干部档案是组织人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实际内容的文件材料，是历史、全面的考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。

干部档案整理主要包括鉴别、分类、排序、编目、技术加工、装订、审核七个步骤。对收集起来准备归档的材料进行审查，甄别材料的真伪，判定材料的保存价值，确定是否属于归档范围，是否符合要求，是否归入干部档案。

（一）干部档案的分类

在鉴别的基础上，按照材料的内容、性质以及材料互相之间的内在联系，区别类别，相对集中，进行排列组合。按照《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发[2009]12号），干部档案材料分为十大类别：

第一类：履历材料

主要包括以反映干部本人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的材料。

（1）干部履历表；

（2）职工、教师、医务人员、军人、学员、学生等各类属于履历性质的人员登记表、简历表；中央和地方各级党委委员（候补委员）简历，人大常委会委员、政协委员的简历，本次明确归入第一类。

第一类的材料要注意：所有干部履历材料都必须经组织审查或签注意见。第一类材料的排列顺序，应按材料形成的时间先后顺序排列。装订时要将《干部职务变动登记表》排在第一类材料之前，但不需要登记目录。

第二类：自传、报告个人有关事项材料

本类材料包括：

（1）干部本人历次所写的自传和属于自传性质的材料；

（2）本次新增领导干部报告个人有关事项的材料；

需要说明的是，本类材料必须是干部本人撰写的，经组织审阅同意归档的。第二类材料按照材料形成时间的先后顺序排列。

第三类：考察、考核、鉴定、审计材料

本类材料包括干部人事管理工作中，组织人事部门通过各种途径，对干部德能勤绩廉进行调查、评价的材料。归入本类的材料，必须是经过组织研究认可正式形成的，手续完备，能正确、历史地反映干部实际情况，具有查考价值的鉴定、考察、考核材料。

第三类的材料要注意：所有的鉴定、考察、考核材料都需经组织上审核盖章，草稿不能入档；鉴定会记录、座谈记录不归档；年度考核材料要归档；

本次新规定：干部因职务任免而形成的任免审批表及相应的考察或表现材料应归第九类。

第三类材料按材料形成时间的先后顺序排列。

第四类：学历、学位、职称、培训等材料

主要包括以反映干部学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料。本类材料包括：

4 -1学历学位材料：

（1）高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，研究生推免生登记表，专家推荐表；

（2）入学考试各科成绩表，学生（学员、学籍）登记表，学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明；

（3）选拔留学生审查登记表等参加出国（境）学习和中外合作办学学习的有关材料；

（4）国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料。

4 -2职业（任职）资格材料和评（聘）专业技术职务（职称）材料：（1）职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格登记表复印件，教师资格认定申请表、过渡审批表，特级教师审批表；（2）专业技术职务任职资格审批表、申（呈）报表，聘任专业技术职务审批表等材料。

4 -3反映科研学术水平的材料。

4 -4培训材料：为期两个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记表等材料。

过去学生登记表归第一类，学习（培训）鉴定表、学习（培训）考核表归第三类，此次统一调整到第四类。

注意：成人入学登记表必须有干部所在单位的盖章。在学习经历中各种考试试卷、论文、设计作业不归档。

第四类材料分为四类后，在每二级类目下按材料形成时间的先后顺序排列。

第五类：政审材料

反映干部有关政治历史等方面问题的材料

本类材料包括：

（1）上级批复、审查（复查、甄别）结论、调查报告及主要依据与证明材料；

（2）本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；

（3）撤销原审查结论的材料；

（4）各类政审表。

（5）计算连续工龄审批材料；更改（认定）姓名（过去是归第一类，此次调整到第五类）、民族、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间等材料；“三龄一历”认定材料，明确要求归第五类，今后调整为“三龄两历一身份”认定材料。

第五类材料要注意：一是对有关问题审查后需形成结论意见的，其材料应当是系列完备的。如对于干部政治历史的审查，应有上级批复、审查（复查、甄别）结论、调查报告、证明材料、本人对结论的意见、检查交代材料；干部更改年龄、参加工作时间等基本情况的，应有本人的申请、组织审查认定的通知或批复、调查证明材料；如了解干部家庭成员、社会关系情况的证明材料应有干部所在单位党组织批准意见并盖章后方可归档。二是在审查过程中形成的非正式的调查报告、证明人已写过证明材料的谈话记录、同一证明人多次写的内容重复的证明材料、不能起直接作用的调查材料和摘录的资料、调查提纲、调查线索不归档。

