电子文件的分类有实体分类和信息分类两种。

（一）实体分类

实体分类是对保存电子文件信息的载体的类别划分，由于电子文件存储密度高，载体的数量较少，故而类别划分相对简单，可按照载体类型连续编号，亦可结合存储信息的媒体类型简单分类后编号。

（二）信息分类

对于电子文件的信息分类，有看法认为电子文件的著录信息（元数据）很详细，只需输入关键词、作者、时间等，便可以快速检出有关文件，很少有用户会使用分类号或主题词来查检文件，分类支持检索的功能较弱，分类主要的目的就是满足存储、与纸质文件对照等日常管理的需要，宜简单粗放，可借鉴传统档案实体分类中的组织机构分类法或时间分类法，或者根据信息媒体类型划分文件类别，包括文本类、图像类、声音类、视频类等。

上述看法有其现实合理性，其缺陷在于就分类看分类，未从整体管理的角度看待电子文件的分类。除了支持检索之外，电子文件的分类具有更为广泛的用途，包括揭示文件之间的有机联系、支持鉴定、支持存取权限控制、支持归档等，这些功能的发挥取决于合理的分类方法—职能分类法，即依据电子文件反映的机构职能进行类别划分的方法。当然，组织机构、时间、媒体类型也是常用的、辅助的文件分类方法。通常对于企业电子文件的一级类目，可以采取职能分类法，而对于二级以下的类目，可以结合其他分类方法。

利用职能分类法对一个企业的所有电子文件进行分类,一般包括三个步骤:

1.建立职能分类方案，制定电子文件分类方案(www.daowen.com)

电子文件形成机构所承担的职能有多项，为了完成某一项职能需要开展若干业务活动，而一项活动往往由若干单独的事务步骤组成，通过职能、活动、事务的关系分析，可以形成多层级的、结构化的树状职能分类方案。电子文件分类方案和职能分类方案基本一致，类、子类、案卷基本对应着不同职能中所形成的电子文件集合，具体的层次设置需要结合电子文件形成机构的实际情况而定。分类方案不是一成不变的，需要定期进行维护。无论是职能分类方案还是电子文件分类方案,都要为每个职能、活动、事务，以及类、子类、案卷配置唯一的分类标识符。

2.在业务系统和电子文件管理系统中配置职能分类方案和文件分类方案

形成电子文件的业务系统和电子文件管理系统都应当支持电子文件的职能分类，并能够对之加以维护，跟踪其发展变化。

3.对电子文件进行分类

在电子文件创建的时候，根据系统中已定义的分类方案，选择或填写电子文件的类目，并赋予其相应的分类标识符。

按照职能对电子文件进行分类，可以反映其文件最本质的有机联系，即来源联系。不仅如此，职能分类法还有效地促进其他重要的电子文件管理活动，提高自动化水平和管理效率。如基于分类方案制定保管期限表，规定每一类而不是 每一份文件的保管期限，这样就可以在判定文件类别时自动判断其保管期限，并可以类目或案卷为单位执行批量、自动的鉴定处置等。