理论教育 企业档案鉴定工作的内部优化与提升

企业档案鉴定工作的内部优化与提升

时间:2023-07-18 理论教育 版权反馈
【摘要】:企业档案鉴定工作包括对企业档案的价值鉴定和质量鉴别两个方面。它是在文件归档前,由文件形成部门在企业档案部门的协助下,对企业文件进行的鉴定工作。一般说来,文件阶段的鉴定是一次性的,而档案阶段的鉴定则是多次、定期进行的。无疑,有限的保存能力应该用于保存具有较高价值的档案,鉴定工作正是解决这一矛盾的有效方法。

企业档案鉴定工作的内部优化与提升

企业档案鉴定工作包括对企业档案的价值鉴定和质量鉴别两个方面。企业档案的价值鉴定,实际上是企业档案保存价值的鉴定,即根据企业档案历史和现实价值的鉴别和预测,确定其保管期限,对于超过保管期限的,要进一步判定其保存价值,进而决定是继续保存还是剔出销毁。企业档案的价值鉴定,是鉴定工作的主要内容。企业档案的质量鉴别,主要是针对其中的科技档案,即根据科技档案动态性、现实性的特点,对其准确性和完整性的状况进行甄别与检查,以便采取相应的措施保证库藏科技档案的质量。

企业档案鉴定工作一般是通过以下两个阶段实现的:

1.文件阶段

——保管期限的鉴定,是鉴定工作的第一个过程。它是在文件归档前,由文件形成部门在企业档案部门的协助下,对企业文件进行的鉴定工作。这次鉴定工作主要解决三个问题:一是鉴别、核查归档材料的完整性和准确性;二是鉴定文件的保存价值,从而决定其取舍;三是确定归档文件的保管期限。

文件阶段的鉴定,一方面补齐了归档材料的短缺,纠正了内容的差误,另一方面对文件进行了筛选,确定了保管期限,从而奠定企业档案的质量基础。

2.档案阶段

——保管期限的复查,是在文件转化为档案后进行的第二个阶段的鉴定。一般说来,文件阶段的鉴定是一次性的,而档案阶段的鉴定则是多次、定期进行的。(www.daowen.com)

其任务包括:(1)对超过保管期限的企业档案重新进行价值审查,将失去保存价值的企业档案剔出销毁;(2)对原保管期限因时间的延迟,进行调整;(3)审查企业档案的机密等级,根据实际情况解密或进行密级调整;(4)核查科技档案的内容,鉴别其准确性和完整性,做好相应的更改、补充工作。

档案阶段的鉴定,通过对库藏档案进行筛选、调整和补充,进一步保证和提高了企业档案的质量。

企业档案鉴定是其管理中一项不可缺少的工作,它的意义有三个方面:

第一,企业档案鉴定是决定企业档案存亡的基本手段。鉴定工作与其它业务工作的不同之处在于,决定企业档案的命运,涉及到企业档案的“生死存亡”。企业的档案是企业活动的历史记录,其它任何材料都难以替代。如果错误地销毁了有价值的档案,将造成不可挽回的损失;反之,如果不适当地保存了无价值的档案,也会给企业档案机构徒增人力、物力的消耗,并将真正有价值的档案淹没其中,有害无益。企业档案工作者的责任就是要通过正确的鉴定,把真正有价值的档案保留下来,为企业保存真实的文化遗产和重要的信息资源。

第二,企业档案鉴定是提高企业档案管理效益的科学措施。企业档案的数量总是在一直增长的,而企业保存档案的能力总是有限的。无疑,有限的保存能力应该用于保存具有较高价值的档案,鉴定工作正是解决这一矛盾的有效方法。通过鉴定,企业档案部门进一步掌握了企业档案的内容与价值,能够客观地确定企业档案的保管期限,同时还能针对鉴定对象的实际情况,提出开发利用的具体意见和建议,指导企业档案的利用工作,使有价值的企业档案充分发挥其作用。另外,通过鉴定剔出失去保存价值的企业档案,使企业在档案工作方面投入的人力、物力、资金等发挥更加积极、有效的作用,从而提高了企业档案工作的效益。

第三,企业档案鉴定是提高企业档案尤其是科技档案质量的重要途径。企业都有一定数量的科技档案。在不少工业企业中,科技档案还是主体。维护科技档案的完整、准确,是对科技档案管理的基本要求。由于影响科技档案完整、准确的因素较多,不仅科技生产活动处于不断的发展、运动之中,而且科技对象本身也存在着变化的情况,加上科技档案在形成、运转、管理过程中出现的各种问题等,都直接或间接地影响了科技档案的完整性和准确性。只有适时地开展鉴定工作,不断地核查和鉴别科技档案的质量,对不完整、不准确的科技档案采取相应的措施进行补救,才能使科技档案始终处于完整、准确的状态。

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