（一）案卷的概念

案卷是一组相对独立的、具有有机联系的、价值和密级大体相同的文件材料集合体。从案卷的概念中可以看出案卷有以下含义。

1.案卷本身就是文件材料的集合体，是档案的保管单位；

2.这种文件材料集合体不是杂乱无章的，而是经过系统整理、使之有序化的；

3.案卷内的文件材料是相对独立的，也就是说，一个案卷内的文件材料记录或反映了某一个方面的内容，表达一个相对独立的概念。

4.案卷内的文件材料的价值和密级是大体相同的，这个大体相同是针对一个案卷而言，而不是针对单份文件材料。

（二）案卷的基本特征

1.本质特征。

案卷是一组具有有机联系的文件材料，有机联系是案卷的本质特征。因为案卷内的文件材料不是毫不相关的随意组合，而是由相互之间有密切联系的文件材料组成的有机整体。

2.数量的特征。

案卷内的文件材料有一个相对的数量界限。一个项目（工程、产品、科研、设备）的科技文件材料，视其数量多少可以组成一卷或若干卷。根据国家有关标准，案卷和卷盒的厚度有10㎜、20㎜、30㎜、40㎜、50㎜、60㎜六种规格，最厚不得超过60㎜；而卷夹的厚度则只有20㎜一种,因此卷夹和卷盒内的文件材料数量必须进行适量控制。

3.内容特征。

案卷内的文件材料记录和反映的内容必须保持同一性，即案卷必须是由同一工程建设和科研课题、产品开发等项目的文件材料组成，不同课题、不同项目的科技文件材料不能组合在一个卷内，以保持卷内文件材料之间的有机联系。保持卷内文件材料内容的同一性，就是要求尽可能使案卷内的文件材料能表达一个相对独立的概念，如产品、组件、部件、零件、专业、阶段等等，尽量避免在相对独立的同一概念之下分成若干卷，或卷内概念不清而成杂卷。

4.价值特征。

案卷内文件材料保管期限大体相同是案卷的价值特征。一个工程项目、一个科研课题、一台设备形成的科技文件材料，其价值并不完全相同。在保持科技文件材料内在联系的前提下，要适当把不同价值的科技文件材料分开组卷。在工程项目形成的科技文件材料很少的情况下，文件材料不能按价值分开组卷（联系特别密切或者科技文件数量少），则以保持联系为主，价值小的服从价值大的，保管期限一律从长。一般情况下，一个案卷内的文件材料既是一组具有有机联系的文件材料，也是一组保存价值大体相同的文件材料，只有在二者发生矛盾时，才应以保持文件材料之间有机联系为主，在维护文件有机联系的前提下，再考虑按不同价值组成案卷。不同密级的科技文件材料必须分开组卷，有些确是不可分割的科技文件材料，可以按密级低的服从密级高的原则处理，不要硬性分开组卷。

5.保管特征。

案卷的管理，可以是装订好的卷册，也可以是未装订的卷盒。它是科技档案管理的基本单位，计量的基本单位。根据国家标准规定，采用卷夹、卷盒两种保管形式的装具。

（三）案卷的组织工作

案卷组织是档案有序化整理工作的基础。档案的有序化整理包括两个方面，一是案卷组织；二是馆（室）藏组织。而馆（室）藏组织必须建立在案卷组织的基础上。科技工作活动是以项目、课题、产品为单位开展工作的，然而每个项目、课题、产品形成的文件材料不但数量多，而且载体形式多样，规格大小不一，处于一种杂乱无章的状态，如果不把它们分门别类，科学地组织、排列起来，即组成一个一个案卷，不但难以保管，也难以利用。在馆（室）藏组织中，不管是采用大类顺序登记排架法，还是分类顺序登记排架法，都要使同一案卷中的文件材料处于有序化状态并相对集中后，才能进行登记、排架。否则馆（室）藏组织工作便无法进行，档案的系统化整理工作也就无从谈论起。

1.案卷的组织工作原理

案卷组织，又称组织案卷或组卷。组卷就是按一定的原则和方法，将具有内在联系的科技文件材料以卷、册、袋、盒等形式组合在一起的工作。组卷又称“立卷”或“组织保管单位”。组卷的结果是形成“案卷”亦即“保管单位”。“案卷”或“卷”与“保管单位”在科技档案管理中表示的是同一概念，一卷等于一个保管单位，一个保管单位等于一卷。

