设备仪器档案是科技档案的一种。整理设备仪器档案除遵循科技档案的一般要求外，还应注意设备仪器档案自己的特点。设备仪器包括自制设备与外购设备两类。自制设备包括立项审批、研制、设备安装调试、使用、维修及报废等过程中形成的应归档的文件材料，其中，设备研制过程中形成的文件材料，与机械产品成套形成的文件材料基本相同。一般企业的设备主要是外购设备，外购设备主要包括设备立项审批、购置、安装调试、维护修理和设备管理等过程中形成应归档的成套文件材料。

（一）设备仪器档案文件材料的归档范围

设备仪器从其来源看有两种，一种是本单位自己设计、研制的，这是各单位根据本身生产工艺或科研、试验的特殊需要自制的专用设备仪器；另一种是从国内市场上购买来的设备仪器。因此，设备仪器文件材料也相应的有两种情况，一种是在自制设备仪器设计、研制过程中形成文件材料，另一种是随外购设备的进货而随机带来的文件材料。

自制设备仪器应归档的文件材料同产品生产中应归档的文件材料基本相同，它包括了设备仪器在设计、研制、试验和制造过程中形成的文件材料，以及该项设备在安装、使用、维修、改造过程中形成的文件材料。

外购设备仪器不包括其在设计、研制、制造过程中形成的文件材料为例，说明设备仪器文件材料的归档范围：

第一，购置文件：1. 设备仪器技术经济计算材料、有关购置设备仪器的谈判文件以及可行性研究报告及批复文件2.计划任务书3.合同、协议、备忘录、洽谈记录4.引进项目招标规范书或咨询价格书5.招标建议书6.评标报告及批准文件7.人员培训报告及皮肤、考核成绩及学员名单8.出国考察报告9.大事记、简报、会议机要、来往文电

第二，随机文件：1.设备到货清单、开箱清点清单2.设备档案总目录3.设备电路图及电路说明4.安装图及安装说明5.操作手册、维护手册、命令手册、资料手册6.设备仪器合格证、装箱单、备件、配件目录7.开箱检查记录7.随机附件丢失、损毁情况报告、索赔报告

第三，安装、使用形成的材料：1.设备安装、测试记录2.设备试运转验收记录和总结报告3.设备运行记录4.设备保养和大中修记录5.设备事故记录6.设备使用分析7.设备检查记录8.设备改造记录9.设备停用、转售、报废文件材料。

整理设备文件材料要在遵循设备文件材料形成规律和成套特点的前提下，按单台设备来整理其从购置到安装调试、运行、维护修理全过程的文件材料。

（二）设备仪器归档文件材料的分类

对于设备文件材料因设备种类繁多，其生产形式、作业过程各自不同，产品生产和其它需用的设备仪器是千差万别，一般在确定设备仪器档案大类的基础上，在二级类目的设置方法上提出一些原则性的方法或要求。

1.分类原则和要求

（1）设备文件材料按设备种类或型号分类，即按设备仪器的性能、用途分类或按设备仪器型号分类。具体分类时一要尽量减少类目层次；二是经过分类后的单台设备文件材料要包括其从购置、开箱安装、调试、运行、维护、大中小修到设备移交或报废的全过程形成的文件材料；三是生产程序连续性强的发电、化肥、石油化工厂等企业，因生产程序决定了企业的设备档案与基本建设档案很难截然分开，一般应遵循一条常用的划分原则：即凡是大型或特大型的设备装置，其基建部分形成的文件材料一般都归入基本建设档案类；设备主体以及维护过程中形成的文件材料都可归入设备仪器档案类。

（2）在遵循设备仪器档案分类原则的前提下，对于设备仪器文件材料分类可以采取两种分类方法，一是凡是按设备仪器型号分类的不再往下划分类目层次，可直接按单台设备进行组卷；二是凡是按设备仪器种类或按生产装置分类的，还可以按设备仪器型号细分，细分后的设备仪器文件材料按单台设备组卷。

