归档文件经过分类，整体上具有了一定的系统性，但具体到一类内的文件，仍处于零散杂乱的状态，需要根据一定的方法进一步系统化，这就是排列。

（一）排列原则

对于归档文件的排列，《规则》强调了事由原则，即同一事由形成的相关文件应当排列在一起。

事由是一个比较原则的概念，同一事由是一组内容密切相关、参照性强的文件材料组成的，可以是一件具体的事、一个具体的活动、一项具体的工作、一次会议、一项工程、一个事件、一次事故、一桩纠纷、一个案件，或一段较紧密的工作过程等等视为一个事由。例如，一次请示或报告（函），收到批复（复函）即视为事由办理完毕。如一项工程、一次活动、一个事件跨年度甚至时间更长，为了及时归档，可以按不同阶段分为几个事由，如一个大型会议可以分为筹备、开幕、议程、闭幕等几个事由。按事由原则排序反映了归档文件之间的有机联系。事由可大可小，界定事由也有一定的灵活性。

一是问题的概念大，事由的概念小。问题是一类事情，如文秘工作包括秘书、机要、保密、档案等项工作，其中文秘工作是大问题，其他各项工作是小问题。小问题还可以分为更小的问题，如档案工作还可以分为档案收集、档案整理、档案鉴定、档案销毁等工作，但这些问题都代表一类工作或事情。事由则是较小的概念，是一个具体的概念。如一次具体的档案工作检查，一次失密事件、文秘工作总结等，这些都是一个单项事情，有相对独立性。

二是问题包含事由。由于问题是一类工作或一类事情，事由是一件具体工作、一件具体的事，因此，问题可由多个事由组成。如干部任免、干部考核、干部奖惩、干部花名册等等很多事由组成一个问题人事工作。

三是问题的灵活性大，事由的灵活性小。问题可以划分，因其代表一类工作或事情，划分的灵活性较大。事由也可划分，一个大事由也可划分为几个小事由，如一项具体活动，可按其策划、筹备、实施、总结等阶段分为四个小事由，但这四个小事由都是紧密联系的具体工作，因此事由再划分出的小事由灵活性不大。

四是同一问题产生的文件间的联系不如同一事由产生的文件间的联系紧密。这是因为事由常是具体的事，而问题则表示一类工作。例如人事工作形成干部任免、干部考核、干部奖惩多份文件，反映人事工作同一类问题，干部任免也形成多份文件反映同一事由，很明显同一事由形成的多份文件间的联系比同一问题产生的文件间联系紧密。

（二）排列方法

关于归档文件的排列方法，《规则》规定：“在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列”。即在最低一级类目内，先按照事由原则将属于同一事由的文件按一定顺序排列在一起，再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列。(www.daowen.com)

第一步：同一事由内归档文件材料的排列，就是保持归档文件材料的联系并排列得有条理。最简单的方法是按文件形成时间的先后顺序，形成日期在前的排列在前面，形成日期在后的排列在后面；或者按文件的重要程度排列，重要性的、结论性的文件排列在前面，其他的文件排列在后面；也可以按照文件的形成者或文件反映的问题排列。具体有如下情况：一是按时间顺序排列，如一次会议；二是按问题时间排列，如同一内容的群众来信、来访；三是按地区时间排列，如专题报告、专项调查；四是按作者时间排列，如企业要求减免企业所得税的申请；五是按通讯对象时间排列；六是按重要程度时间排列。同一事由的归档文件只有经过进一步的系统排列，才能更好地反映归档文件之间的历史联系，体现事情的前因后果，从而满足利用者的需求。

第二步：不同事由间文件材料的排列，应根据机关单位的文书处理程序、归档要求、档案管理现代化水平等的不同加以选择。具体方法是：

1.按不同事由形成时间的先后顺序排列。事由的形成时间即事由的办结时间。这种方法要求将不同事由的文件，按其办结时间的先后顺序排列，而不必考虑其他因素。

2.按事由的重要程度排列。将主要职能或重要活动形成的文件排列在前面，其它工作形成的文件材料排在后面，或将综合性工作形成的文件材料排在前面，具体业务工作排在后面。

3.按责任者或承办部门分别集中排列。

4.按照不同问题分别集中排列。这里的问题是指一个机构内的不同工作内容。

5.会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列，期限就高不就低。如一次会议形成许多文件由几个事由组成，不仅在时间上可能跨度很大，而且利用价值也不同，整体上表现出较强的系统性，利用时一般需要相互参照和查证，集中排列更方便检索。同样，如统计报表、内部刊物、工作简报等在形式上较为特殊，成套利用的情况较多，也应集中排列。

总之，归档文件经过逐级系统化来适应检索手段发展的需要，这样的排列借助计算机完全可以实现归档文件快速、有效地检索，手工检索也不会存在困难，从而兼顾手工检索和计算机检索的需要。