案卷组织工作实际上是利用了知识的系统化原理，使文件处于知识系统中的有序化状态，从而达到便于利用的目的；利用了知识可组合原理，使归档文件经过分类组合和编目装订，处于简化状态，从而达到便于管理的目的。由此可知，文件组织也就是案卷组织，是根据知识的系统化和可组合性原理进行的。了解了案卷组织原理，就可使我们更加自觉地运用知识体系和知识的可组合性特点去组织案卷，这样组织的案卷才具有系统性、条理性、逻辑性和使用性。归档的文件实际上就是不同规格的大大小小的知识单元，如何把这些大量，杂乱无序的，处于不同层次的知识单元组成为有序化状态，即大的知识体系，也只能按知识的体系去分门别类，按知识的相同性去组合文件，按知识的层次性和相互关系去组成保管单位，才能使大量的杂乱的文件便于管理和利用。

2.案卷的组织原则与要求

（1）案卷的组织原则

案卷组织的原则是遵循科技文件材料的形成规律及特点，保持文件材料之间的有机联系，便于保管和利用。在案卷组织原则中，一是组成的案卷便于管理；二是组成的案卷要便于利用。这是因为案卷组织工作首先是把“一组具有有机或一定联系的文件”集中在一起，也就是先按项目、课题、设备、产品为单位集中文件，然后再把同一主题或同一内容的文件集中在一起，并按一定次序排列、装订。这种把具有有机联系或一定联系的文件集中在一起，组成一个或若干个案卷，把同一案卷中的文件进行系统排列、编目装订，其目的是为了管理上的方便。在案卷组织中，如果是单纯从管理方便出发，则案卷组织得越厚越好，件数越少就越好，不适当地一味追求案卷的厚度，盒装文件份数过多，就会影响档案的利用。这是因为十几份甚至几十份不同主题内容的文件装订在一起，组成一个案卷，不仅给著录、标引和检索工作带来困难，而且也给利用工作带来不便，在这种情况下，利用者查找到有关自己所需要的案卷，也必须从十几份、几十份文件中再次筛选自己所需要的文件。因此在案卷组织中，我们力求便于管理和便于利用的统一，按件为单位整理装订，装盒管理。科技档案的形成有一定的规律性，案卷组织要比文书档案的案卷组织相对简单一些，但没有一个固定模式，需要灵活运用各种组卷方法。

（2）案卷的组织要求

根据国家有关标准要求，科技档案案卷组织必须符合如下要求：

第一，案卷内的科技文件材料内容必须准确反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的真实面貌。

第二，案卷内的科技文件材料要齐全、完整。也就是反映同一个内容或表达同一个概念的文件材料在一卷之中要齐全完整，不能缺张少页。

第三，案卷内科技文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。不能用热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸书写的字迹。

第四，案卷装具应符合国家有关标准要求。

3.案卷组合方法

科技文件材料组卷实质上是科技文件分类体系中最小层次的分类，因此，分类规则在组卷中也同样适用。一个案卷是成套文件材料中的最小的文件组合体，也就是一组具有有机或一定联系的文件集合体。从组卷工作内容来看，可以分为归卷和分卷两个方面工作。归卷就是将具有共同性的单份文件归合在一起组成一卷，分卷就是将一类文件，根据文件的差异分为若干卷。无论是归卷还是分卷，都需要采用一定的方法。案卷组织的方法，亦即组卷标准的选择与运用过程。由于科技文件材料反映的内容、表现的形式、体现的联系是多方面的，所以案卷组织的方法也是多种多样的。常见的有如下几种：

（1）按项目组织案卷

这是以科技文件材料所反映的活动项目为标准的组卷方法，适用于一个项目的科技文件材料数量很少的情况。如一个产品的文件材料组成一卷，一台设备的文件材料组成一卷，一项工程的文件材料组成一卷，一个科研课题的文件材料组成一卷等等。

（2）按结构组织案卷

以科技文件材料所反映的客观对象（物体）的结构为标准组卷。这种方法，主要适用于机械产品和设备科技文件（特别是图样材料），其做法是：按照机械产品和设备的组、部件或系统，将其有关的科技文件材料组成案卷，但有时也适用于基建工程项目科技文件。如：产品科技文件，以产品的组件、部件、零件为单位组卷设备科技文件，以单项设备的组件、部件、零件为单位组卷；基建科技文件，以基建工程或子项工程的阶段或层次结构为单位组卷。

