企业档案信息化的覆盖面很广，一切与应用信息技术生成、管理、开发利用档案相关的活动。档案信息化的内容可按照几个核心要素进行梳理，主要包栝环境保障、规范建设、基础设施、应用系统、信息资源、安全管理和人才培养。上述要素或侧重于企业档案信息化整体背景的宏观构建(如环境保障、规范建设、人才培养等)，或侧重于档案信息资源的微观建设(如信息资源、应用系统等)。

所谓整体背景构建，是指为档案信息化建设创造适宜的环境、提供全面的保障的工作，可视作档案信息化的宏观管理层。而档案信息资源建设是指在档案从形成到保存或销毁的整个生命周期中合理应用信息技术，促进管理效率和服务水平的提升，具体包括资源创建、资源管理、资源服务、系统设计与管理等内容，可视作档案信息化的微观操作层。承担档案信息化整体背景构建的主体有国家和地方各级相关主管部门，包括档案行政管理部门、立法机构、信息化主管部门、行业主管部门等，开展资源建设的主体为各级各类档案馆和立档单位档案室。

整体背景构建和资源建设相辅相成，背景构建是基础，资源建设是核心。没有适宜的体制机制、法规标准、人才、服务等环境支撑，档案信息化的发展便会缓慢且艰难，这在档案信息化初始阶段显得尤为突出；而资源建设的成果直接体现了档案信息化的意义。

下面从环境保障、基础设施、规范建设、人才培养、信息资源、应用系统、安全管理等要素分别介绍企业档案信息化的主要内容。

（一）环境保障

环境保障主要包括管理体制和机制的理顺，以及相关社会服务体系的完善。

1.管理体制和机制的理顺

体制和机制历来是各项事业的关键问题，其科学与否，关系到事业中各个要素能否得到合理配置，各方力量能否得到有效激发。同时，由于体制和机制涉及多个部门的责权关系和组织体系，往往也是难点所在。自改革开放以来,我国建立起现代企业制度，具有产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学的新特点。因此，企业档案归企业所有，受国家法律保护；企业档案管理成为企业的内部事务，应以企业资产关系为纽带,在企业内部实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准；国家档案管理机构并非对企业档案管理进行单一的行政业务指导,而是依法监督检查、业务咨询服务、工作认证核准、依法接受档案。这表明企业档案信息化一方面作为国家档案信息化的一部分需要得到一定的统筹规划，另一方面又具有相对的自主权和主动权。

因此，各级档案行政管理部门应加强对企业档案信息化建设的引导；中央企业档案部门应加强对所属及控股企业档案信息化建设的规划和指导，保证企业档案信息化建设顺利进行。

2.社会服务体系的完善

单靠企业相关主管部门并不能胜任企业档案信息化的所有工作。这项事业还需要多方社会力量的参与，包栝档案管理软硬件提供商、信息安全服务商、咨询机构、高等院校、科研机构、行业协会等各类服务组织，这些组织所提供的产品和服务是企业档案信息化发展的必备要素。相关部门可通过出台政策、制定标准、出资等方法吸引社会力量参与到档案信息化工作中，并规范服务过程和服务方法。随着社会服务体系的完善，企业档案馆、室可将部分重复性、技术性或智力性工作外包，如扫描、数据录入、系统开发、系统维护、系统评估、制度设计、方案设计等，以提高效率和质量，降低成本。

（二）基础设施

企业档案信息化建设中的基础设施主要是指档案信息化建设所需的各种基本条件，包括几乎所有的硬件设施，如网络、计算机设备、机房、其他硬件设备，也包括部分软件如操作系统、数据库管理系统、编程环境等。对于企业而言，基础设施的建设主要依靠企业的相关经济投入，应根据企业自身的发展需求和经济实力确定各类设施的采购、定制或研发。基础设施建设本身应属于企业整体信息化发展建设不可或缺的一部分，如基本的计算机设备的购置、企业内外部网络的建设等，但是对于针对档案信息化的基础设施（如扫描仪）需要进行单独规划与考虑。

（三）规范建设

企业档案信息化的规范建设包括与信息化工作相关的法律、行政法规、标准、制度等。各级档案行政管理部门和中央企业档案部门应积极组织贯彻落实国家档案信息化相关标准和规章,各企业应结合自身档案信息化建设的实际情况，适时制定相关企业电子文件、电子档案管理的标准与规范及其实施细则。

