电子文件管理要在传统档案管理原则、方法的基础上，结合电子文件的特点和社会需求的变化，加以合理变革和更新。不同企业、种类的电子文件，其管理要求和管理方法不完全相同，但基本方法则是一致的。

（一）对电子文件生命周期全过程实施持续管理

电子文件的管理，要遵循全程管理原则，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命过程实施连续管理。

对电子文件整个生命周期实施连续管理，是追求整体效益最佳化的要求。应打破现行文件和档案管理分段、脱节的管理模式，注重各个生命阶段所有管理活动和管理要素的统筹兼顾，把握实施管理行为的最佳时机和适宜方式，削减在分类、著录、存储等方面的重复劳动、抵触措施或遗漏之处，强调各项管理内容和要求的无缝链接、系统整合和总体效应。

对电子文件整个生命周期实施连续管理,是保证电子文件质量的要求。电子文件管理过程中任何一项具体操作的失误都有可能对电子文件造成不良后果,因此，应对文件各个生命阶段施以统一的质量要求和管理要求，并对文件生成、登记、修改、审核、签署、分发、鉴定、归档、保管及利用的全过程进行监控、跟踪与记录，及时发现和纠正失误。

（二）自电子文件形成阶段开始便实现档案管理功能

电子文件的管理，要遵循前端控制原则。在电子文件的生命周期中，文件的形成是前端，处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动是中端，永久保存或销毁是末端。前端控制是全程管理的必然延伸，它要求对电子文件管理过程的目标、要求和规则进行系统分析和科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在文件形成阶段实现。

自电子文件形成阶段开始便实现档案管理功能，是保证电子文件长期真实、完整、可读、可用的有效策略。形成阶段是决定电子文件质量的关键时期，文件的内容、结构、形成背景都在此阶段形成。如果有不符合文件质量要求的地方或是管理失误，到了档案保存阶段将不可修复或难以更正，比如没有生成足够的背景信息、选择了依赖某种特殊软硬件的存储格式等。在文件形成过程采取适当措施贯彻落实档案管理要求，可以有效避免其先天不足，以尽可能低的成本达成尽可能好的结果。在文件形成时就确定其是否属于归档范围，重点监管应归档文件的动向，确保其得到合理处置。

自电子文件形成阶段开始便实现档案管理功能，化被动的收集、保管为主动监管、控制，有助于提高管理效率，提升管理质量。电子文件形成阶段的档案管理措施，一般是由文件形成者在创建、接收、登记、处理文件的同时完成，或由电子文件管理系统自动完成，不需要档案管理者事后作业，管理效率和效果均佳。在文件生成、处理的同时及时捕获说明其形成过程的管理信息，可以消除事后著录、重复录入，减少信息误差。

在初步建立了电子文件管理系统的企业中，电子文件在业务系统中生成和运转，在电子文件管理系统的辅助下捕获和归档，因此电子文件管理过程的前端就延伸到了业务系统和电子文件管理系统的设计阶段，前端控制的形式也部分转移到业务系统和电子文件管理系统的功能设计之中。这也是有观点认为控制要从文件形成之前开始的原因。

（三）对电子文件管理流程加以优化

文件管理流程是指文件生命周期中施加于文件的一系列相关的管理活动的有序组合。电子文件管理流程不是对手工管理流程的复制和模拟，而应根据电子文件的技术特点，利用计算机系统高效处理数据、一次输入多次输出、可并行作业等优势，构建更为科学高效的新流程，具体落实全程管理和前端控制。

相比手工管理流程，电子文件管理流程的内容，以及组成流程的各项管理活动的开展时间、承担者、相互关系都有变化。在内容上，有些管理活动需要增加，如确定文件存储格式、确定文件存储位置等；有些管理活动被简化，如实体整理、分发；另外一些则变得复杂，如鉴定工作中增加了技术鉴定的内容，著录的范围扩大等。在电子文件管理活动的开展时间上，有些活动提前，如归档、鉴定、分类、著录等提前到文件形成阶段就开始；与此同时，著录、鉴定等延伸到整个文件生命周期。在承担者上，除了档案人员、文件形成者之外，信息技术人员、计算机系统成为电子文件管理队伍的新成员。信息技术人员承担技术鉴定、迁移、备份等技术管理工作；如果设计和使用得当，文件系统可以承担、参与许多事务性、重复性的工作任务，如文件的分发、鉴定、归档、著录、跟踪、统计等，使之自动化。在文件管理活动之间的相互关系上，手工条件下基本上依次开展、顺序衔接、相互独立的管理活动，在电子环境中正逐渐变得同时开展、相互交叉、部分内容合成，从而使得电子文件管理流程具备并行化、非线性化、集成化等特征，如鉴定、归档、著录、保管等管理活动在文件形成阶段就开始，很多文件管理活动的结果都可能自动记录到著录数据库中，从而导致著录同其他文件管理活动的集成。(www.daowen.com)