第五类材料应按“批复（决定）—结论—本人对结论的意见—调查报告—证明材料—本人检查交代”的顺序排列。

第六类：加入党团材料

本类材料包括：

（1）中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书；整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见，党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活（党籍）的有关审批材料；

（2）中国共产主义青年团入团志愿书；

（3）加入或退出民主党派的材料。

第六类材料要注意：如果入党申请书有多份的，则应选择最近的1份归档；如果没有转正，入党志愿书和入党申请书，由干部所在单位的党组织保存。上级党委没有批准入党的，其入党志愿书不归档；批准入党后的入党申请书、入党志愿书、转正申请书（归六类）及政审材料（归五类）归入本人档案；被取消预备党员资格的，其入党志愿书、申请书连同上级指示材料归入六类；入党入团过程中召开的群众座谈和党小组、支部大会记录、思想汇报不归档。被开除党籍、团籍的，其入党、入团材料不撤出，仍归本类，并在志愿书封面上注明处理的时间和批准组织，有关处分材料按其性质（政历问题或违纪案件）分别归入五类、八类。

第六类材料的排列顺序，应按入团、入党、入民主党派的顺序排列，志愿书放在各自材料的前面，其他材料按时间顺序排列。

第七类：奖励材料

本类材料包括：县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表、先进事迹材料；享受政府特殊津贴材料此次统一规定作为奖励材料；撤销奖励的有关材料。

第七类材料要注意，没有批准单位的任何奖励材料不归档。

第七类材料归档的排列顺序，按材料形成时间的先后顺序排列，但每次的奖励应将组织的审批材料放在前面。

第八类：处分材料。主要是干部违反党纪、政纪、国法等材料

本类材料包括：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查、复查）报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；解除（变更、撤销）处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。

第八类材料要注意：举报干部工作、思想、经济、作风等违纪问题，经查属一般问题，不归干部档案，存干部部门参考。政治历史问题与违纪错误混同一起给予处分的结论、调查报告、处分决定等材料一律归第八类；凡未给处分，以政治历史问题为主的，归第五类，以违纪错误为主的归第八类；给予处分的，应按处分形成材料的主次关系排列，即“上级批复—结论或处分决定—本人对结论和处分决定的意见—调查报告—本人检讨或交待材料”；有证明材料的排在本人检讨之前，其证明材料应按调查报告所述问题的顺序并根据每份材料所证明的主要问题相应顺序排列；经复查以对原结论、处分决定撤消改正的，可将改正结论或决定放在前，原结论放在后。

第八类其他材料按材料形成时间的先后顺序排列。

第九类：工资、任免、出国等材料

本类材料包括：

9－1工资材料：工资变动登记表、新增人员、转正定级、变动、晋升等各种工资变动审批表。

9－2任免材料：包括招录、聘用材料；任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料；辞职、辞退、罢免材料。公务员登记表、参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表统一规定在第九类，没有入伍审批表则将入伍政审表从五类抽出，归九类；

9－3出国（境）材料

9－4代表登记材料：党代会、人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料。

第九类材料要注意：本类材料都需要有呈报审批程序，没有完整审批手续的材料不能归档。任免通知不归档。(www.daowen.com)

第十类：其他材料

这类材料是对前面九类材料的补充，是具有参考和保存价值的材料。归入本类的材料包括以下几个方面：

（1）录用体检表、反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料；

（2）生平材料，非正常死亡的调查报告等；

（3）干部档案报送单，干部档案有关情况说明等材料。

归入十类的材料要注意：党外人士在过去运动中写的交待检查等材料不归档；独生子女证、结婚证书等材料不归档。

第十类材料排列顺序，应按材料形成时间的先后顺序排列。

干部人事档案材料分类的两个具体问题：

一是二级分类问题。中组部《关于报送新任中管干部数字化档案的通知》（组通字[2010]61号）中对第四类、第九类材料的二级分类问题，是这样表述的：

第四类的小类名称和顺序如下：第一小类学历学位材料；第二小类职业（任职）资格和评（聘）专业技术职务（职称）材料；第三小类反映科研学术水平的材料；第四小类培训材料。

第九类的小类名称和顺序如下：第一小类工资材料；第二小类任免材料；第三小类出国（境）材料；第四小类代表登记材料。在每一二级类目下按照时间顺序排列。

今后，凡新建的干部档案，第四类、第九类材料必须进行二级分类。

二是内容交叉材料的分类问题。部分档案材料，存在内容交叉情况，可根据材料的主要内容或用途来确定材料类别：

以自传为主的履历或简历表归第二类；学生登记表、学习（培训）鉴定表、学习（培训）考核表归第四类；享受政府特殊津贴材料归第七类；干部任免审批表及其相应的考察材料或表现材料归第九类；中央和地方各级党委委员（候补）委员简历，人大常委会委员、政协委员简历归第一类。

