企业档案信息化的意义深远，任务繁重,要实现其稳健快速的发展，需要坚持与企业信息化同步协调、适应企业信息化特征、注重效益、统筹规划、需求导向、保障安全等基本原则。

（一）与企业信息化工作同步

在企业信息化方面,国务院信息化工作办公室和国资委联合下发了《关于加强中央企业信息化工作的指导意见》，意见中指出中央企业应“充分发挥信息化在企业改革发展中的支撑作用；以需求促应用、以应用促发展”，要加强统筹规划，要防止各类信息系统的各自为政，要“避免重复建设，确保建成并推广应用整个企业统一集成的信息系统。”国家档案局在《关于加强企业档案信息化建设的意见》中也明确要求，要“坚持档案信息化建设与企业信息化建设同步的原则。企业档案部门应加强与企业信息化建设主管部门的联系，提出档案信息化工作的基本要求，并将档案管理系统纳入企业信息化系统之中，实现档案管理系统与企业信息系统的无缝链接”。同时该文件还指出，企业档案信息化的建设要以促进、完善企业信息化和提升档案管理水平为总目标。企业应将档案信息化建设纳入企业整体信息化建设的规划和方案，企业档案信息化建设要适应企业信息化的要求，建立科学适用的文件归档、保管和利用管理系统，正确处理循序渐进与整体提升的关系，保证企业档案信息化建设健康有序发展。

因此，与企业信息化工作同步协调是档案信息化建设过程中需要把握好的关键原则，在顶层设计上加强统筹规划，以需求为导向，以企业整体效益提高为根本目标。

（二）与企业信息化发展特征吻合

我国的企业信息技术发展历经了20世纪80年代初期的大中型计算机应用时代，80年代后期的微电脑应用时代,90年代中期的软件应用主导时代，90年代后期的互联网时代,以及目前新兴的移动互联时代。未来在我国企业信息化发展趋势有以下五个特征。

第一，全面基于“互联网+”实施企业信息化建设和应用的阶段来临。大中型企业，特别是大型集团企业在基于互联网的SCM、CRM或数字物流等方面的建设和应用将获得重大突破，并可能形成并产生新的商业模式。

第二，跨区域、跨行业的各类高度专业化信息服务平台将成为建设和应用热点。网上信息消费、服务消费和产品交易是电子商务的主要形式。基于互联网的交易和服务将成为企业形成核心竞争力的关键点。

第三，企业决策支持信息系统的建设和应用将得到普及,企业信息资源的开发利用将得到长足的发展。面对瞬息万变的环境变化，决策支持信息系统的建设和应用将成为企业信息化支撑企业规避风险的重要武器。各类决策支持模型将在 大中型企业中得到广泛的应用,形成企业决策支持信息系统,并将成为新时期企业信息化的重点应用领域。

第四，企业自身主导信息化建设能力增强，应用效益显著增加，信息化建设支撑体系不断发展壮大。随着CIO制度的普遍执行，企业信息化规划、测评、招标、监理、培训等服务将普遍为企业接受并得到广泛应用，企业自我主导信息化 建设能力增强，企业将针对行业的特点和自身状况，量身定做信息系统和软件开发并遵循以应用为导向，以企业为主导，以IT厂商为辅助，建设适合企业发展的信息系统。同时企业信息化建设支撑体系将伴随企业信息化建设的不断进步而发展壮大。

第五，企业信息化管理系统与电子政务系统及社会信息化的其他系统互联互通成为衡量企业信息化建设和应用能力或成功的标志。企业信息化系统与工商、税务、社保、医保和金融等系统的互联互通成为不可逆转的趋势，同时也是衡量企业信息化建设和应用能力或成功的重要标志。这种互联互通将成为政府对企业实施有效监管和企业接受优质服务打下坚实的基础。(www.daowen.com)

档案信息化需要企业信息化发展特征相吻合。档案信息化发展需求的提出一方面要符合信息化技术发展趋势，把握好新技术的发展机遇，对档案信息化中所应用的信息系统、存储体系进行及时的更新和完善。另一方面要关注企业信息化 发展中的业务需求，以需求为导向，切实推动档案信息化的发展。

档案信息化应当与企业信息化同步规划，整体建设。企业要将档案信息化建设纳入企业信息化建设整体规划和方案，确保档案信息化与企业信息化发展特征相吻合。企业档案部门应加强与企业信息化建设主管部门的联系，提出档案信息化工作的基本要求，并将档案管理系统纳入企业信息化系统之中，实现档案管理系统与企业信息系统的无缝链接。

（三）注重效益

企业档案信息化的效益体现在两个方面:一是合理的投入产出比，二是工作成果的可持续性。历史上也出现了很多深刻教训，如因格式选择不当导致电子文件无法阅读成为“死档”；数字化对象的范围鉴选不当，导致数字化资源束之高阁；不少的单位先后用过多个档案管理软件，档案数据散存在这些系统中互不联通，查询极为不便。档案部门应格外重视信息化效益，通过科学的规划、监控、审计机制，保证投入的有效产出以及档案信息化的可持续发展。

（四）统筹规划

统筹规划是注重效益原则的必然要求。档案信息化是一个长期发展的系统工程，要素众多，投资不菲，为充分发挥各方面的积极性，避免重复建设和盲目建设，促进信息交换与共享，提高档案信息化的整体水平，需要对各阶段的目标、任务、措施进行总体规划和部署，分步实施，有序推进。在国家、地方、行业和基层单位等各个层面，都有必要开展相应的档案信息化规划工作。国家、地方档案行政管理机关，行业主管部门以及各档案馆室应在国家、地方、行业、单位信 息化规划的框架下，协调好与相关部门的关系，对相应层次的档案信息化建设进行统筹考虑，做出总体安排。

（五）需求导向

需求导向原则也是注重效益原则的要求。只有面向档案管理和开发利用的主要需求，解决工作中存在的实际问题，才能提高信息化项目的实际效果，实现合理的成本效益比，并有助于档案信息化的持续推进。从规划到实施，从法规建设到标准制定，从系统开发到资源构建，都应切实以需求为导向，认真调研、广泛论证、集思广益，不能拍脑袋决策，不能做成面子工程。

（六）保障安全

保密是手工条件下档案安全保护工作的主要任务。而电子环境中档案安全保护的任务则除了防止泄密之外，还需要防止数字信息的丢失、失真和不可用。磁性、光学载体存储密度高，区区一张光盘的丢失可能意味着上千份档案的丢失。网络的四通八达在为合法利用提供方便的同时，也为修改、删除、泄密等非法利用提供了渠道。可以说信息时代档案安全保护的难度加大，这就要求在健全法规、统一标准的基础上加强档案信息的安全保障工作，正确处理信息开放与安全保密的关系，搭建信息安全保障体系，从硬件挑选、软件设计、制度建设、人员管理等方面全面维护数字档案信息资源的安全。