经过分类和排列，全宗内归档文件得以系统化。编号是以一定的形式反映和固定这种系统化的状况，揭示和介绍归档文件的内容与成分。

（一）归档章的格式

归档文件编号是指将归档文件在全宗中位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。编号是编目工作的基础和起点，它确定了归档文件在全宗中的位置，并为后续的编目工作以及实体的查找利用提供了条件。

其规格为长45MM，宽16MM，分为均匀的6格，每一个格长15MM，宽8MM。

（二）归档章编号项目

“编号”中的“号”并不是一个简单的数字，是包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号等分类、排列要素在内的一组数字和字符的集合，统称为编号项目。编号项目分为必备项和选择项，必备项包括全宗号、年度、保管期限和件号，档案部门在编号时都必须编制；选择项则包括机构（问题）等，可在同级档案行政管理部门的指导下，由企业档案部门根据实际需要选择使用。各项编制方法及注意事项如下：

1．全宗号

全宗是一个单位全部档案的总称。全宗号是档案馆对接收范围内各立档单位所编制的代号。对新组建单位或暂未列入档案馆接收计划的单位未给全宗号，可将此项空置，留待给定全宗号后再行填写。

2．年度

指归档文件的形成年度，即形成和处理归档文件的年度。编号时，年度应采用公元纪年，以四位阿拉伯数字表示，如二0一二年应表示为“2012”，不能简化为“12”。

3．室编件号(www.daowen.com)

即文件的排列顺序号，在归档文件整理时编制。它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。归档文件在分类、排列后，其位置得到确定，一般采用“保管期限-年度”进行分类，机构（问题）作为年度归档文件的范围，固定归档文件的顺序，按事由排列的依据。例如2014年形成永久、30年、10年的归档文件，编号后形成三条流水，即永久的从“1”开始编一个流水件号；30年、10年也各从“1”开始编流水件号。需要注意的是，件号应逐“件”编制，使所有有检索价值的归档文件都得到独立标识，从而使建立在编号基础上的归档文件目录能够反映出归档文件的全貌，保证检索的查全率。

4．机构（问题）

应按照分类方案设定类目直接填写，如“经营”、“生产”、“行政”、“党群”等，可以省略类字。

5．保管期限

指在鉴定归档文件保管期限时，执行国家档案局10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》。保管期限定为永久、30年、10年。

6．馆编件号

档案移交进馆时，按进馆要求编制，档案室此项不填。

（三）加盖归档章以及项目填写

归档章一般应用红色加盖在归档文件首页上端偏右的空白位置；如果领导批示或收文章等在上述位置，可将归档章盖在首页的其他空白位置，但以上端为宜。有拟办单等放在最前面作为首页，可在其上加盖归档章，以更好的保护文件正本的原始面貌。文件首页确无盖章位置或重要文件需保持原貌的，也可在文件首页前另附纸页加盖归档章。归档章尽量不要压住文件字迹，也不宜与批示文字或收文章等交叉。填写归档章项目时应使用符合档案保护的字迹材料，如碳素墨水等，也可使用打号机打号，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写。