《规则》中的编目，是指编制归档文件目录。按照《规则》规定，编目应以“件”为单位进行，一件在目录中只体现为一个条目。

归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。归档文件目录用纸幅面尺寸，为国际标准A4型（长X宽为297mmX210mm）。

（一）归档文件目录项目

1．件号

填写室编件号。填写时，按档案实体的件号顺序填写，即归档章中的件号。

2．责任者

指制发文件的单位或个人，即文件的发文单位或署名者。它是文件组成部分之一，对于确定文件来源有着重要的作用，也是检索利用档案的重要途径。责任者有以下几种情况：第一种是一份文件一个责任者，填写责任者项时一般应使用全称或通用简称。责任者为个人时，填写个人姓名，若有职务，在姓名前加上职务并用小括号括起来。第二种是一份文件几个责任者，联合发文时，责任者过多时可适当省略，填写三个重要责任者，立档单位是联合发文责任者之一时，则必须抄录立档单位名称。第三种是无责任者，由于各种原因，单位内部文件常会出现未署责任者的情况，编目时应尽量根据文件内容、形式等特征加以考证确定责任者，填写考证责任者外加“[ ]”。

3．文号

即文件的发文字号。是由发文单位按照发文次序编制的顺序号，一般由单位代字、年度、顺序号组成，如枣办[2014]18号，填写文号项时应照实抄录，代字、年度、顺序号都不能省略，否则将给查找和利用带来困难。注意，会议文件、内部刊物、图纸等的编号，不能作为文号填写，如文号栏内不得出现“会议文件之一”、“简报第一期”等内容。

4．题名

即文件材料的标题。完整的题名由责任者、问题、文种三个部分组成。也有许多文件将发文单位放在文头中说明，标题直接由问题和文种构成。题名的填写有以下几种情况：（1）文件只有一个标题，填写时照抄到题名栏。（2）有的文件除正题名外，还有副题名或并列题名，在正题名能够反映文件内容时，副题名或并列题名一般无须抄录。必要时，副题名或并列题名与正题名一并抄录。（3）文件没有题名，应根据文件内容重新拟写，并外加“[ ]”号。会议记录需重拟题名时，应写明会议的时间和主要内容。（4）题名含义不清不能揭示或不能全面揭示文件内容，应重拟题名。（5）有些归档文件的附件独立性强，如正文仅有实施意见，附件则是具体的条文规定，或者附件是正文的重要补充和说明。正文与附件作为一件时，如果目录中只著录正文题名，不能反映出附件的内容，可能造成漏检，此时也可在正件题名后抄录附件题名，外加“（）”。

5．日期(www.daowen.com)

填写文件的形成时间。它是文件的重要特征之一，反映文件产生的时代背景，是查找档案的常用途径。一般文件的形成时间即发文时间（文件的落款时间）。具体填写日期项时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如2014年9月5日，标注为20140905。

6．页数

是指一件归档文件的页数。编写页数应注意以下几种情况：一是有文字、图表或其他信息的为一页，空白纸张不编页。二是大于或小于A4幅面的纸张均算一页。三是几份文件为一件时，其页数应为各分件页数的和，一般的本身发文会出现几份文件为一件的情况，才需要编页数。如正文与定稿为一件时，件的页数应为正文的页数与定稿的页数之和。四是页数用铅笔以阿拉伯数字在每页正面的右上角、反面的左上角编写。

7．备注

填写归档文件需要补充和说明的情况。备注项填写注意三点：（1）对备注项目的填写应严加控制，避免使目录条目杂乱不堪。（2）填写的情况主要有：密级、缺损、修复、参见号、移交、销毁以及零散文件插入等等。（3）有些条目需说明的情况较多时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容填入备考表中的盒内文件情况说明。

同一立档单位的目录格式应保持一致，不能随意更改，以保持美观，并便于使用。

（二）归档文件目录封面与装订

归档文件目录封面用纸幅面尺寸，为国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）,用纸应选择质地牢靠、耐磨损的纸张，以保证其使用寿命。

归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目，使用全称或规范化简称填写立档单位的名称。归档文件目录封面式样见《规则》。

目录编制成册的方式视需要而定，应与分类方案一致。