（一）电子文件管理系统和档案管理系统

我国大多企业目前采用档案管理系统来开展电子文件归档管理工作。档案管理系统通常是从档案计算机辅助管理系统发展而来。电子文件管理系统和档案管理系统都可以用来管理归档电子文件，但是，两者之间还是存在区别的。

1.管理对象不同

档案管理系统，或者说档案计算机辅助管理系统，早期的管理对象是档案目录信息，逐渐发展至实体档案的数字化版本，以及原生性归档电子文件。也就是说档案管理系统的主要管理对象是归档电子文件、档案目录信息、实体档案数字化版本。电子文件管理系统主要的管理对象则是电子文件及其元数据，当然，电子文件管理系统也可以支持实体文件的管理。因此，两类系统管理对象的区别主要在电子文件与归档电子文件、元数据与档案目录上面。电子文件可以在归档范围内，也可以不在归档范围内；而归档电子文件只是在归档范围内的文件。相比传统档案目录信息，电子文件元数据的内容更为丰富，包括描述电子文件、结构、背景和管理过程的信息，同时具有动态累加的特点；而档案目录信息则相对静态，内容也以描述档案内容和形式特征的信息为主。

2.主要功能不同

管理对象的不同，决定了两类系统的核心能力有所区别。早期的档案管理系统是手工管理的辅助系统，能实现档案数据的录入、存储、检索和利用等功能，不负责维护实体档案的真实性、完整性。电子文件管理系统功能更加全面和深入，支持自动捕获电子文件及其相关元数据，支持日志管理和审计追踪等，负责维护进入系统的电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性。

3.技术水平不同

档案计算机辅助管理系统一般是相对独立的应用软件，其功能主要集中于数据登录和报表打印，很难自动完成某项功能，系统的可扩展性有限。而电子文件管理系统一般是内容管理平台上的一个应用，可以和该平台上的其他应用相集成，能够自动或半自动地执行某些操作，并具有较大的可扩展性。

随着纸质文件向电子文件的过渡，面向企业档案室的档案管理系统要按照电子文件管理系统的功能要求进行升级。

（二）电子文件管理系统和数字档案室系统

根据国家档案局《数字档案室建设指南》(2014年)的规定，数字档案室是指“机关在履行职能过程中，运用现代信息技术对电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理，并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台”。从这个定义可以看出，该指南主要规定的是机关档案室建设的数字档案室系统，而非企业的数字档案室系统。事实上，国家主管部门有关档案室的很多规定，大多从机关档案室的职能定位出发。数字档案室的规定也不例外。

数字档案室系统是一个面向档案管理机构—档案室的概念，支持档案室管理数字档案信息，而电子文件管理系统是一个面向管理对象—电子文件（包含电子档案在内的概念）。如果我们将档案室的职能限定在机关档案室功能上，那么，从系统功能来看，数字档案室系统和电子文件管理系统呈现交叉关系，相同之处在于两者都能管理电子档案，两者均不适用于档案馆；不同之处在于电子文件管理系统可以用来管理那些不归档的电子文件，而数字档案室系统只能用来管理归档电子文件；此外，数字档案室系统还可以支持档案室的一些日常管理工作，但电子文件管理系统并不一定需要具备这些功能。当然，两类系统的关系非常密切，如果一个档案室使用电子文件管理系统开展归档电子文件管理工作，那么该系统就可以被当作数字档案室系统。

（三）电子文件管理系统和数字档案馆系统

根据国家档案局《数字档案馆建设指南》(2010年)的规定，数字档案馆是指“各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。”与数字档案室系统一样，数字档案馆系统也是一个面向机构—档案馆的概念，其与数字档案室系统的区别主要在于档案馆与档案室的区别，前者收集多个单位形成的具有长久保存价值的档案加以管理和提供利用；而后者仅收集本单位的档案加以管理和提供利用。典型情况下，档案室需要将永久档案移交给档案馆保管。

仅从概念来看，电子文件管理系统和数字档案馆系统并不一致，前者面向文件形成单位，从各业务系统中捕获电子文件；若其只服务于档案室，也可以理解为归档电子文件管理系统。后者面向档案馆，从各单位的电子文件管理系统接收电子档案，加以长期保存。

实际工作中，由于企业档案馆兼具档案室和档案馆的职能，所以企业数字档案馆系统有时候并不遵循严格的学术定义，而是兼具电子文件管理系统和电子文件长期保存系统的功能。甚至有一些企业，在本身并无档案馆机构设置的情况下，就建设企业数字档案馆系统。这些实际情况也造成了理解上的困难歧义。