2.分类方法

（1）凡设备仪器种类、数量较多的大中型企业、特大型企业，可按设备仪器种类分类，具体可分为生产设备，辅助生产设备（动力设备）、其他。

（2）凡设备仪器种类、数量都很少，生产程序简单的小型企业或机关单位，其设备仪器文件材料可直接按设备仪器型号分类。

（3）一些生产过程连续性强的企业，如发电、化肥、炼油等企业，其一套生产装置一般都包括有若干数量的设备仪器，一般可视为一个较为独立的组合体，可以按生产装置来分类。

（三）设备仪器归档文件材料的组卷

归档的设备仪器文件材料，在遵循其形成规律和特点、保持文件材料有机联系，便于保管和利用的原则下，一般应以一台设备仪器为一个组卷单元，并视文件材料的多少，区别不同情况，将归档的设备仪器文件材料组成一卷或若干卷。

1.组卷方法

（1）按设备仪器文件材料形成环节（设备仪器购置、开箱验收、安装调试、运行、维护维修、更新改造、报废等）分别组卷。各个环节的文件材料较少时，可以合并组卷；文件材料较多时，可以按问题、专业、系统、工艺流程、装置等分别组卷。(www.daowen.com)

（2）单体设备仪器文件材料，按设备仪器型号组卷；多台（套）同型号的设备仪器文件材料，按其固定资产编号顺序分别组卷，一套图样的，归入第一台（套）设备仪器文件材料案卷中；单台（套）设备仪器文件材料较少或图样材料与文字材料密不可分时，文字材料和图样材料也可以混合组卷。

（3）设备仪器购置活动中和在使用过程中形成的管理性文件材料，归入设备仪器文件材料中组卷。

（4）新建或改扩建工程项目中，与土建工程密不可分的电气、工艺、传输设备及管道设施等设备仪器文件材料，同有关土建工程一起整理组卷；设备仪器在管理使用、维护维修中形成的文件材料，单独进行组卷，归设备仪器档案管理。

（5）技术改造项目，在其改造过程中形成的设备仪器文件材料作为独立项目，单独进行整理组卷。

2.组卷要求

（1）设备仪器购置阶段形成的文件材料，一般是将设备仪器购置申请、可行性研究、设备仪器购置批准文件，设备仪器购置资金申请、购置洽谈订货签约、人员培训材料、设备仪器到货开箱验收记录、随机文件材料和商检、储运文件等，都归入单台设备仪器中进行整理组卷。

（2）设备仪器在安装调试、运行维护阶段形成的文件材料，要求将设备仪器的安装调试记录、设备仪器验收报告、设备仪器操作规程、安全技术、维修保养规程、设备仪器运行记录、维护记录、大修、中修、小修记录以及设备事故处理记录，压力容器定期检验记录和试验报告等文件材料，都归入单台设备仪器中进行整理组卷。

（3）有关企业自制专用设备，其文件材料的整理组卷，可依照产品文件材料的组卷要求办理。

（4）有关企业设备管理性文件材料的整理，可按职能分工、年度、问题进行整理组卷，一般应将设备管理工作计划、总结、指标考核、设备转让、固定资产折旧管理以及其他综合性文件材料，都归入在设备仪器大类中进行整理组卷。

（四）卷内文件材料排列

在国家标准GB/T11822—2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》中，对案卷内的科技文件材料排列从总体上作了如下规定：设备仪器类案卷，其卷内科技文件材料按设备仪器立项审批、外购设备开箱验收（自制设备仪器的设计、制造、验收）、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。具体分为：

1.一般按单项设备组成的案卷，其卷内文件材料可按立项审批、设备开箱验收、设备安装调试、设备运行维修、随机图样顺序排列。

2.大型复杂设备可按结构、隶属关系、图样顺序号等方法排列。图样材料，凡有图样目录的按图样目录进行排列，无图样目录的安其所反映的隶属关系和有机联系进行排列。

3.凡文字材料和图样材料混合组成的案卷，其卷内文件材料排列顺序为：文字材料排列在前，图样材料排列在后。

4.设备仪器管理性和密不可分的文件材料的排列方法与其它科技文件材料排列方法相同。

（五）设备仪器档案案卷排列

按设备仪器立项审批，外购设备仪器开箱验收（自制设备设计、制造、验收）、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。

（六）档案材料的装订

设备仪器档案案卷文件材料的装订、编件号、填写卷内文件目录、备考表以及建立检索工具与基建档案基本相同可参照。

（七）档号的编制

设备仪器档案的档号编制要突出设备仪器档案的形成特点，符合设备仪器档案实际管理的需要。设备仪器按型号根据同一型号数量多少组一卷或若干卷。如X-H·RT660-8表示X为全宗号，H为设备仪器档案代号，RT660为设备仪器型号，8为卷号。