1.法规政策的健全

档案信息化是一项新工作，管理对象是具有新特点的档案类型，采用的是新的技术手段，电子化、自动化、网络化的工作内容和方法也较以前发生较大改变。这个过程中必然会产生许多新的问题，其中涉及权力和义务关系的问题需要通过 法律法规来调整和规范，如电子文件的凭证作用、保存要求，信息开放原则和内容等，涉及事业定位、发展途径的问题则需要政策引导和支持。目前最迫切的政策需求是将企业档案信息化作为信息资源开发利用的重要内容，纳入国家、政府、行业、地方信息化之中，纳入相关的国家、地方和行业信息化发展战略行动计划之中，并制定与信息社会发展要求相适应的企业档案信息化规划和攻关计划。

2.标准规范的制定

档案信息化过程遭遇到的操作规程问题需要通过标准规范来解决，以普及优秀的档案管理实践经验，统一管理方法，减少低水平重复，促进信息共享和交换。数字档案的管理较之传统档案管理的标准化要求更高，否则可能面临多种风险。比如，若没有电子文件存储格式标准，档案信息将可能因无法输出而丢失，可能导致珍贵记忆的空白。因此，档案信息化的推进过程同时也是档案标准化不断深入的过程。

随着国内外企业对档案信息化建设重视的不断加强，已制定了一系列管理制度规范和标准。企业档案管理部门应根据自身的行业特点，加快相关规范制度和标准的制定和出台。优先考虑采用国际标准,其次才是国家行业及地方标准。由于档案信息的范围和种类处于不断扩展和变化之中,因此，在最初阶段也应优先采用适用范围尽可能广泛的标准。

（四）人才培养(www.daowen.com)

档案部门有着这样一个共同的慨叹既懂信息技术又懂档案专业的人才太少了!这个事实是许多单位信息化水平徘徊不前、许多档案管理软件不适用、许多档案工作者难以准确描述档案管理软件需求的根源。对于企业而言，档案信息化工作所需要的人才并不仅限于复合型人才，也需要更为专业的档案人才、技术人才、管理人才，这是因为专业知识正在快速更新。整体而言，人才的培养，需要在教材建设、师资建设等多方面同步努力，也需要学校教育、在职教育、国内培训、国际交流多渠道进行。此外，应将培养人才和吸引人才、留住人才并重。

具体到企业，企业各级档案管理部门一方面要积极引相关人才；另一方面要加大对现有档案队伍素质的提高，强化计算机应用知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识的培训，尽快建立以管理型人才为基础、复合型人才为重点、高科技专门人才为骨干的档案队伍体系，满足企业档案信息化建设的需要。

（五）信息资源

1.资源创建

资源创建是指通过各种手段形成数字档案及其加工信息的过程，这里数字档案及其加工信息统称为“数字档案信息资源”，这些信息以二进制代码存在，可在计算机上处理，可通过网络传递。数字档案信息资源是企业档案信息化工作的立身之本。没有资源，信息化无从谈起。在手段、方法持续更新的背景之下，资源本身的重要性彰显。

企业数字档案信息资源的层次丰富、种类繁多。按照信息的加工程度，可分为原文信息、目录信息和编研信息。数字档案原文信息可直接在计算机系统中生成，一般称为电子文件或电子档案，在此统称为电子文件；也可通过扫描等模/数转换手段将已有的纸质档案、缩微胶片、照片、录音、录像数字化加工后形成，称为数字化档案。数字档案原文信息包括文本、图像、数据、声频、视频等多种媒体格式。计算机系统中的档案目录也叫机读目录，可以由人工输入形成，也可以通过捕获文件形成过程中的元数据而自动生成。在档案管理系统中，机读目录多以数据库的形式存在。编研信息在档案原文信息和目录信息的基础上加工而成。较传统的编研成品，数字环境中编研信息的种类和表现形式更为多样化，音频剪辑、视频剪辑、网上展览、知识库就是其新成员。

2．资源管理

企业档案信息资源创建之后，需要对之实施有效管理，维护其真实、完整、可用。不同种类的档案信息资源，管理工作的具体内容也有所区分。总体来讲，无论是电子文件、数字化档案，还是机读目录、编研信息，都以电子形式保存在计算机系统中，因而其保存过程中的维护工作都是必需的，包括存储、载体转换、迁移、访问与安全控制、备份等。在信息技术不断发展和新旧技术之间兼容困难的情况下,数字信息保存后失真、丢失、无法识读的风险很大。长期保存一直是国际上信息资源领域理论研究的焦点，也是档案信息化工作的难点。而电子文件管理的内容则要宽广很多，除了保存、维护之外，还需对之加以分类、价值鉴定、收集（归档)、处置、著录和统计，而这些工作都可全部或部分实现自动化。

