中共中央办公厅、国务院办公厅联合颁发的规范性文件《电子文件管理暂行办法》（厅字[2009]39号）对电子文件的定义如下:“电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录”。《电子文件管理暂行办法》的适用范围是机关、团体、企事业单位和其他组织，故而将个人文件排除在外。

企业电子文件是指在企业生产制造、运营管理、客户服务等各项业务活动中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的作为证据和具有查考作用的信息。

通过上述概念，我们可以看出：

1.准确而全面理解电子文件的内涵和外延

是对其展开科学管理的前提。理解电子文件的概念，最重要的字眼在“文件”而非“电子”上。国际标准ISO15489-1:2001《信息与文献 文件管理 第1部分：通则》（已被采纳为国家标准GB/T 26162.1-2010) 3.12条款指出:“文件”是指“机构或个人在履行其法定义务或开展业务活动过程中形成、接收并维护的作为证据和具有查考作用的信息”。在这个概念的基础上，又结合电子文件的特征，建立了电子文件的概念。

2.电子文件是电子化业务活动的产物(www.daowen.com)

判断计算机中的信息或数据是否为电子文件的首要标志是这些信息或数据是否应业务需要、在业务活动中产生。比如，网络办公会产生电子公文；计算机辅助设计会产生CAD文件；网上购物会产生电子订单、电子划账文件等。

3.电子文件是内容稳定的信息凭证

其稳定的内容忠实地记录了特定的业务活动的过程和结果，因而文件也被誉为“业务凭证”，这样的业务凭证一般要由固化的形式来支持。在管理工作中，通常需要采取一定的措施来固定文件的内容和形式，如将文件的状态改为“只读”，将.doc格式转化为.pdf格式等。

4.电子文件的信息表现方式是多样化的

只要是在业务活动中产生的信息记录，无论其信息表现方式如何，都属于电子文件。其具体表现方式包括文字、图表、图像、音频、视频等等。