档案分类是采用科学的方法，解析和固化档案材料之间的有机联系，使企业库存档案成为一个具有一定从属关系和平行关系的不同等级的资源系统，便于人们的识别和查找。

（一）档案分类的严整性

分类是人们认识事物的一种基本方法。科学的分类方法，就是采用约定俗成的参照标准，按照一定的规则，将对象进行有效的区分和类集，从而构成具有特定目的或明确含义的事物的关系体系。包含了两个方面的内容：

1.分类对象的整体性

将企业档案作为一个完整的管理群体进行认识，是企业档案科学分类的要求。

首先，企业档案本身就具有整体性特点。从总体上来说，企业档案是有别于机关档案、军队档案、学校档案等其他档案的一个群体，是反应一个企业各项活动历史面貌的整体性和关联性的重要信息记录。有不少企业在进行档案分类时，将文书档案、科技档案、特殊载体档案等区分开来，分别规定其各自的分类方案和分类表，相互之间没有关联性。

其次，企业档案分类的结果应具备整体性特征。从档案工作的基本目的来看，企业所保存的档案应当如实反映企业各项活动的历史面貌，并能够将各类归档文件材料之间的信息关联性充分展示出来，形成一个具有有机联系的资源整体，既要指导档案实体的管理，又要指导档案信息的开发利用。

2.档案分类逻辑规则的严肃性

在一个整体化的管理体系中，针对同一门类的档案对象，企业档案分类的规则也必须是统一的。这种统一性体现在类列和类系的关系要求上。类列是指在不同分类层次上具有平行关系的类与类之间所构成的体系，其规则是各类之间不能互相交叉。根据《企业档案工作规范》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》和国家档案局10号令，企业档案分为经营管理、生产管理、行政管理、党群管理、产品生产、科研开发、项目建设（也称基本建设）、设备仪器、会计业务、职工管理（本书认为人事管理更合适）等一级类目，其中经营管理、生产管理、行政管理、党群管理等管理类档案是俗称的文书档案，产品生产、科研开发、项目建设、设备仪器类是通称的科技档案，会计、人事为专门档案。

首先，企业档案的每一层分类中，关键点在于要将不同的类别区分出来，并保持其相互之间的平行和不交叉，从而构成一列列独立的类，故称类列。这需要在同层分类时选用唯一的区分标准，即采用同一分类方法。

其次，在某一个大类之下，根据实际情况，可以划分出其所属的属类或小类，形成上位类包含下位类，下位类被上位类所包含的关系，从而构成一个从总到分的类的系统，故称类系。这个规则说明档案分类可以存在一个逻辑性的递进关系，由此将分类对象的各层级特征揭示出来以便识别。档案分类的层级并不是越详细越好，划分过细则容易导致具体文件无法归类，将简单问题复杂化。分类的层级应根据企业活动的具体状态和人们识别档案信息的深度需要来确定。一般情况，类目设置不宜过多，以二、三级类目较合适。

（二）档案分类方法的客观性和综合性

选择档案分类方法，就是选择档案的区分和类集的参照标准。档案产生于企业的各项活动之中，而企业活动本身具有固定的规律、特征和属性，从档案要反映和维护企业历史面貌的角度出发，这些要素成为我们进行企业档案分类的主要标准来源。

1.档案分类方法的客观性

企业档案分类的标准是客观存在的，因而档案分类的方法应体现出这种客观性。分类方法的客观性要求我们应了解企业各项活动组织实施的特点，据此可以归纳出两类档案分类的方法：(www.daowen.com)

第一，对象分类方法。就是以某个具体对象的设计、研发、建设、生产或组建、管理所形成的成套档案材料为基本单元进行分类的方式。在企业各项活动中，比较典型的就是按照产品或设备的编号（型号)、科技研发项目名称（编号)、工程建设项目名称（编号)、各类管理项目名称（编号）为依据划分类别单元的方法。这类分类方法具有保持该对象档案材料的完整性、成套性、归类界限清晰、类内文件材料有机联系明显等特征，实际上反映的是该对象发生发展过程历史面貌的真实情况。可以归纳为型号分类法、项目分类法和组织机构分类法等。

