电子文件和纸质文件一样，是企业生产制造、经营管理的直接记录，是企业的信息资产，是当代企业文化、企业历史的承载物。在信息系统环境下，包括文件、档案在内的信息流已经与业务流、资金流一起共同支撑企业的正常运作。文件管理的优劣，不仅直接决定了企业对法律法规的遵从程度，更直接关系到企业管理效率的高低。

（一）电子文件是电子环境中企业运转的基本工具

企业的每一项业务活动，都需要进行信息的传递，因此，各种业务信息系统、桌面软件在企业生产、运营、服务、管理工作中得到广泛应用。文件是一种独特的信息存在方式，它不是零碎的信息片段，而是完整的业务凭证；不是任意剪辑的信息，而是业务过程和结果的真实记录。可以说，电子文件是电子化业务活动的可信可靠的信息记录。这就要求企业在开展信息管理时，不仅着眼于眼前操作的方便，而要从可信信息凭证即文件管理的角度加以思考，保证文件要素的完整，保证文件处理流程的规范，从而保证企业运转的通畅。

（二）电子文件是企业管理效率的助推器

如果企业每项业务活动的开展，将要产生、利用的文件是清晰清楚的，那么经过精心规划、设计过的电子文件就能够反向促使企业以有序、高效、负责的方式开展业务活动，减少信息的不一致，加强信息的共享，畅通信息的流转渠道，留存恰当的记录凭证。电子文件管理和企业业务就能够以良性互动的方式并行发展。

（三）电子文件有助于提升企业持续运营的能力

以前业务活动中产生的电子文件是开展后续业务活动所需的重要信息源，这些信息可以为业务决策及其后续活动提供有力支持，并能在企业运作遭遇突发事变时，提供持续运作的可能性。《关于推进中央企业电子文件管理工作的指导意见》(国资发[2013]219号)从战略高度出发，指出推进中央企业电子文件管理要“强化意识，着眼长远”,不仅服务于当前业务需要，也要服务企业可持续发展的需要。(www.daowen.com)

（四）电子文件是维护企业合法权益、规避风险的保护伞

电子文件忠实记录了业务活动的过程和结果，证明机构业务活动对法律、法规的遵从，满足外部审计、监督的要求；并为法律诉讼提供证据支持，降低法律风险及其连带的经济、名誉等其他风险，从而维护企业及其员工、客户等的合法权益。因此，很多国外企业将文件管理要求纳入《商业行为准则》,作为企业对公众、对客户的一份承诺，具体内容包括重视文件管理的合规性，确保形成的准确完整，全员都负有文件管理责任，格外重视机密文件的管理等。

（五）电子文件是企业记忆的新型载体

人类的历史文化、社会记忆传承，很大程度上依赖于个人文件和机构文件的归档和留存。数字环境下，电子文件已成为社会记忆和文化传承的重要载体。企业电子文件，是企业记忆的新型载体，若当下不重视保存，将严重损害企业历史的完整性和延续性。我国已有一些信息化走在前列的企业，发生了电子文件丢失或保存不当的教训。

正是因为上述重要作用，电子文件也被认为是企业重要的信息资产。