（一）鉴定的内容

1.鉴别

也称识别。电子文件形成机构内部存在多个信息系统，并非其中所有信息都是文件信息，如私人邮件、某些即时消息等，也不是所有文件信息都是以独立单元加以存储的，如数据库中某些数据记录。鉴别工作就是确定哪些信息构成一份文件，明确需要以文件管理方法加以管理的数字信息对象。鉴别一般在文件创建时期开展，其结果就是赋予每一份电子文件唯一的文件号。

2.双重鉴定

双重鉴定是电子文件鉴定工作的核心内容，其任务在于科学地判断电子文件的保存价值，确定其保管期限。为此，需要从两个方面入手：一是判断电子文件信息的有用程度，称为内容鉴定或内容分析，二是判断电子文件有用程度是否具有实现的可能，即检查电子文件的技术状况，以明确电子文件的利用价值是否处于可利用的状态，称为技术鉴定或技术分析。两者合称“双重鉴定”。在“双重鉴定”中，内容鉴定是核心，技术鉴定是保障。

3.处置

处置是对双重鉴定结果的具体执行，工作人员根据确定或调整了的保管期限对电子文件进行留存、销毁、移交等操作或处理。

4.监控

鉴定是一项高智力水平的工作，也具有相当的风险，为了保证其合乎规范，及时纠正某些不当行为，需要对电子文件鉴定过程予以记录，根据记录加以监控。

（二）内容鉴定的方法

职能鉴定法是电子文件鉴定的主要方法，文件价值的大小取决于职能活动的重要程度。这种方法立足于文件产生的原因（社会运转和职能活动的需要)，而不是某一部分利用者的利益或兴趣，从而克服鉴定过程中的主观性和随意性，增加鉴定的客观性，使得利用紧随而不是领先于鉴定。它面对的是某种职能、活动或事务的文件，而不是单份文件，故而常常表现为一种“批处理”的方式，鉴定的效率高。职能鉴定法的实施以职能分类法为前提，没有后者，前者的执行往往无法深入，也不可能实现鉴定的自动化。当然，电子文件的内容鉴定，也不排除逐件鉴定的直接鉴定法，以及其他的鉴定标准；法律风险、时间、技术水平、来源、形式特征等。如对于未被保管期限表收入其中的新文件，以及微观文件等特殊文件，有必要采取直接鉴定法。

电子文件内容鉴定的步骤如下：

1.电子文件保管期限与处置表的制定

档案部门通常使用文件（档案）保管期限表来确定文件的留存期限，这样的保管期限表主要由文件的类别和其保管期限组成。电子文件管理系统中，除了要确定每份（类）文件的保管期限，还需要确定其保存到期后的处置行为，即销毁、续存还是移交给档案馆或第三方机构。鉴于保管期限和处置行为的衔接关系，需要将电子文件保管期限表扩展为保管期限与处置表，整合文件保管期限和文件保存到期后的处置行为，同时还需要标明文件在本单位内部的保存期限，以 及触发处置行为的时间或事件。

电子文件保管期限与处置表是规定电子文件保管期限和处置行动的正式工具，通常表现为表册形式，是电子文件管理系统配置的依据。各企业应开展职能分析、职能分类，并参照执国家档案局10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》和其他有关科技文件、专门文件归档范围及保管期限的规定，着手保管期限与处置表的制定工作。保管期限与处置表应该具体、可操作性强、具有可扩展性，并宜保持相对稳定，不宜频繁变动。

在电子环境中，国际文件管理领域的最佳实践经验是将保管期限与处置表和分类方案合并，或者建立明确的映射关系。即保管期限与处置表中的“文件类别”为分类方案中具体的类目，而不是简单、笼统的总结，或者对个别文件类型的罗列。这样做的好处是便于实现按类自动鉴定和处置，即在类目层次上设置保管期限和处置行为,类目下文件自动继承父类的保管期限和处置行为。无需再人工逐份鉴定。

2.电子文件保管期限与处置表纳入管理系统(www.daowen.com)

根据电子文件保管期限与处置表的规定，明确系统各类用户的鉴定职责，若条件允许，还应开发自动鉴定的模块。

3.归档鉴定

在鉴定自动化的系统中，文件一旦生成，系统即将文件类别与保管期限表的条款对照判断，划定其保管期限。如果某些文件未纳入保管期限表，导致系统暂时无法判断其保管期限时，应及时提示用户判断。尚未实现自动鉴定的机构，一般是在文件办理完毕之后由形成者或档案人员进行鉴定。

4.期满鉴定

对于保管期限到期的文件，系统应自动提示用户以便下一步处置，或更改其保管期限，或作其他处理工作，如暂缓一段时间销毁等。期满鉴定一般由档案人员承担。没有自动提示功能的系统中，期满鉴定则主要依赖档案人员的自觉。

5.进馆鉴定

对于需要向上级企业档案馆或国家档案馆移交的电子文件，在形成机构中保存一段时间后，应向相应的档案馆移交。对于这些文件，系统应自动提示用户进行检查，档案馆应从保存价值、完整性、可读性等方面进行复核后再接收进馆。

（三）技术鉴定的方法

技术鉴定需要在电子文件生命周期中多次开展。无论是归档鉴定、期满鉴定还是进馆鉴定，都必须在内容鉴定的同时开展技术鉴定。每一次技术环境的变换，如载体转换、迁移等，都需要对电子文件的技术状况进行检测。此外，还应定期开展技术鉴定工作。

技术鉴定的过程大致如下：

1.分析影响文件技术状况的因素以及采取的相应措施

技术鉴定的实质是事后的检查，在总体上是一项被动性的工作，其结果依赖于技术分析之前采取的防范措施的效果。所以，要判断电子文件是否真实、可靠、完整、可读，首先需要分析影响文件信息质量的因素及据此所采取的措施。

2.检查保障措施的实施结果

对每一项保障措施的实施结果进行检查，比如检查文件是否按照预先规定的标准格式保存；检查文件的数字签名；检查文件的元数据记录是否齐全；检查一份文件各个要素是否完备；分析联系一份文件各个要素的手段是否有效，包括超级链接、标签等；运用病毒检测软件检测文件及其存储介质是否携带病毒；检查介质的规格是否符合工业标准；检测介质物理性能，如清洁度、光滑度、是否有划伤、磨损等。

3.根据检查的结果，判断文件技术状况

如果电子文件的技术状况已经不足以保证其质量，应该采取载体转换、迁移等应对措施。