以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。

（一）件的确定

《规则》指定的整理单位为“自然件”，即单份文件，因此定义中明确了“一般以每份文件为一件”。但有些文件，如正文与附件、转发文与被转发文等，各部分独立性较强，易被分散使用，造成归档不全或归档后查找不全；有些种类的文件，如正文与其他稿本、原件与复制件等，如果彼此间相互脱离，其中之一在检索上往往没有太大价值，反而会增加大量不必要的编目工作，影响整理和利用工作效率。《规则》允许这些文件两份或多份为一件，作为整理的基本单位。这类情况包括：

1.正本与定稿为一件，正本在前,定稿在后，重要文件需要保留不同稿本（包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿等）按形成的时间顺序排在定稿后。

2.正文与附件为一件，正文在前,附件在后，不论附件多少，按附件的顺序排列。

3.正文与文件处理单（包括文件处理单或表、拟办单、发文稿纸、签批单等）为一件，阅文处理单在前，正文在后；正文在前，发文拟稿处理单在后。

4.原件与复制件（包括复印件、抄件、翻译件等）为一件，原件在前，复制件、抄件等在后。(www.daowen.com)

5.转发文与被转发文为一件，转发文在前，被转发文在后，在转发文里剔除被转发文。

6.报表、名册、图册等应按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件。

7.来文与复文可为一件。枣庄市档案局在业务指导时根据实际整理情况一般定为两件。

《规则》规定“来文与复文可为一件”。根据检索需要的不同，《规则》中采用“可为一件”的表述方式。这是比较特殊的一种规定。如单一的请示与批复、报告与批示等，关联性强，利用时通常需要相互查证，实体不易分散。在实际的档案业务指导工作时发现，单位的请示、报告、协商函件，这些文件发出后，有的有复文，大多数往往难以确定是否能有复文或复文的时间，因此，枣庄市档案局业务指导时，来问与复文一般按各为一件归档。

（二）判定件时常出现的错误

一是对件任意扩大，如把归档文件都作为自然件，转发文与被转发文变为两件。二是对件任意缩小，如同一事由由多份文件材料组成，以其中一份为主要文件，其他作为附件。三是没有把握《规则》中对件的特殊规定，如“来文与复文可为一件”，今年为一件明年为两件，一年一个样处理不固定。