归档文件整理说明是在每年归档文件材料整理后，立档单位对内设机构及其职能变化、归档文件整理及内容等情况进行简略介绍的材料。

（一）编写归档文件整理说明的作用

1．保管档案的需要

由于归档文件整理说明对本年度归档文件的件数、完整程度、保管期限、排列等情况作了说明，查阅归档文件整理说明，能迅速了解档案的数量、鉴定、排架等情况。

2．利用档案的需要

归档文件整理说明中有文件分类、排列、检索工具等情况，对利用档案有极大地帮助。

3．对归档文件补充说明的需要

归档文件整理说明中有本年度归档文件的完整情况、重大活动文件归档情况等的说明，随着时间推移、人员变动，这些情况说明对于补充说明归档文件尤为重要。

（二）归档文件整理说明的编写

1．立档单位基本情况，主要内容有：

（1）立档单位的名称、成立时间、职能范围、隶属关系、内部机构的设置情况；

（2）主要工作活动和指标任务完成情况；

（3）与立档单位紧密相关的重大事件、重大新闻、重大活动等。(www.daowen.com)

2．归档文件情况，主要内容有：

（1）归档文件的总份数，各机构或问题类目的归档文件的份数，各种保管期限的归档文件份数；

（2）本单位重大活动形成的文件材料归档情况；

（3）有无抄写件、复制件等情况；

（4）各专门文件材料和非纸质载体文件材料归档情况；

（5）本单位未办理完毕的重要文件材料情况。

3．归档文件整理情况，主要内容有：

（1）归档文件整理的组织形式及分工情况；

（2）归档文件材料的来源、内容、形式、数量、可靠和完整程度情况；

（3）选择的分类方案、排列、编号方法；

（4）重要归档文件的状况等。