（3）按专业组织案卷

以科技文件所反映的不同性质的技术专业为标准，按照科技文件内容所涉及的专业，分别组织案卷，如机械产品的工艺文件，可以按铸造、锻造、热处理、焊接、电镀、油漆、车、刨等不同专业分别组织案卷。工程设计和基本建设工程的图样材料，可以按建筑、结构、电气、通风、给水、排水等不同专业，分别组织案卷。

（4）按问题组织案卷

以科技文件内容所反映的不同问题为标准进行组卷，按照科技文件所反映的不同问题，分别组织案卷。如：合理化建议书，可以是一项建设组成一个案卷，也可以把属于同类问题的数项建议组合在一起，组成一个案卷；某个专业讨论会的文件，可按讨论的不同问题分别组卷；综合调查或考察文件，可按调查或考察的不同问题分别组卷。

（5）按工序或阶段组织案卷

就是以生产程序或工作过程中的具体环节为标准组织案卷。根据科技、生产程序或工作过程，把反映同一程序或过程的科技文件材料组成案卷。这种方法适用性较广，如工艺文件可以按加工工序的不同，分别组成案卷；科研和设计文件，可以按其具体的工作环节组织案卷；一些轻化工产品文件可以按生产流程进行组卷；基建工程文件，可以按立项、设计、施工、竣工四个阶段组织案卷。

（6）按文件名称或性质组织案卷

即以文件名称或性质为标准进行组卷。按文件名称组卷方法适用了文件名称的使用方法和所含内容都十分明确的科技文件的组卷，如计算书、设计任务书、预算书、决算书、记录、论文等就可以按文件名称组卷。按文件的不同性质组卷，如将原始基础性文件、中间过程性文件、成果性文件等，分别组成案卷。

（7）按地域组织案卷

就是以科技文件所反映的地理区域为标准进行组卷。常用于科技文件内容反映的地域较强的地质勘探文件、地形测量文件、以及水文、气象观测等文件。

（8）按责任者组织案卷

责任者，即作者，是指制发科技文件的单位（包括机关、部门和个人）。按责任者组卷，就是以制发文件的单位为标准进行组卷。将同一责任者制发的文件集中，组成若干案卷。如专家关于科学技术问题的建议、科学家的考察报告、论文专著、手稿等，都可以按不同的责任者分别组织案卷。

（9）按时间组织案卷

就是以科技文件所记载和反映的时间为标准进行组卷。这种组卷方法适用于时间性强的科技活动形成的文件的组卷，如气象预报和水文预测活动中形成的科技文件即可按时间把一年内形成的气象月报集中在一起组成案卷，也可以把一年内形成的月报和年报集中在一起，组成案卷。

以上介绍的是科技文件材料组卷的基本标准和常用的方法。在实际组卷过程中，应根据科技文件的内容、载体、数量及价值情况，灵活运用组卷方法。因为科技文件种类很多，类型和载体也较复杂，具体组卷时，可根据科技文件的具体情况，选用既能保持科技文件的有机联系，又便于科技档案管理和利用的方法。对科技文件材料的组卷，在大多数情况下都不是采用一个标准、一种方法，而是采用两种或两种以上的标准和方法进行组卷。结合或灵活运用组卷标准和方法，实质上是概念扩大法或缩小法在组卷中的运用。如在组卷中，灵活运用的标准和方法越多，相应的卷内文件所表达的概念就会逐渐缩小，选择属于某一案卷的文件也会随之逐渐减少，采用这种方法，可以用来分卷，使一类的科技文件变了若干卷。相反，灵活运用的标准和方法减少，相应的卷内文件所表达的概念就会逐渐扩大，这样属于某一案卷的文件也会随之增加，运用这种方法可以用来合卷，使若干卷合并为一卷。总之，灵活运用组卷标准和方法，就是在具体组卷过程中，根据组卷对象的实际情况，选用最适宜的一种或若干种标准和方法进行组卷，以达到最佳的组卷效果。

（四）卷内文件材料排列

文件材料组成案卷后，对卷内文件材料要进行系统有序排列，其目的是为了更好地保持和正确地反映卷内文件材料之间的有机联系，便于日后的管理和查找利用。在国家标准GB/T11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》中，对案卷内的科技文件材料排列从总体上作了如下规定：科技文件宜按系统、成套性特点进行案卷或卷内文件排列。卷内文件一般应文字材料在前，图样在后；译文在前，原文在后。案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。一般应印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；复文在前、来文在后。科研类案卷宜按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列。产品类案卷宜按产品设计（含初步设计、基础设计、技术设计）、工艺、工装、制造、定型等工作程序，或按其产品系列、结构等排列。建设项目类案卷宜按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列。设备仪器类案卷应按设备仪器立项审批、外购设备仪器开箱验收（自制设备仪器的设计、制造、验收）、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。

