（一）是企业满足时代利用需求的必经之路

当今的时代是信息化的时代，是数字时代，各类企业的内外部档案利用需求也在发生如下变化：一是利用者档案意识开始加强，档案利用愈发普遍；二是对档案利用的响应时间开始有更高的要求，希望做到迅速、及时、准确；三是对档案利用的方便性开始有更髙的期待，希望能通过网络方便地获取档案信息。

面对利用者在信息时代和数字时代的利用需求，企业档案工作必须做到以现代化方式及时、方便地为利用者提供信息，而档案数字化则是使传统载体档案满足时代利用需求的必经之路。

（二）是企业提供高效档案利用服务的基本手段

对于企业，档案管理需要起到辅助提升企业管理运营效率的重要作用，因此提供高效的档案利用服务是重中之重。企业档案数字化以后，直接将传统载体档案转变成电子文件，检索手段从传统的手工查询转变为计算机查询，档案信息检索变得方便、高速和快捷，同时可以避免手工查询中出现的不准确、不完整等问题；档案数字化以后，阅读方式从传统的提供原件方式以及复印方式转变为机读方式，可以即时阅读原文信息，避免传统档案利用服务中档案实体多次辗转所造成的大量时间浪费和重复劳动现象，更加灵活和高效；企业档案数字化以后，可以放在网络环境中提供利用，通过网络技术等信息技术实现数字化档案信息的网上集成检索和利用，为利用者提供更加便利的档案信息服务途径。同时打破时间、地域的限制，实现档案信息快速传输，便捷下载，最终实现档案信息资源的及时利用与共享。

可见，对于传统载体档案来说，只有通过数字化，才能提供方便、快捷、髙效的利用服务，在企业中让档案发挥更大的价值，创造更多的效益。

（三）是企业档案信息资源开发的基础工作

对于企业，信息资源是重要的核心竞争资源。企业档案是企业运作的原始凭证，档案所提供的情报、数据、资料、图表等内容是最真实、最可靠、最具说服力的历史记录，是一种原生的信息资源，因此档案资源是企业信息资源的重要组成部分。(www.daowen.com)

在这个前提下，必须对传统档案进行数字化使之转化为档案信息，才能利用先进的计算机技术、网络技术和通信技术有效地进行管理和综合利用，进而开发档案信息资源为企业服务。通过档案数字化，开辟全新的企业档案信息资源利用网络体系，确保档案信息资源开发和利用的准确性和时效性，实现更大范围内档案信息资源的利用和服务。

（四）是企业档案管理工作发展的必然趋势

随着信息时代的来临，电子文件将日渐成为企业档案管理的主体，档案管理工作必然向数字信息管理的方向发展。对于企业而言，节约成本、降低风险、提高效率是非常重要的任务。传统的纸质档案载体容量有限，管理成本较高，而数字档案信息载体容量大，可以节省档案保存空间，从而降低企业相关成本；纸质档案一旦遭受破坏难以恢复，而数字档案信息可以实现冗余和备份，可以保留多份来避免档案受损，降低风险；在査询纸质档案时通常需要翻阅几十卷甚至上百卷的档案，工作十分繁复，而在数字档案信息利用过程中，利用计算机可以在几分钟乃至几秒内检索到所需内容，能够大大提高整体效率。

在这个前提下，将传统载体档案数字化后，有利于促进企业档案管理模式从以保管档案实体为工作重心的传统模式，向以管理数字信息为中心的信息管理模式转变，是企业档案管理工作发展的必然趋势。

（五）是企业数字档案馆（室）建设的主要内容

对于企业，在数字时代建立企业数字档案馆(室)是重要的工作内容。《数字档案馆建设指南》指出数字档案馆的资源建设包括电子文件接收、传统载体档案数字化转换、资源整理加工、建立各类资源库等内容。《数字档案室建设指南》指出信息记录形式的“数字”化，是数字档案室的基本特征。数字档案室的数字档案资源应包含文书、声像（照片、录音、录像)、科技、专业等各门类电子档案、传统载体档案数字副本和数字资料等。从上述表述中可以明确地感知，档案数字化是数字档案馆（室）资源建设的内容之一。在今后的数字档案馆（室）建设中，虽然重点是电子文件的收集与管理，但档案数字化仍将是其中必不可少的建设内容。