档案分类方案的制定是企业档案分类的重要步骤，也是分类工作的主要内容。一些企业制定了档案分类表，却没有分类方案，这种情况说明这些企业的档案人员对于档案分类的作用和原理尚未完全理解和掌握，并容易导致档案分类的结果出现错误，从而使档案分类工作流于形式。

企业档案分类方案的内容结构一般包含以下几个方面：

（一）总则

总则是分类方案的总体说明，包括的内容有：制定分类方案的目的、依据、方案中所含内容概括、适用范围、权责规定等。

（二）概念释义

这部分是将档案分类方案中所涉及的一些主要业务概念加以解释，以免在使用理解时出现歧义。

（三）分类方法

档案分类方法是分类方案的主体内容，需要对分类的原则、类目设置、分类标准、分类结果进行详尽的介绍。为了保证我们所选用的分类标准和分类结果符合分类的原理，达到科学、清晰的状态，建议在各层级类目划分描述时，采用以下规定语式：按照XX，将XX,划分为XX。如：“按照国家档案局10号令，将企业的全部档案，划分为经营管理、生产管理、行政管理、党群管理、产品生产、科研开发、项目建设、设备仪器、会计、人事……”，在具体运用时，确保在本层级分类中分类标准的唯一性，达到对分类对象清晰地区分与类集的目的。

（四）分类标识与档案编号

1.档案分类标识（又称类号）(www.daowen.com)

是反映和固化档案分类层级与结果的代码，一般由单纯的代字或代码组成，或由代字结合代码混合组成，各分类层级标识号之间用实点“·”隔开。在企业档案分类方案中，档案类号的设计应参照或借用企业所在行业的业务分类编号方法，准确反映档案中的业务信息或专业技术信息。在集团性企业中，如果企业集团设立了档案馆，并负责接收下属企业单位的档案进馆，则应设置全宗号或机构代码。

2.档案号（档号）

是识别归档文件材料保管单元的一组代码。建立在档案类号的基础之上，档案号由多个号段组成，各号段之间用短横杠“-”隔开。根据档案号具有揭示企业档案材料保管单元的形成特征、管理特征和排列顺序等功能特点，结合档案信息管理系统智能化管理技术的需要，应该对传统的各门类档案号编制方法进行必要的统一。

在以往企业档案号的编制方法中，各种档案号的标识方式是在手工管理经验的基础上分别设计和体现的。如企业文书档案号采用“全宗号-年号-件号-盒号-保管期限-页数”的号段组合方式标识，这种编号方式是从机关档案管理经验中借鉴过来的，且带有明显的档案馆管理档案的特征，因为机关的组织机构比较稳定，收发文件只有一个进出口，便于按照机构、年度这种特征管理归档文件。但是，企业的下属机构或部门变动较为频繁，文件类型多样，除了有正式收发文件登记之外，企业还存在着多个文件信息的产生或传递的渠道，因此，简单地照搬上述档案号的编制方式就不太符合企业各种管理类归档文件编码标识的特点。如企业科技档案号一般采用“分类号一案卷号”的方式标识，这种编号方法也是将企业业务技术类归档文件材料作为一个独立的管理对象设计编码规则的，里面缺少对归档文件材料某些形成特征和管理特征的揭示和反映。如企业照片档案号一般采用“保管期限-年度（或专题）-专题（或年度）-所在册号-张号-参见号”的方式标识，将照片类归档材料作为一个独立的管理对象进行编码规则设计，虽然考虑到照片材料与相关的其他归档文件材料的关联性标识，即设置了参见号（参见号是指与照片档案相关的文书档案号或科技档案号）。

上述各种档案号的编写方法，在手工管理模式下，各种档案作为单独的管理对象，具有一定的有效性。但是，在企业档案管理体系整体建设和自动化管理环境中，资源整合和标准化管理的需要是发展的必然趋势。企业档案编号的号段应进行规范化处理，将各号段的功能归纳为“形成特征”、“管理特征”和“排序特征”三个方面，形成特征设计为全宗号（机构代码）号段，反映归档文件材料的形成主体；年度号段，反映归档文件材料形成或归档的时间。管理特征可以设计为分类号段，反映企业档案分类的结果；保管期限特征，反映归档文件材料的保存价值或保管时间。一级类目经营管理、生产技术管理、行政管理、党群工作、产品生产、科研开发、基本建设、设备仪器、会计、人事的分类号分别采用大写汉语拼音字母A、B、C、D、E、F、G、H、I、J……依次标识。亦可采用阿拉伯数字0-9或01-99标识。二级及二级以下类目采用阿拉伯数字1-9或01-99标识。产品生产和服务、科研开发、基本建设、设备仪器类档案亦可直接采用型号或项目代号标识相应级类目。阿拉伯数字标识的类目层次中间用间隔号“·”隔离开，大写汉语拼音字母与阿拉伯数字之间不加间隔号。经营管理、生产技术管理、行政管理、党群工作、会计档案类档案要将年度号编入分类类目标识中。排序特征设计为盒号（册、箱等装具号）段，反映文件材料所在装具的排列顺序；件号(张、件号）段，反映归档文件材料的流水号或所在装具的排列顺序)，由此形成以下企业档案号段模式；“全宗号（机构代码）-年度号-保管期限代码-分类号-盒号”。

该档案号编制方式有以下特点和要求：

第一，该档案号是由档案信息管理系统自动采集结合人工介入生成的，大部分号段内容在归档文件材料登记时是作为必要项目，由归档责任人填写或从系统菜单中选择，其结果应该在系统中通用并随着工作程序的深入一直被沿用下来了，是用于自动化管理环境之中的，不是由人工编制的。

第二，该档案号全面揭示了归档文件材料的形成特征、管理特征和排列顺序，并可根据实际需要调整前后顺序或选择空号。需要说明的是，凡是设置在归档文件材料保管单元排列顺序号之前的号段，因其能够影响档案实体在库房中的存放位置，故称其为控制性号段；凡是设置在归档文件材料保管单元排列顺序号之后的号段，因其不影响档案实体在库房中的存放位置，故称之为注释性号段。比如，如果库房内档案需要按照保管期限进行排架，则可将保管期限代码号段安排在保管单元顺序号之前，用以控制在不同保管期限条件下的库内排列；再比如，某些大型工程项目档案的时间特征不明显或不需要标注，则可在年度号段中空号或选填“0”，但整体号段结构仍旧不改变，从而便于计算机标准化运算。

第三,使用该档案号，需要严格遵循档案分类方案的设置进行著录。档案载体形式作为选择项。