（四）电子文件管理系统的实现方式

按照电子文件管理系统与业务系统之间的关系，其实现方式有嵌入式和独立式两种；按照电子文件管理系统的部署方式，其实现方式有分散式和集中式。

1.嵌入式和独立式

嵌入式，是以企业内部产生电子文件的业务信息系统为母体，将电子文件管理的某些功能和技术措施嵌入其中，并与独立实施的电子文件管理系统集成，共同组成企业的电子文件管理系统。在电子文件管理系统的业务员端，可以执行文件的生成、元数据的捕获、文件的登记、鉴定和归档等功能，肩负着以恰当的格式，在恰当的时间，归档恰当的文件的任务；电子文件管理系统的文件管理员端则执行登记、鉴定、归档的辅助功能，电子文件的整理、检索、处置、利用、统计、报表制作、迁移等功能，肩负着集中存储和管理电子文件的任务。

独立式是相对嵌入式而言的，即电子文件管理系统以独立于业务系统的方式实施。对于某些复杂系统，可以采取松耦合的方式实现业务系统与电子文件管理系统直接的联系，如地理信息系统、专家系统。独立式并不意味着电子文件在管理上各行其是，而是同样需要遵循全程管理的原则，只是对于业务系统文件管理的要求采取“黑盒模式”，电子文件管理系统在系统功能上与业务系统进行协调，主要表现在接口规范上的要求，而不直接影响业务系统内部的技术框架。业务系统可以通过完善内部功能，尤其是对需归档的电子文件的格式选择和元数据方案进行调整，以满足接口规范的要求。因而在独立式环境中，归档电子文件的真实性、完整性首先是由业务系统自身来负责的。

2.分散式和集中式(www.daowen.com)

分散式，即各单位自行部署电子文件管理系统，包括自行采购、安装、运行和维护系统等。这是目前主流的电子文件管理系统建设模式。该模式对每个单位的文件管理、信息技术管理资源提出较高的要求。在这种模式下，控制各单位文件管理规范化的手段只能是由主管部门制定相关标准。

集中式，即由一家单位统一规划、采购、安装、运行和维护一定范围内的多家单位的电子文件管理系统，软硬件集中部署，数据集中存储。目前的技术条件下，系统维护单位可以借助于云服务的方式向各个用户单位提供电子文件管理系统存储、平台和应用服务。集中式的系统建设模式，必然伴随着系统维护方和使用方之间服务模式的改变。一些央企已经开始探索集中建设电子文件管理系统的道路。

（五）电子文件管理系统的核心功能

根据国内外关于电子文件管理系统功能需求的研究成果，电子文件管理系统一般应具有以下功能：

1.配置

配置是电子文件管理系统功能得以发挥的前提，电子文件管理系统需要对分类方案、保管期限表、元数据方案等文件管理工具提前进行配置，以便为具体的电子文件管理业务的开展搭建出环境。

2.捕获登记

捕获是将业务活动过程中生成或接收到的数据对象作为文件与其元数据一起保存到电子文件管理系统中的过程。登记的主要目的是为了证明文件已经形成并进入到文件系统中，登记时会分配给文件一个系统唯一的标识符。

3.分类组织

分类组织实质是对电子文件管理系统管理范围内的对象，包括全宗、类目、案卷、文件等层级的有序化管理。分类就是根据文件的各种特点分门别类，表征文件之间的联系。电子文件的分类不仅能够使文件管理更加条理化，也是实施其他电子文件管理功能必不可少的前提。

4.鉴定处置

鉴定处置的主要工具是保管期限与处置表。电子文件管理系统应该支持随时对文件的保管状态进行调整并及时做出处置决定，能够对处置决定进行自动或者手动实施，并可通过审计跟踪日志对处置活动进行记录。

5.存储保管

电子文件的存储应该能确保文件在保存期限内的可用性、可靠性、真实性，要完整解决这个问题需要在文件整个生命周期中考虑与维护、保管和存储相关的问题。电子文件管理系统应该支持文件的迁移、转换等长期保存方法，能够对迁移前后数据的准确程度进行比较，并对迁移过程进行记录。

6.检索利用

电子文件管理系统应该提供多种检索、导航功能，确保文件的安全和保密，并对利用过程进行记录。

7.报告管理

报告管理功能要求对重要的管理行为和系统行为进行监督和统计，包括系统用户和资源的管理、系统功能的配置、操作权限的分配等，同时对系统运行的各方面表现进行监控并做出报告。

8.安全管理

电子文件安全管理的手段包括身份认证、权限管理、审计跟踪、电子签名等。电子文件管理系统应支持多种用户身份认证机制，如用户名密码、数字证书、指纹识别等方式来确认用户身份；ERMS必须提供权限管理，对用户的权限与系统分类方案下电子文件等实体的访问进行安全管理等。