一定的工作条件，包括场所、资金、时间等。应明确和制定相关的规章制度，如档案数字化加工操作规程、档案机读目录格式等，以保证档案数字化的科学性和规范化。必要时还应对有关人员进行培训，使其更全面清楚地了解档案数字化的方法和要求。

4.监控档案数字化工作的开展

在具体开展档案数字化预处理、加工、处理、组织、存储、服务、维护的业务流程中，有关责任方要按照工作计划开展必要的监督和检查，及时发现问题，并予以纠正和调整。

5.评估数字化工作成果

在档案数字化业务告一段落之后,应组织相关力量，釆取科学的评估指标和评估方法对数字化工作成果进行评估，内容涉及数字化资源的利用率、易用性、保存情况等多个方面。评估人员可能来自档案馆(室)内部、第三方机构，也可 以是两者的结合。评估结果是改进后续档案数字化工作的依据，也可为档案部门争取更多数字化方面的投入提供必要的支持。