以上排列规定适用于成套科技文件材料总体的排列，包括卷内科技文件材料的排列和案卷的排列，在实际工作中，具体案卷的构成是多种多样、千变万化的，非常复杂。因此，仅仅掌握以上排列规则或方法是不够的。为了更有效地对案卷内科技文件材料进行更系统条理地排列，有效地控制其顺序，在案卷内科技文件材料实际排列时，还应注意两点：

一是充分考虑科技文件材料所反映的对象在结构上的隶属关系或工作程序上的衔接关系，使案卷内科技文件材料排列具有逻辑性。

二是分清主次，把握重要程度，按重要至次要的顺序排列。

除以上排列方法之外，在这里我们结合实际排列工作，分类型介绍成套性卷内科技文件材料的排列方法：

1.图样型文件的排列

当卷内科技文件均为科技图样（纸）时，一般可按图样目录和科技文件原编号的顺序进行排列。如果一个案卷内包括两个或两个以上专业（或项目）的设计图样，则应先分专业，然后再按原编号顺序排列。只有在图样目录和编号有变动时，或未编制时，其卷内科技文件材料才需要重新排列。重新排列时，有以下几种方法可供选择：

（1）按隶属关系排列

这种排列方法主要适用于机械产品图样的排列。因机械产品图样一般是运用结构特征组织案卷，与这种组卷方法相适应，卷内图样文件可按隶属关系进行排列，其一般顺序是：总图在前，其他图样在后；组件图在前，部件图和零件图在后，即按照总图组件图部件图零件图的顺序进行排列。如果是按组件组织案卷，同一组件中有若干部件，则先分部件，然后再在部件中按零件的顺序排列，其排列顺序为组件图第一部件图及所属各零件图第二部件图及其所属零件图直属组件的零件图等。如果图样是按隶属关系编号法进行编号的，则可按图号顺序排列。

（2）按总体和局部关系排列

这种方法主要适用于基本建设工程图样的系统排列，其总的排列顺序是：总体布置图系统图平面图（或立面图、部面图）大样图等，即总体性、综合性的图样在前，局部性的图样居中，细部的、大样性的图样在后。

（3）按图幅比例进行排列

这种方法主要适用于大地和地形测绘、测量图样的系统排列。

（4）按地区特征进行排列

这种方法主要适用于地质勘探图样、地震观测图样的系统排列。

（5）按时间顺序排列

这种方法主要适用于某些自然现象观测图样，如水文、气象等观测图样的排列。

2.文字型科技文件的排列

案卷内科技文件材料如果是纯文字型文件组成，其排列方法可以参照公务文书的有关排列方法进行。文字型科技文件材料排列方法主要有以下几种：

（1）按重要程序排列

一般是重要文件在前，次要文件在后。如在一个案卷内，既有成果性文件，又有中间过渡性文件和原始记录，则应根据其重要程序按以下顺序排列：成果性文件原始记录中间过程性文件的次序排列。这样排列，既可以体现科技文件的重要程序，又符合一般的查找利用规律。

（2）按地区排列

根据科技文件所反映的地区特征，按顺序进行排列。

（3）按时间排列

即按科技文件材料形成时间的先后顺序排列，形成时间早的文件在前，形成时间晚的文件在后。

（4）按逻辑关系排列

这主要是针对有密切联系，不可分开的文件需要按逻辑关系进行排列。如对反映同一问题的来文和复文、正文和定稿的排列，一般是复文在前，来文在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后。

（5）如果卷内有译文的外文资料，一般要求是译文材料在前，其相对的原言语材料在后。

3.图文混合型文件的排列

案卷内既有图样、又有文字材料，即图文混合组成的案卷，一般要求是文字材料在前，图样材料在后。

（五）文件材料的装订(www.daowen.com)

案卷采用不装订形式。文字材料一般以单份文件为单位装订，密不可分的按时间顺序排在一起；图纸零散的以张为单位归档，装订成册的保持原状为一件归档。装订前对不符合保存要求的文件材料要进行延长寿命的处理。

