（一）装盒的方法

将归档文件严格按室编件号顺序装入档案盒。具体装盒时应注意以下几点：一是不同保管期限的归档文件一定不能装入同一盒。二是同一保管期限、同一机构（问题）的归档文件尽量装入同一盒，一盒装不下可以装两盒。同一保管期限不同机构（问题）的归档文件很少时可以装入同一盒。三是装盒后，件号的顺序、归档文件目录各条目的顺序、归档文件实体的顺序应保持一致，便于利用。四是装盒不能太满，一般装到盒的4/5满。五是盒内首页放归档文件目录，最后一页放备考表。

（二）档案盒的规格

《规则》规定档案盒应采用无酸纸制作。档案盒的外形尺寸长宽为310 mm×220mm，盒脊厚度有多种。档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊上设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设机构（问题）等选择项。

（三）档案盒面各项目的填写

档案盒正面只有全宗名称一项，其下划双线，只需在双线上加盖红色全宗名称（指立档单位）的全称或通用简称，长度不超出双划线，高度为3CM。

盒脊全宗号加盖红色阿拉伯数字，高9MM。

盒脊年度加盖红色阿拉伯数字，高7MM。

盒脊保管期限加盖红色字“永”，高1CM或阿拉伯数字“30”、“10”，高9MM。

机构（问题）项加盖红色字“经营、生产、行政、党群”，高7MM。

起止件号项分为档案室编和档案馆编两个小栏，室编件号栏填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，加盖红色阿拉伯数字，高7MM，馆编栏不填。

盒号，按机构（问题）－年度－保管期限分类，盒号编制方法为不分年度的大流水号，加盖红色阿拉伯数字，高9MM。按卷整理变为按件归档，整理方法和档案装具都改变了，盒号重新编制，不再接续之前的卷号。(www.daowen.com)

（四）备考表的填写

备考表的作用是在必要时对盒内归档文件进行注释和说明，是档案部门对盒内档案的变化情况进行管理的重要材料。备考表置于盒内文件之后。

1．盒内文件情况说明：

填写盒内文件收集完整程度、纸张缺损、文字修改、复制件、缺底稿、补充、移出、销毁、文件字迹清晰程度以及归档文件在保管阶段的变动情况等等。

2．整理人：

负责整理归档文件的人员签名，当档案员为整理人员时，由档案员签名。

3．检查人：

一般档案人员为检查人员，由档案人员签字，也可由负责整理的部门分管负责人签字。当档案人员为整理人员时，检查人应由分管档案工作的部门负责人签字。

4．日期：

可填写该盒归档文件整理完毕的日期，也可填写整个年度归档文件整理完毕的日期。一般用阿拉伯数字填写日期。