电子文件开发利用工作的内容较手工管理并无明显区别，信息开发工作包括分类、编目、编研等，信息服务包栝提供利用、用户分析和反馈等。不过，在网络和计算机技术的支撑下，电子文件开发利用工作可借助的手段更多，比如可以实现自动编目、影片剪辑，可以利用网站向全球用户发布信息，可通过短信、电子邮件、在线论坛等方式传递消息等；信息的表现形式更丰富，可根据需要灵活调用文字、表格、图形、图像、声音、视频、超链接等多种信息表现形式；利用的效率更快，可实现跨时空、多角度、实时响应的检索；当然，安全问题也更为突出。

（一）电子文件开发利用中应该处理好的几对关系

1.处理好方便利用与安全保护的关系

便于传输、操作是数字信息的特点，这既给利用带来了巨大方便，也给安全保护提出了难题。档案部门要对电子文件开发利用的优势和风险有清楚的认识，并引进科学的方法加以解决，既不能忽视可能存在的安全威胁，也不能而过于保守，徒增无用的繁琐手续，甚至放弃信息时代提供的提升开发利用工作的机会。

2.处理好利用成本和利用效益的关系

开发利用电子文件的前期投入较高，尤其是网络化利用。电子文件检索系统的开发、检索设备的购置、纸质文件的电子化、管理人员的培训都需要花费一定的资源，应对开发利用进行科学规划，与企业内、社会上的其他部门开展资源开发和服务方面的合作，加强监督与审计，尽量减少不必要的资源消耗。

（二）电子文件的检索

检索是最重要的开发利用工作，查全率、查准率的高低是决定用户满意度的关键因素。电子文件的检索工作，应满足以下要求：(www.daowen.com)

1.实现目录体系的标准化

制定、遵守目录标准，既是共享、互换信息的需要，也是持续建设档案目录的要求，是一件利在长远的工作。检索标准包括规定著录项目的数据内容标准、规定著录项目之间关系的数据结构标准以及规定著录项目取值的数据值标准。

2.提供多种检索途径

按照用户的使用方式，检索途径可以分为两类：一是主动式，即用户通过主动输入要查询的文件所包含的数据值来检索文件，如关键词、主题、时间、责任者、文种等。目前，较为普遍的检索途径是关键词，关键词或者来自题名，或者 来自全文；在关键词检索中，布尔检索是较为常见的检索方式，用户可以根据需要，对多个关键词进行逻辑运算，更精确地表达检索需求。二是被动式，即系统为用户提供分类体系，用户按照既定的目录结构层层搜索，直至发现所需的文件。完善的检索系统,应该同时提供以上两种检索入口。

3.展现文件层次结构

文件的价值往往不单独体现在某一份具体的文件上，而是体现在一系列相关的文件整体上。电子文件检索系统，尤其是档案馆的检索系统应能展现从文件集合到单份文件的层次结构。这种按照文件来源组织而成的等级结构，体现了文件、档案管理者关于文件来源、文件形成背景、文件间内在联系等方面的专业知识，是文件检索的特色所在，其最大的好处是能够让用户获得对所需文件的完整的背景信息。如一个工程项目各个建设阶段所形成的所有文件，就可以通过层级结构来全面展示。