1.件的修整

（1）同一盒内的文件材料规格应当基本一致。

（2）规格小不易装订的文件材料，如表格、原始记录、合格证等，应当平行或阶梯式托裱在标准的白纸上，并按自左至右，自上而下的顺序在被托裱的文件材料的右下角自“1”起编写固定号，托裱纸底部加注“此项共××张”标记。

（3）大于A4规格的文件材料，应当折叠为297×210㎜统一幅面。图样材料采用“手风琴”式折叠法，图面朝里，标题栏露外。图样材料采用装订形式，应当留出装订位置。

（4）对装订可能出现压字的文件材料 ，应当逐页在装订位置托裱装订边条。

（5）修补、托裱破损的文件材料。

2.件的装订要求

（1）不装订的案卷采用盒装，密不可分的文件材料应依序排列在一起，按件分别装订。一般应做到文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（底）稿在后。将单份文件顺序排列在卷盒内，并在每份文件材料右上角加盖档号章。

（2）选用线绳或不易锈蚀的材料做装订材料，装订材料应符合档案保护要求。

（3）装订前要拆除文件材料易锈蚀的金属物。

（4）较厚的件采用“三孔一线”方法装订，使文件材料下齐、右齐，装订位置在文件材料左侧中部。

（5）外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。

（六）编制件号要求

文件材料组成案卷并进行系统排列后，就要以案卷为对象，通过一定的形式，从而固定文件材料在案卷内的位置，揭示卷内文件材料内容与成分，便于管理。编制件号是在文件材料组成案卷的基础上进行的，用以维护和监督卷内文件材料的完整和安全，便于查找利用。因此，应符合以下要求：

1.要正确地反映案卷系统整理成果，如实地揭示案卷内科技文件的内容和形式特征，做到准确无误，以便于迅速、准确地查找和利用科技档案，为科技、生产活动服务。

2.要能够固定案卷内科技文件的排列顺序和位置，便于归档后档案部门做好各项管理工作，便于维护和监督卷内科技文件材料的完整与安全。

3.所使用的语言、符号要标准化和规范化，要统一著录项目、统一目录格式、统一标识符号、统一使用全称或简称，并做到文字简明，书写工整，字迹清楚，页面整齐美观。

（七）编件号

1.卷内文件编制件号

其目的是固定案卷内科技文件的顺序，便于确切统计案卷内科技文件的数量，有利于保护和查找利用。案卷文件材料采用不装订形式的，先编案卷内每份科技文件材料的件号，以每份文件或反映同一问题的文件材料为单位装订成件，按时间顺序排列。这里应注意，连续编号的图样材料为一件，并在每份文件（或图纸）加盖、填写档号章。具体为：一是文字材料首页右上方加盖档号章；二是施工图、竣工图档号章加盖在标题栏的右上方。《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2008）档号章的内容包括：档号、序号。其规格与尺寸是：长35+15=50mm，宽2×10mm=20mm。

2.卷内文件编制页数

案卷不装订，先编案卷内每份科技文件材料的件号后，再以每件为单位，从“1”起按顺序编写每件的页数。其方法是：

（1）案卷内科技文件材料均以有书写内容的页面编写页号，采取阿拉伯数字从“1”开始依次逐页标注。

（2）页号编写的位置：单面书写的科技文件材料在其右下角编写页号；双面书写的科技文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。图样页号编写在标题栏外的右下方。

（3）成套图样或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内文件目录，不必重新编写页号；与其他科技文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注栏中注明总页数。

（4）卷内文件目录、卷内备考表不编页号。

（八）填写卷内文件目录

卷内文件目录是每一份科技文件材料或每一张图样的明细表，它放在卷内文件之首，对卷内科技文件材料起检索和保护作用。卷内文件目录幅面为A4型（297㎜×210㎜），按《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2008）规定卷内文件目录由序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页数和备注、档号等组成，格式及项目填写方法如下：