对于大型国有企业既有干部档案，又有一定数量的职工档案，职工档案也要遵循干部档案的归档范围和类目设置进行整理，可以把干部职工档案分为干部档案、职工档案、离退休档案、死亡档案四大类。

（二）干部档案的排序

干部档案的排序，将每一类别的材料按照其形成时间的先后顺序或材料内容的内在联系进行顺序排列，并在每份材料的右上角编写类号、序号，在其右下角编写页数。

具体方法：类号以类为单位编写，序号以每份材料为单位编写，类号和序号写在每份材料的右上角。如1-1、2-1…，四、九类材料的编号：4-1-1、9-1-1、9-1-2…。每个类别的档案材料排序后，要用铅笔在每份材料首页的右上角编上类号和顺序号，并在其右下角逐页编写页码。

页码编写方法：凡有图文的页面，每面为一页；有封面的材料从封面开始编写；空白纸和托裱的衬纸不计页数；复印件和原件应视为一份材料，统一编写页数。

（三）干部档案的编目

按照档案材料的排列顺序，逐份逐项编写目录，做到目录清楚，填写准确。

1.编目录的要求

第一，目录登记要清楚反映干部人事档案内容，这是指目录登记与实际材料要相符；有登记就要有被登记的材料，即不能错登也不能重登，更不能漏登。不得使用圆珠笔、铅笔、荧光笔、水彩笔、红墨水、纯蓝墨水和复写纸书写，档案目录不能粘贴涂改。

新规定把“类号”改成了“序号”，把目录上的“材料制成时间”改成了“材料形成的时间”、删除了“份数”栏。

第二，使用计算机打印目录。序号用汉字数字“一二三…十”，写在每一类的首行，二级分类的序号（一）至（四），顺序号用阿拉伯数字。

2.目录登记方法

第一，材料名称的登记。一份材料登记一行。应采取客观记实的原则，材料原标题是什么，就登记什么，无题目的材料应拟定题目，在原材料上用铅笔写上拟题名称；题目过长可适当简化。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点，如“xxx证明xxx的xxx问题”“ xxx关于xxx问题的申诉”等，不能笼统写成“证明材料”。

第二，材料形成时间的登记。采用材料落款标明的最后时间。时间填写要尽量详细，规范，有具体年月日的，必须填写齐全，一律用阿拉伯数字。如材料没有形成时间的，应尽量查清并注明。推算时间用铅笔注明，若实在查不清，在登记时，可空着不填。复制的档案材料，采用原材料形成时间，复制材料需加盖复制单位公章，登记目录时打括号注明为复印件。

第三，材料页数的登记。页数登记，采用图书编写法，每一面为一页，材料上有页码的如数登记。有复制件的，应在备注中注明“含复印件”。

第四，每一类之间空格的确定。根据干部年龄情况，每类目录之后，须留出适量的空格，新建干部档案放置4－5张目录纸为宜，三类、九类材料须多留些空格，供补充档案材料时使用。已登记目录归档的材料，如因故取出，须在目录上注明原因、时间、并加盖组织校对章。

第五，“备注”填写需要说明的情况。归档材料因为内容相关合并为一份材料的，要在备注栏中进行简要说明，如附考察材料的干部任免审批表、复制件等。

（四）干部档案的技术加工

对纸张破损、幅面不规则，或字迹材料不符合归档要求的档案材料，应进行技术加工。

在进行技术加工时，要注意以下几个问题：

1.对于纸张破损或字迹材料不符合要求的档案材料要进行复制。复制应保持材料原貌，不能任意扩大或缩小，不能对原件内容进行修改。复制后的材料应清晰，所用材料要符合档案保护要求，经久耐用。复制件应附在原件后，与原件作为一件。

2.对于幅面过大的档案材料要进行折叠或剪裁。折叠后的档案材料要保持平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读。剪裁时不得损坏档案材料上的文字、印章图形等内容。注意，从保护档案原貌，简化整理的目的出发不要对档案材料进行过度裁剪。

3.对于幅面过小过窄的材料要进行托裱或加边。档案材料一般应留够2厘米的装订边，装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。

