企业内部的电子文件管理工作，即微观层面的企业电子文件管理工作，包括业务层、系统层、支撑层3个相互依存的层次。

（一）业务层

业务层即电子文件管理活动层，电子文件管理业务是指直接针对电子文件开展的各项管理活动，这些业务由人机系统共同完成。

按照电子文件管理活动的实施时间分为三个阶段:第一阶段是电子文件形成阶段的管理，电子文件归档阶段的管理和电子文件长期保存阶段的管理。其中，电子文件形成阶段的管理业务主要包括版本控制、处理流程设定和控制、编号、分类、元数据管理等；第二阶段是电子文件归档阶段的管理业务主要包括电子文件的捕获、分类、鉴定、利用、处置、元数据管理等；第三阶段是电子文件长期保存阶段的管理业务主要包括收集、格式转换、迁移、利用、元数据管理等。根据全程管理、前端控制、集成管理等原则，在信息系统的支撑下，三个阶段的管理活动正在走向交叉融合，一些归档阶段和长期保存阶段的管理活动被提前到电子文件形成阶段统一完成，如编号、分类、格式转换等。

（二）系统层

系统层指电子文件管理的系统建设工作，包括电子文件管理相关系统的设计或采购、系统实施、系统的运营维护等。电子文件的管理只有在系统中才能够实现，电子文件管理的业务方法要依赖系统才能实现。

电子文件在其生命周期全程涉及的系统形态可以划分为三类：

1.业务系统

即生成或管理业务活动数据的自动化系统，旨在为企业和用户之间开展业务提供便利，这类系统包括OA(办公自动化)、CAD(计算机辅助设计)、ERP(企业资源规划系统)、HR(人力资源管理系统)、CRM(客户关系管理)、PDM(产品数据管理)等。业务系统是形成电子文件的系统。(www.daowen.com)

2.电子文件管理系统

是应用于电子文件形成单位的，旨在捕获电子文件并实施维护、利用和处置的专业系统。按照ISO16175《信息与文献 电子办公环境中文件管理原则与功能要求》的规定，ERMS是“为业务活动提供证据而对电子化生成文件进行形成、利用、维护和处置的自动化系统。这些系统要维护恰当的背景信息（元数据)，将文件与其证据支持相联系。”

3.电子文件长期保存系统

也称数字档案长期保存系统或者数字档案馆系统。这类系统是致力于以正确和可被独立理解的方式长期保存电子文件信息的可信数字仓储系统，其核心功能是真实长久地保存馆藏数字资源。

以上三种系统形态在实际环境和软件产品中并不一定以独立的软件形式出现，可能存在复杂的交叉组合关系。企业中的应用尤为灵活和多元化。如由于文档一体化和全程管理思想的贯彻，在国外一些厂商将其一款产品命名为(非结构化)电子文件全程管理系统。一些企业的文档管理系统兼具部分业务系统和ERMS的电子文件管理系统，国家档案主管部门有关制度规范中所指数字档案室系统，其管理功能和电子文件管理系统基本一致，但是其担负的主要是归档电子文件的管理，而电子文件管理系统则可以将归档、不归档的电子文件统一管理，因而具有全局管控的意义。此外，很多企业的数字档案馆系统也兼具电子文件管理系统和电子文件长期保存系统的功能。本章第七节将对系统展开进一步的介绍。

（三）支撑层

该层为电子文件管理业务和系统建设提供支持，其主要工作内容包括制定电子文件管理规划、建立健全电子文件管理制度规范、设置合适的组织结构、寻求企业领导和相关部门的支持、开展电子文件管理宣传和培训等。