1.序号，应依次标注卷内文件排列顺序。指该份文件在案卷内的排列顺序号，用阿拉伯数字从“1”起依次标注盒内文件的顺序，一个文件（或部件）一个号。

2.文件编号，应填写文件文号或型号或图号或代字、代号等。

3.责任者，应填写文件形成者或第一责任者。即对科技文件内容进行创造或负有责任的团体和个人，亦称文件的署名者，用全称或规范简称填写。

4.文件题名，填写该份文件或图样标题的全称，一般应照实抄录，自拟题名的外加“[ ]”号。

5.日期，填写每份文件材料的形成日期，一般可省略“年、月、日”字样。

6.页数，不装订的案卷，填写每份科技文件材料的总页数，即填写每份科技文件材料尾页标注的页号。

7.备注，可根据实际填写需注明的情况。对有关科技文件材料的特殊情况或其它事项的说明。

8.档号，填写归档章中的档号。

卷内文件目录排列在卷内科技文件材料的首页之前。

（九）填写备考表

备考表是卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。它对案卷的保管、使用、鉴定和统计都有一定的作用。卷内备考表幅面尺寸为A4型（297㎜×210㎜），按《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2008）规定，格式项目及填写方法如下：

1.说明：包括案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题，具体包括卷内文件材料缺损、更改、补充、移出、销毁等情况。

2.立卷人，应由立卷责任者签名。

3.立卷日期，应填写完成立卷的时间。

4.检查人，应由案卷质量审核者签名。

5.检查日期，应填写案卷质量审核的时间。

6.互见号，应填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明其载体类型。档号后应注明档案载体形式，并加括号。

7.档号，填写方法同上。

卷内备考表，应排列在卷内全部文件之后，或直接印制在卷盒内底面。

（十）案卷系统化排列

案卷文件材料固定之后，继之要对案卷进行系统化排列，编制案卷顺序号。案卷排列应以科技档案分类方案中的最基本的类目为单元，保持案卷之间的联系，体现案卷之间的相互关系，便于归档案卷进行管理和利用。

案卷排列与分类组卷有着密切的关系。在排列方法上，首先要对档案进行初步分类，然后在各种类别的档案内按其特点与特征进行系统化排列。如在一个机关档案室，首先将室藏科技档案按种类划分为基建档案类、科研档案类、设备仪器档案类等等，然后再对每类档案按其性质、特征，案卷相互之间的逻辑关系、内容联系进行排列。

案卷排列的基本方法：一是分类排列法，即按照科技档案案卷的内容及科技档案分类体系对案卷进行排列，并在编号后将其存放在档案库房柜架的规定位置上。二是流水号排列法，即按照科技档案案卷在登记簿中的登记顺序号对案卷进行排列。一般不使用这种排列方法。

（十一）档号编制

科技档案号，是指科技档案案卷的编号或代号。它是档案管理部门用来反映科技档案分类层次和案卷排列顺序的一组符号，是科技档案分类号和案卷排列顺序号的组合体；是以科技档案案卷为单位编制的，是反映科技档案内容特征和管理特征的编号，它起着固定整理成果、反映分类和排列顺序、便于保管和查阅档案的作用，是管理科技档案的一种工具，是各单位档案部门管理科技档案的一种语言符号。

1.科技档案号的编制要求

（1）科技档案号，要反映科技档案系统整理后的条理顺序，与科技档案的分类方法和分类方案的结构层次相一致。

（2）科技档案号一般由代字和代号组成。代字使用汉语拼音字母，代号使用阿拉伯数字。科技档案的代字代号，是一定类别和内容的代称，因此要赋予代字、代号以确定的含义。在一个单位档案室内，一个代字只能代表一种科技档案，如图2-1企业档案分类大纲中，G代表科技档案中的基本建设档案，就不能再用G代表其他类别的档案。

按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2008）规定：档号填写全宗号、分类号（项目代号或目录号）、案卷号。它的档号结构：全宗号+分类号（项目代号或目录号）+案卷号。鉴于有些单位科技档案没有移交国家综合档案馆任务的，笔者建议档案室保存的科技档案档号结构采用分类号＋案卷号。这种档号结构能突出科技档案的特点，方便实用。具体到每一个具体单位怎样编制科技档案号，应按各地档案行政管理部门指导要求去编制。

（3）科技档案号编制应力求简明，不要复杂繁琐。

2.科技档案号的编制

科技档案号的设计，是和编制科技档案分类方案同时进行的，而具体地为每一个科技档案案卷编制和填写科技档案号，则是在科技档案分类和案卷排列之后进行的。

（1）编制科技档案有关的代字代号表。当科技档案分类中的各个类目，按照分类的类别层次和类目之间横向关系被排列成科学的类目体系之后，就要对类目进行代字或代号的编制设计工作。这种科技档案类目代字或代号，同时也是科技档案号中的基本代字或代号。如图2-1企业档案分类大纲，以基建（G）、设备（H）、产品（E）、科研（F）作为类目代号。