第二，特征分类方法。就是以档案材料反映出来的企业活动职能性质、运动规律、分工特征等为依据进行档案分类的方法。这类分类方法具有较强的人为规定性和时间阶段性，主要可以归纳为职能性质分类法、工期(工序)分类法（适用于期限较长的大型建设项目档案或复杂的流水作业生产技术档案)、时间分类法、区域分类法和业务专业分类法等。

2.档案分类方法的综合性

企业活动的多样性和复杂性，使得企业档案分类不可能停留在一个层次上，而是根据实际情况进行多层次的类别划分。当选用一种分类方法对某种档案不能进行彻底的分类时，应转换分类方法，分类层次递进，才能达到解析档案成份，识别档案内容，形成条理化资源体系的目的。

目前，企业档案分类的国家标准和具体操作情况来看，一般是先采用反映企业活动属性的职能性质分类法，将企业档案划分为经营管理档案、生产管理档案、行政管理档案、党群管理档案、产品生产档案、科研开发档案、项目建设档案、设备仪器档案、会计业务档案、人事管理档案、声像档案、电子档案、实物档案等一级类目，前十类均为纸质档案，纸质档案形成过程中可能会形成照片、录音、录像、电子文件等不同载体形式的档案，这些非纸质载体档案归为声像档案、电子档案，企业还有奖状、锦旗、证书、印章等实物形式的档案，归为实物档案。然后再根据每种档案的实际情况，用不同的分类方法，进行二级类目及其以下属类目的划分。

（三）档案分类体系的包容性和历史性

一个企业的档案分类体系，应该具有可包容性，能够反映出不同时期档案管理的水平和状态。

1.档案分类体系的包容性

是指企业设计规划的档案分类方案，能够将企业范围内形成的全部档案包含在内，即每一份归档的文件材料可以在该体系中找到自己的位置，合理归类；同时，该体系还应该留出一定的宽容度，以接纳在企业活动中产生的新类文件材料。

2.档案分类体系的历史性

是指企业档案分类方案一旦发布执行，就应当保持相对的稳定，不可轻易更换；如果必须更新档案分类方案，也应当规定新方案仅适用于指定时间之后所产生的归档文件材料，之前入库的档案仍使用过去的分类方案，用新不弃旧。保持历史的真实性，要确保档案内容的真实可靠，保持特定历史时期档案管理的状态，不能以今人的认知水平随意地替换过去的工作方式。因为档案是历史的产物，而档案管理方式也具有历史的局限性，这种局限性恰恰是历史真实面目的一种表现，我们的管理理念、管理方式、管理手段可以更新发展，但并不意味完全抹去既成事实了的以往管理痕迹，这是档案工作职业性的一个特点，也是档案人员职业道德的重要内容。

（四）档案分类方案、档案分类表及档案编号的科学性与智能性

档案分类方案是企业分类的指导性文件；档案分类表是企业档案分类的结果；档案编号是建立在档案分类标识基础之上的入库档案的身份代码。这三者之间具有密切的逻辑关联：档案分类方案是统筹档案分类与档案编号的工具，反映了企业档案分类的基本认识方法和操作要求，也是衡量档案分类科学性和合理性的重要标准；档案分类表要将档案分类的结果通过表格方式固化下来，并需要嵌入档案信息管理系统强制执行，其排列方式和代码设置表现出各种档案的分类层次和逻辑关系；档案编号具有揭示企业档案材料的形成特征、管理特征和排列顺序的功能，其号段的设计和相关代码的填写，也应嵌入档案信息管理系统中，伴随着档案材料在不同阶段的登记整理流程，自动提示或自动给号，最终形成档案资源识别和检索的重要线索。这就需要在档案管理体系的建设中突破手工管理经验的束缚和局限，掌握档案信息管理系统的技术特点，通盘考量，精细设计，从而彻底改变手工管理与计算机管理分离的现状，使其走向统一和协调。