从泥板、石刻、甲骨、竹简到纸张，当文件记录在这些传统载体上时，人们形成、管理和利用文件时无需他物，人与文件之间的关系是直接的。而到了电子文件，这种直接的关系被打破，计算机系统是文件无法离开的生存环境，人对文件的一切行为都需要借助于计算机系统才能实现，只有通过特定的程序才能记录、修改、办理和阅读文件内容。相比传统载体的文件，电子文件具有许多新的特点，这些特点皆因计算机系统而生，故而称之为技术特点。这些技术特点对电子文件管理提出了新的要求，产生了深远的影响。

（一）信息的非人工识读性

在计算机系统中，信息以“0”、“1”的数字代码表示，和人的肉眼所视的符号完全不同，不同类型的信息有各自的编码方案。只有通过特定的程序对这些代码进行解释还原，人方可识读和理解。电子文件信息的非人工识读性对管理工作提出了一个基本要求：为了能够使用电子文件，首先要保证它可以识读。

（二）信息的系统依赖性

电子文件信息的系统依赖性有两层含义：其一，在一般意义上，电子文件的形成、处理，以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现；其二，电子文件信息在显示输出时依赖于特定的计算机系统，那就是其形成系统，与形成系统不兼容的计算机和应用软件则无法打开文件，在20世纪70、80年开始保存电子文件的档案馆，大多都遭遇到因无法提供相应软件导致文件不可用的问题。如2001年美国航天总署发现其1970年代中期取得的有关火星资料的计算机档案已经无法读取，当初撰写该档案格式的软件工程师，已经去世或无法回忆起当年的工作，旁人也无法解读当年的程序原始码。因此，若要文件可以识读，必须采用其形成系统或与之兼容的系统。

（三）载体的可转换性

亦称“信息与特定载体之间的可分离性”。传统载体的文件，信息一旦生成，即被固定在某一载体上，两者结合为“原件”。虽然也可通过静电复印的方法传播、利用信息，但可容易地分辨出原件和复制件。人们通过判断载体及记录在载体上的笔迹、签名、印章等相关标记的原始性来判断文件的原始性，通过保护载体的原始性来维护内容的原始性。电子文件中则不存在实体意义上的原件，它可以根据需要在不同的载体上同时存在或相互转换，不同载体上的信息，包括字体、签名、印章在内，则可完全一致，载体的转换并不会影响到电子文件信息的原始性。而且磁性载体和光学载体寿命短，对于电子文件而言，转换载体是必须的，没有一份电子文件拥有恒久不变的载体，电子文件不可能有固定不变的实体形态和物理位置。因此，对于电子文件，人们往往用“真实性”而非“原始性”的概念来描述其信息的原生特性。

（四）信息的易变性

电子文件信息容易改变，其主要原因有两种：其一，人为有意改动，计算机系统中人们对信息的增删更改十分方便，除非事先设定，否则并不会留下痕迹；其二，系统无意改动，计算机技术发展速度很快，编码方案、存储格式、系统软件、存储介质不断推陈出新，而转换过程中由于操作和其他方面的原因，可能导致信息的改变、损失甚至丢失。可以说通过制度的完善和技术来有效规避人为有意的改动，系统无意改动则是防不胜防的。电子文件载体的可转换性、信息的易变性导致手工环境中依靠保护载体原始性来保护档案信息原始性的方法在电子世界里失效。(www.daowen.com)

（五）信息存储的分散性

电子文件信息存储的分散性表现在两个方面：其一，电子文件的内容、结构和背景信息分散保存。以行政公文为例，其内容和结构信息由字处理软件生成，而包括起草者、审批者、审批流程、办理意见、签发时间等许多背景信息，则由办公自动化系统生成，两者可能分别存放在文件系统和数据库中。其二，电子文件的信息可能来自其他多个文件。如一份关于某城市人口情况的报告，其数据来源于常住人口和流动人口的数据库，生成该报告的应用程序只保存这些数据的地址和其它内容信息，有关数据仍然保存在人口数据库中，因此关于该报告的内容、结构和背景信息，可能分布在不同的系统、机器、地点。电子文件信息分散存储，在归档保存时容易出现部分信息缺失的情况，影响文件质量及其功能的发挥。

（六）信息存储的高密度性

电子文件的信息存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质。一张5英寸CD-R光盘(650MB-1GB)约可存储3-5亿个汉字或A4幅面的文稿图像数千页，一张容量达4.7GB的DVD光盘，可存储20多亿汉字和数万页文稿图像。过去一个几十平米库房中的档案信息量现在则可能十几张光盘就可以承载，这极大节约存储空间。随着技术的进步，电子文件介质的存储密度还将继续加大。然而，存储的集中也意味着风险的集中，载体一旦受到侵害，损失就可能很大。2007年10月，英国皇家税务及海关总署在邮寄过程中丢失两张重要数据光盘，其中包括约2500万人的个人资料和银行信息。这意味着英国6000万人口中，有近一半人面临受到人身安全、信用欺诈等多种危险。

（七）信息的可操作性

相比被固化在传统载体上的信息，电子文件中的数字信息则是灵活、可变的，人们可以利用各种技术工具和手段，对之进行多种操作，如剪切、复制、粘贴、着色、压缩等，这为文件信息利用带来了极大的方便。经过相应的操作，人们可以使电子文件处于操作者希望的状态之下。该特点要求电子文件管理者更多地考虑用户的需求，为其提供便利，同时也注重保护归档电子文件不被人为有意改动。

（八）信息的可共享性

共享性是指一份文件可实现多人、同时、异地利用。电子文件的出现，打破了必须在固定场所、在固定的时间内、查阅固定份数的文件的利用限制。在网络环境中，同一文件可以同时在多台处于不同地点的计算机屏幕上显现，利用者不必亲临文件保存地，也不必受限于档案馆(室)作息时间，数字时代全天候、跨地域的信息服务已经非常普遍。电子文件因而被誉为“流动的资源”，电子文件的共享也成为每个企业在信息管理领域最关心的问题之一。不过，电子文件信息的可共享性也给其安全性造成了一定的威胁，向合法用户开放的同时也给偷窥现行机构、档案馆信息秘密的行为提供了机会，给病毒、蠕虫、木马等恶意程序的入侵提供了渠道。