（2）科技档案号的结构与填写。科技档案的档号都是由科技档案的分类结构代字（代号）和科技档案案卷顺序号组成，其基本模式为：全宗号＋分类号＋案卷顺序号，如X-G01-6，即X为全宗号，G为基建档案的代号，01为建筑工程项目代号，6为案卷号。

（十二）案卷封面的填写

案卷封面是以一定的格式概要介绍案卷内科技文件材料内容与特征的一种工具。案卷封面分为卷盒正表面和卷盒脊背两部分。

1.卷盒的正表面，也可以采用内封面的形式。按《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2008）规定，案卷封面由案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档号等组成。其填写方法如下：

（1）案卷题名应简明、准确地揭示卷内科技文件材料的内容。案卷题名的主要内容由三部分构成：一是项目的名称、代字、代号；二是项目的组件、部件、专业、阶段的名称、代号（即文件材料的内容特征）；三是科技文件的名称。案卷题名一般由立卷人拟定。

拟制案卷题名，应概括地揭示卷内科技文件材料内容与形式特征，文字要简明，通顺。由不同的科技文件材料组成的案卷，对题名的拟制要求也不相同。如由一个课题、产品、项目全部科技文件材料组成的案卷，题名由课题、产品、项目名称和科技文件材料名称构成；由课题、产品、项目名称、组成部分名称和文件材料名称组成。

（2）立卷单位：填写负责组卷部门或单位。

（3）起止日期：应填写案卷内科技文件形成的最早和最晚的时间——年、月、日（年度应填写四位数字，下同）。

（4）保管期限：应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限。

（5）密级：应填写卷内科技文件的最高密级。即绝密、机密、秘密。

（6）档号：根据《科学技术档案案卷构成一般要求》（GB/T11822—2008）规定：档号应填写全宗号、分类号（项目代号或目录号）、案卷号。档号一般填写档案的分类号和案卷顺序号。全宗号由接收其档案的国家档案馆给立档单位的代号；分类号指按统一的分类规则划分本单位全部档案后给定的类别号；项目代号是指科技档案所反映的产品、工程、课题、设备的代字或代号；目录号一般指分类目录号；案卷号是指科技档案按一定顺序排列后的流水号。

2.案卷脊背，格式见《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2008）。

（1）案卷脊背由保管期限、档号和案卷题名组成，与案卷封面是一致的。建议保管期限可以用色标区分：红色代表永久、黄色代表长期，绿色代表短期。

（2）档号从左至右横排填写，数字使用阿拉伯数字。

（3）题名从右至左竖写，首行空两个字。

（十三）编制检索工具

科技档案检索工具，是指揭示科技档案内容与外形特征、指引索取科技档案、组织科技档案传递交流的工具。其基本功能是：存贮科技档案信息；指引索取科技档案；组织传递交流科技档案信息。常用的科技档案检索工具编制介绍如下：

1.总目录

科技档案总目录，是以科技档案案卷为著录对象，将著录项目组成的条目按照归档时间先后顺序进行排列的一种目录，其主要用途是对单位档案室藏起管理作用。一般情况下，科技档案在各单位档案室库房里往往按分类整理顺序排架管理，总目录只是室藏科技档案数量情况的总登记簿；如果科技档案在库房里是按照归档时间先后顺序排架管理的，那么它既是室藏科技档案管理的目录，同时也能起到辅助检索的作用。

2.分类目录

分类目录，是以科技档案案卷为著录对象，将著录项目组成的条目按科技档案实体分类整理的顺序进行排列的一种目录。在用途上，分类目录既是一种室藏档案目录，又是一种检索工具。如果科技档案在档案库房里是按照分类整理顺序排架管理的，这时的分类目录不仅起到室藏档案管理和分类统计作用，同时也是按分类整理次序索取科技档案的检索工具；如果科技档案在档案库房里是按照归档的时间先后顺序排架管理的，主要作用是按分类整理次序索取科技档案的一种检索工具，同时也是进行分类统计的依据。

除以上科技档案总目录、分类目录外，还有档案底图目录和科技档案专题目录。科技档案专题目录，是根据某种专门需要，按照一定专题揭示科技档案内容和外形特征的一种目录，利用它可以索取某一专门问题的科技档案。一般单位只编制了科技档案总目录和分类目录，只有在科技档案数量很多、种类复杂时才编制科技档案专题目录。