3．资源服务

资源服务是指通过一定的方式方法将档案信息资源提供给用户利用。除了传统的阅览、出借、复制之外，网络服务是目前用户群最广、最有发展前景的服务方式。企业档案部门一般通过局域网向内部用户提供查询、浏览、利用申请与批 准等服务，部分企业档案馆也可根据需要在互联网上建立网站提供档案目录检索、档案原文浏览、网上展览、编研信息发布等多种信息服务。

（六）应用系统

企业档案信息化中的应用系统设计与管理是指对档案管理系统的设计、实施与维护工作。这是档案信息化中极富特色的一部分内容。档案管理系统是用来管理档案信息资源的计算机系统，包括部分硬件基础设施、操作系统、数据库管理 系统、应用软件等。档案管理系统设计与管理的任务包括计算机、服务器、交换机、路由器、防火墙等网络设备的部署，软件平台的选型,存储介质和存储方案的明确，备份、灾难恢复、认证等安全保护技术的确定等，当然其中最重要的还是档案管理软件的开发与维护，有时人们直接用“档案管理系统”来称呼档案管理软件，其功能好坏直接关系资源管理的质量。

按照管理对象，档案管理系统可分为档案辅助管理系统、电子文件管理系统(亦称电子档案管理系统)、集成档案管理系统。档案辅助管理系统是利用计算机的数据处理能力，对档案整理、编目、保管和利用工作进行辅助管理的系统，管理对象主要是处于非现行阶段的传统档案及其数字化版本，机读目录是其发挥辅助功能的基本工具。电子文件管理系统以电子文件为对象，涵盖其从生成到永久保存或销毁的全过程，元数据是其发挥功能的基本工具。集成档案管理系统是对档案辅助管理系统和电子文件管理系统的集成，适用于多载体档案并存的情况，可实现传统档案和电子文件的统一管理和提供利用。

对于企业，国家档案局发布的《关于加强企业档案信息化建设的意见》专门提出关于建立适应企业信息化要求的档案信息管理系统、完善电子文件归档与档案信息数据库的管理的相关要求。

企业档案信息管理系统的设计应遵循模块设计、分层实现、循序渐进的原则，档案信息管理系统应与企业其他有关管理系统(如设计、生产、经营、财务、材料、管理、服务等）相衔接，确保档案部门对本企业各类电子文件、电子档案的收集、整合、控制和传递。企业档案管理软件的选择与开发需要依据国家有关档案信息化建设的规定、规范，档案管理软件应具备适应多种文件存储格式、支持实时浏览、互联网及内联网检索功能，能够实现收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制、统计报表、鉴定销毁、数据输入（输出）及格式转换的控制与管理，满足企业文档一体化管理、业务流程管理和信息资源开发利用的需要。

对于档案信息数据库的管理，企业档案部门应与信息管理部门共同对企业信息化建设中各类业务信息系统（企业资源计划、客户关系管理、计算机辅助设计/工艺/制造、产品数据管理、计算机集成制造系统、办公自动化系统及电子邮件系统等）所形成的文档及数据库信息提出归档管理方案。

（七）安全管理

安全管理是企业档案信息化的重要内容，企业档案部门要建立严格管理制度，从技术与管理两方面，确保档案实体与信息的安全，确保网络传输及档案数据库的安全。企业应在档案信息化的过程中建立基本的安全服务，实现档案信息资源的安全管理，制定专门的安全标准，设计相应的安全策略。企业在开展档案信息化安全管理时，可以从管理安全、环境安全、人员安全、数据安全等要素进行考虑。

管理安全指企业档案信息化应有统一的安全管理方案，包括规划、预案、应急措施、检查手段等方面的管理。环境安全包括网络环境安全、数据库安全、信息传输通道安全等内容。人员安全指对相关工作人员应进行有效的安全管理。数据安全指对原始档案、数字化产品等资源的安全管理，以及对其实体进行的全程跟踪管理，对数字化产品进行的备份管理和失泄密防范等。