是对电子文件从无到有的过程的统称，一般包括创建、流转、传输三类活动。

（一）创建

电子文件的创建，是指在计算机系统中拟制文件，或接收外单位的来文的过程。已经电子化的业务类型非常多，电子文件的创建工作也各不相同，从行政公文的起草、设计图纸的绘制到财务数据的登录，种类多样的电子文件全面记录信息社会的方方面面。经过创建的电子文件应在软件系统中予以登记。

如果说形成阶段是电子文件管理的关键时期，那么创建则是关键中的关键。电子文件创建期要展开一些重要的管理活动，主要包括：

1.为文件命名

这是电子环境中新增的管理内容，文件名是操作系统识别文件的主要标识，企业最好制定文件命名规则，以防命名随意所导致的重名、无法体现内容等不良情况。

2.确定文件的存储格式

最好在文件创建的时候就采用通用格式或开放格式，以免事后格式转换造成信息损失，这实际上在选购应用软件时就要考虑的。如果难以采用开放格式，应尽量选用覆盖面广、成为事实标准的存储格式，以降低未来格式迁移的难度。

3.对电子文件进行分类

判断电子文件的类别，国际上通用的方法是根据文件反映的职能判断文件在整个分类体系中的位置。

4.对电子文件进行价值鉴定

根据电子文件保管期限表，赋予其保管期限。当然，目前还有很多企业的鉴定工作并非在电子文件创建期完成的。(www.daowen.com)

5.将电子文件保存在适宜的位置

有条件的单位，公务活动中形成的电子文件不宜随意存储在个人计算机中，而应集中存储，以便保护和控制。

6.形成元数据

上述管理活动会产生许多有价值的元数据，如作者、标题、时间、存储格式、编号、类别、存储位置等，应该予以实时捕获、集中管理。

（二）流转

流转是电子文件由企业内部多个部门、多个人员处理生效的过程，也是可借助信息系统规范业务流程、大幅提高效率的阶段。在业务系统中，可以为不同类型的文件设定相对固定的流转路径，也可允许用户为一份文件自定义流转路径。

在电子文件流转的过程中，容易生成多个版本，应加强版本控制，避免不必要版本的出现，保证归档的是最终版本，并保存必要的修改痕迹。流转也是生成元数据的重要环节，可能生成的元数据包括审批人、审批过程、审批意见等。流转过程还应保证创建阶段形成的元数据不丢失，并始终与文件保持关联。

（三）传输

传输是指电子文件在不同机构之间的传递过程。一个单位的发文经过网络传输成为另一个单位的来文。电子文件的传输大致有两种形式：一是通过公共网络，一般可利用电子邮件、即时通讯等工具传递，这种传输方式并不安全；二是通过专门网络传递，如虚拟专用网或企业网，可通过电子邮件、即时通讯等工具传递，也可通过专门的传输软件传递，后者一般采用了加密、数字签名等技术手段，安全性更高。如国务院国务院办公厅和各地区、各部门之间建立了电子 公文传输系统，可传输红头文件。

除了安全因素之外，电子文件的传输还有一些值得关注的管理问题，比如格式问题，为保证传输的快捷与安全，电子文件在传输之前往往经过压缩、加密、转换格式等处理，到了接收方需要解压缩、解密、转换格式后方可阅读，既可能造成信息丢失或变形,也可能因依赖某种特殊系统而对文件的处理、存档造成不便。再如传输软件与业务系统的集成问题，由于系不同的商业软件，二者的集成度不高，这意味着在发送、接收电子文件的时候，需要人工将文件从一个系统转入另一个系统，甚至是从一台计算机转入另一台计算机，不仅手续复杂，而且容易导致元数据的不全。