4.凡是材料中的订书针、大头针、回行针等金属物都要取掉；材料的上部粘连的部分应打开，材料外部封口的边沿不应切断。

5.贴边、衬托应贴补在材料的左边，横向的材料必须顺过来；所有材料不应反面装订，正面文字和标题必须保持在正面，而且都要顺装；

6.必须以单行材料为基础进行加工，不得将多份材料一起加工；对较厚的材料加边时，所加的页数必须和材料的页数相同，厚度一样。

7.对超出A4规格的材料，在不损害文字的条件下，可进行裁剪，对不能裁剪的材料，要进行折叠；又长又宽的采取横竖交叉叠，折叠时应将材料向里稍靠一点，不要与其他材料对齐，以防折叠处磨破。

8.使用的胶水或浆糊必须要防虫，不能腐蚀纸张，裱糊后的材料要凉干，不能高温烫烤；

9.不得增加无用衬纸保持材料平整洁净，加工质量要精益求精。

10.档案材料应各自独立，严禁将多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连在一起。

（五）干部档案的装订

对档案材料进行装订。正副本应分别装订。档案材料应左边、下边对齐，在左侧打孔装订。如果左侧空白边不够，要托裱出装订边，不能压字。档案如果太厚，应分两卷装订，分卷装订时，要保证同一类材料分在同一卷中。卷夹背脊应附标签，用于书写干部的姓名、籍贯、档案编号等，书写姓名不得使用同音字或不规范的简化字。

装订好的档案要做到：目录在卷首，材料排列顺序与目录相符，卷面整洁，全卷整齐、平坦，装订牢固实用，不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件，方便阅读。

两个问题的说明：

1.关于A4纸型档案材料标准问题：

（1）今后新的档案材料和目录须采用国际标准A4纸型，材料左边应留有25mm的装订边。

（2）A4纸型的档案材料和目录按照靠左下对齐的方式打3孔装订，中间孔距上、下孔（从孔中心算起）83mm，下孔距材料底边54mm，孔中心距左边沿12mm，孔直径为5mm。

2.关于干部档案卷盒更换问题：

2012年11月27日，省委组织部部署了文件改版后干部人事档案材料用纸、档案卷盒及档案袋的更换工作。省里没有作出统一规定。从全省了解到的情况看，部分地市进行了全部更换。各管档单位可结合这次档案集中审核，有序适度进行，不作全面的更新要求。这里强调两点：一是今后新提拔市管干部档案要使用新型档案卷盒；二是新录（聘）用人员应使用新型档案卷盒。要保证档案卷盒质量，其材质应符合档案保护的要求。

（六）干部档案的审核

干部档案装订成卷后，须确定专人负责对照有关规定，全面系统地进行审核验收。验收合格后，方能入库。

审核验收的内容：一是各类材料是否符合归档要求，是否都属于该人员的，有无应剔出而未剔出或应归入而未归入的材料；二是材料分类、排序是否准确；三是正副本分工是否确当、是否割裂档案正本内容或把应归入正本材料归入了副本；四是需要复制的材料有无遗漏，复制是否符合质量要求，原件是否存入了正本；五是技术加工是否符合标准；六是目录登记是否符合要求，材料与目录是否一致；七是材料上的金属品是否清除；八是装订是否整齐，有无损字压字、掉页现象，卷面书写是否规范整洁。最后，填写《档案清理整理复制验收登记表》订装入干部档案。

关于档案正本和副本的说明

干部档案分为正本和副本，其中：

正本是由历史地、全面地反映干部情况的全部档案材料（原件）构成，包括十大类材料。

副本则是由正本中主要材料的复制件（或重复件）构成，具体包括：第一类的近期履历材料；第三类的主要鉴定、干部考核材料；第四类的学历、学位和评聘专业技术职务的材料；第五类的政治历史情况的审查结论（包括甄别、复查结论）材料；第九类的任免呈报表和工资、待遇，出国审批材料；此外，其他类别如有重复的材料，也可归入副本。概括起来说，副本通常包括一、三、七、九类中的近期主要材料和五、八类中的结论材料。

（七）干部档案的排架

一个干部人数较多的单位，如大型企业，可以将干部档案划分为在职干部档案、离退休干部档案、死亡干部档案三大属类，案卷排列可采用三种排架方式，现介绍如下，供参考。一是拼音字母编号法。即根据《新华字典》汉语拼音“音序检字法”的原理进行编号的一种方法。二是姓名笔画编号法。即根据《新华字典》“笔画检字法”的原理进行编号的一种方法。三是职务编号法。这种方法适宜管理干部或职工档案较多的组织、人事部门，先按职务分开，再运用“音序检字法”或“笔画检字法”，也可以把“音序检字法”和“笔画检字法”一起使用。