（一）电子文件长期保存系统和数字档案室系统

电子文件长期保存系统是一个面向功能的概念，其主要功能是支持电子文件长期保存。数字档案室系统是面向机构的概念。如果我们将档案室理解为不具备长期保存档案职责的机构（典型的机关档案室职能)，那么电子文件长期保存系统和数字档案室系统是两个完全不同的概念。

但是，对于企业来讲，其档案室比机关档案室承担更多的长期保存职责，这是因为很多企业的很多档案，无法或不便向综合档案馆或企业档案馆移交，这样的永久档案就需要档案室自行保管，一般意义上的电子文件管理系统、数字档案室系统并不能满足其需要，其还需要建设电子文件长期保存系统。

（二）电子文件长期保存系统和数字档案馆系统

由于档案馆承担档案长期保存功能，因此数字档案馆系统和电子文件长期保存系统是近义词。其区别在于数字档案馆系统支持实体档案数字化，而电子文件长期保存系统并不一定具备这项功能。企业数字档案馆系统，除了具备电子文件长期保存系统的功能之外，则还可能包含档案室承担的归档电子文件管理功能。

(三）电子文件长期保存系统的主要功能

国际上对于电子文件长期保存系统的功能设计一般参考OAIS参考模型(ISO14721:2003，开放档案信息参考模型)，后者是一项基于信息长期保存与获取的国际标准。OAIS的功能模型包括收集、档案存储、数据管理、系统管理、保存规划、访问等功能实体，

1.收集

该功能模块负责接收文件形成者提交的信息，开展质量校验以及必要的著录工作，并生成用来长期保存信息包等工作。

2.档案存储(www.daowen.com)

该功能模块负责数字信息的长期存储与维护，保证归档的内容处于适当的存储状态，从存储载体的角度维护数字信息的长期完整性与可读性。

3.数据管理

该功能模块负责维护用以支持查找的描述性元数据数据库；管理用以支持内部系统操作的管理性数据，如系统执行数据或存取统计数据。

4.保存规划

主要任务是制定并执行OAIS的长期保存策略，如迁移、保存原始软硬件技术等，并通过对技术环境、用户需求的检测，适时改变数字档案保存方法。

5.利用

该功能模块代表OAIS系统与用户进行直接交互，承担用户服务功能，为用户提供信息的定位、查询请求和接收传输等服务。

6.系统管理

主要负责OAIS系统的日常运作。作为OAIS内外部交互的中心，它既与其他五个模块进行合作，又与OAIS外部的信息形成者、用户和外部管理产生直接的交互。