归档是赋予有保存价值的电子文件以档案身份的过程，其标志性动作是将具有档案价值的电子文件由形成文件的业务系统向电子文件管理系统移交，电子文件管理责任也随之由文件生成部门向档案部门的正式转移。

（一）归档范围

电子文件归档的主要对象，是经过鉴定需要保存的电子文件。此外，还应从以下几个方面考虑收集相关材料：

1.支持软件

电子文件具有软硬件依赖性，对于采用专有格式的电子文件，可归档文件的支持软件及软件的文档资料，档案部门已有的无须重复归档。

2.元数据以及相关管理信息

描述电子文件内容、结构和背景的元数据都必须随电子文件一起归档。另外，电子文件形成阶段的管理活动也可能形成一些记录材料，如更改单、登记表、使用权限登记表等，有些可能记录在纸张上，也应予以归档。归档之后应保持元数据、管理信息与文件的联系。

3.其他载体形式的文件

在同一活动中，除了电子文件外，有时还会生成纸质文件、缩微胶片等其他形式的重要文件，如上级机关的来文、外购设备文件等。为保持这些文件之间的历史联系，确保同一活动中形成的档案信息完整无缺，需要将之一同归档。有条件的单位可将这些文件作数字化处理，作为电子文件归档和保存。

4.纸质或缩微拷贝

《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)规定：具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。虽然《中华人民共和国数字签名法》已经承认了部分电子文件的原件资格，不过大多机构为谨慎起见，仍坚持将电子文件及其硬拷贝一起归档，双套保存，这就是双套制。

双套归档是文件载体转换时期不可避免的一种现象，只要电子文件管理中的关键问题得不到根本解决，双套归档就有其存在的合理性和必要性。虽然双套归档起到了双保险的作用，但同时也加重了档案部门的日常工作，增加了管理成本。一些基层单位已开始单独归档电子文件的探索，如标书的技术附件、在纸质条件下不予归档的微观文件等，力求减少不必要的重复。

（二）归档方式

1.物理归档与逻辑归档

按照电子文件实际的存储位置，电子文件归档方式包括逻辑归档与物理归档。物理归档是一种类似于传统实体文件的归档方式，业务部门把电子文件通过网络或者下载到可脱机保存的载体上，保存进电子文件管理系统，这个系统通常由档案部门负责维护管理。逻辑归档是指具有档案价值的电子文件在归档之后仍然存储在业务系统中，通常要求将其元数据移交到电子文件管理系统中，档案部门也可以委托业务部门对这些归档文件进行保管和提供利用，并对其管理工作进行指导和监督。

2.在线归档与离线归档

按照归档电子文件的传输方式，电子文件归档方式分为在线归档与离线归档。在线归档是指通过计算机网络，将电子文件及其元数据向电子文件管理系统（档案部门）移交。逻辑归档必然是在线的。离线归档是指将电子文件及其元数据存储到可脱机存储的载体上向电子文件管理系统(档案部门)移交。当电子文件的形成系统没有在线归档功能，或者当电子文件形成机构与电子文件归档管理机构不同时，较多地采用离线归档的方式。如工程的建设方通常会在建设项目结束后将电子文件(包括纸质文件扫描后的电子版本)统一拷贝到光盘或者硬盘上向工程的业主方归档移交。(www.daowen.com)

（三）归档时间

电子文件的归档时间分实时归档和定期归档两种。实时归档是指电子文件形成后即刻归档；定期归档是指按照机构有关规定，在电子文件形成一段时间之后再向档案部门移交。一般来讲，逻辑归档尽可能实时进行,以免发生失控；网络归档既可实时进行，又可与介质归档一样，借鉴纸质文件归档的经验并遵照有关规定定期完成，如管理性文件在次年年初归档，科技文件在项目完成之后归档，机密文件随时归档等。双套归档的电子文件和纸质文件，归档时间应统一。在实际工作中，无论采取何种归档方式，都存在提前归档的趋势，这有利于及时控制有用文件信息，保护其完整与安全。

（四）归档要求

归档电子文件的质量要求包括:

1.齐全完整

归档的电子文件应齐全完整，凡是归档范围内的文件均应及时向档案部门移交。尤其应注意相关电子文件的支持软件、元数据、管理信息、其他载体文件和硬拷贝的收集。

2.真实有效

归档的电子文件应真实有效，文本文件应是最后定稿，图形文件如经更改，应将最新版本及更改记录予以归档，各种文件的草稿、原稿根据需要决定是否归档。有条件的机构应采用数字签名技术，以便确认电子文件的有效性。

3.格式规范

电子文件存储格式是保证长期可读性的一个极为重要的问题，能够转换为通用格式的应予尽量转化。

4.多套保存

归档的电子文件至少应保存三套，其中一套封存，一套提供利用，另一套异地保管。封存和异地保管的电子文件需要脱机保存，提供利用的电子文件可联机，可脱机。电子文件在长期保存过程中可能会出现读取的错误，以不同载体、不同方式多套保存，可以减少出错、失真现象，增加安全性。

5.经过分类和鉴定

归档的电子文件应经过分类和鉴定，定期归档的电子文件还需要形成机读目录。介质归档时还应对电子文件的载体简单整理，在载体或其包装盒表面贴上标签，注明编号、名称、密级、保管期限、软硬件环境等。

（五）归档手续

为明确责任，电子文件移交双方应确认归档电子文件的数目、技术状况以及相关材料是否齐全，并在确认结果上签字盖章，保存备查。