各单位应综合考察业务、技术、制度、标准、人员、文化等多个要素，通过合并、削减、前置、并行、自动化等手段，优化设计电子文件管理流程，并将电子文件管理流程的优化纳入企业业务流程的整体优化之中。

（四）以电子文件管理软件为中心实施管理

电子文件的技术特点和随之而来的管理问题都直接或间接地起源于系统，而最后的解决途径也一般都要归结到系统的设计上。在电子文件管理体系中，管理系统（主要是软件）处于中心位置，没有系统的管理对于电子文件而言是不可想象的。设计合理的电子文件管理系统是相关管理制度、标准、方法的执行者，是电子文件管理活动重要的承担者，是全程管理、前端控制和流程优化的根本保证。

承担电子文件管理功能的系统主要由两部分组成：形成电子文件的业务系统和独立的电子文件管理系统。业务系统负责生成合格的电子文件并将之交付给电子文件管理系统，电子文件管理系统负责适时捕获、采集电子文件并保证其长期真实、完整、可读、可用。这两个系统之间应该有数据接口，以保障数据顺畅、无损传递。当然，有些业务系统包括功能相对齐备的文件、档案管理模块，只能管理本系统产生的电子文件，而专业的电子文件管理系统则能综合管理多种电子文件。

独立的电子文件管理系统应该具备的一般功能包括捕获（归档)、分类、鉴定与处置、著录（元数据管理)、存储与保护、检索与利用、安全与存取权限控制、日志与审计、报表设计与制作等。

（五）将元数据作为电子文件管理的基本工具

元数据是信息技术应用后才出现的概念，其一般性解释为“关于数据的数据”，其基本功能为描述和定义数据。作为数据管理的工具，元数据被广泛地应用在数据库、图书馆、情报、文档管理等信息资源管理领域。ISO15489将元数据定义为“描述文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据”。全世界档案管理领域基本都采用此概念。

元数据是个新概念，其实质并非全新，手工管理中出于检索目的而编制的著录卡片、目录中的信息，以及文件登记簿、销毁记录、利用记录中的信息皆为元数据。元数据可在源头一次性捕获,并为不同管理活动所调用，无需反复输入。

因为其全面的描述作用，元数据的功能是全方位的。根据完整的元数据记录,可以回溯电子文件的原貌和变化过程，从而确认电子文件的真实性，这是保障长期真实性的最重要的措施。利用元数据可以维护文件内容、结构和背景之间以及文件之间的关联，从而保护电子文件的完整。元数据记录了电子文件形成、迁移后的技术环境，为保证其长期可读提供了必要的信息。对具有检索意义的元数据加以有效组织，可为利用者提供全方位、多角度的检索入口，从而有力地支持了文件的可用性。在一次性捕获元数据之后,便可以在多项文件处理、管理活动之间共享，从而为电子环境下文件管理流程的集成和优化提供了基础和保障。

因此，元数据是电子文件管理的基本工具，是业务系统和电子文件管理系统的信息血脉,每一项管理活动都是记录、调用相关元数据的过程。档案部门应明确需要采集的元数据项目、捕获方式和管理方式，并在有关的业务系统和电子文件系统中实现。

（六）采用基于职能的管理方法

职能是企业对于社会承担的主要职责，它包括为了完成一定目标而组织在一起的若干工作。有时若干部门联合执行某项职能，有时不同部门在职能中会有交叉，企业承担的职能相对稳定，而组织结构和部门设置则相对灵活多变。文件是企业履行职能的记录，职能的类别是判断文件类别的依据，职能的重要程度是决定文件重要程度的依据，按照职能分类体系组织文件，可以充分反映文件的来源联系，说明其来龙去脉。职能分类法、职能鉴定法以及以职能为基础组织文件信息提供利用，是档案管理中极富特色的专业方法，被国际标准ISO15489确认，在电子文件管理中也应该采用这些管理方法。职能分析也是电子文件管理系统设计过程所必须开展的工作内容。