企业档案信息化是档案管理部门面对信息技术革命的积极回应，是档案管理发展的必然选择。对于档案管理工作，其根本意义在于触发并推进了档案管理从理论到实践、从理念到手段的全面革新，提高了管理效率和服务质量；对于档案管理人员，其意义在于开阔视野，更新观念，提高素质。

（一）促进管理效率的提高。管理效率的提高意味着以较少的人力、物力、时间完成较高质量或较多数量的工作。信息化过程中档案管理效率的提高主要表现在：

1.档案管理的自动化和档案实体管理的简化

经过精心设计的档案管理系统可以实现许多管理过程的自动化，包括归档、存储、鉴定、统计分析，还可以简化档案实体管理，如立卷、实体分类等，从而减少档案工作人员的手工劳动，缩短工作时间，提高管理效率。

2.历史档案原件得到保护

利用信息技术可以从两个角度来保护历史档案：第一，代替原件提供利用。经过数字化之后，利用者可以查看历史档案的数字化版本,从而减少对原件的损害，这是较为普遍的保护视角。尽管数字化本身对原件也会造成一定的损害，但 是相比反复的物理接触，损害程度还是比较轻的。第二，以电子的方式传承历史。不管保护措施如何完善,档案载体的寿命总是有限的，字迹会消褪，介质会损坏，影像会模糊,声音会喑哑，如果将珍贵的历史档案数字化，且格式选择得当,档案信息就会永久存在，这是珍贵档案原件保护的新视角。

（二）促进服务水平的提高

服务水平的提高意味着以更为恰当的方式将更丰富的信息提供给用户，满足其日益增长和变化的需求。信息化过程中档案服务水平的提高主要表现在：

1.多元化利用需求的满足

手工环境下，每种检索工具只能提供一种检索角度，限制了利用。档案管理系统具有很强的数据处理能力,可实现目录数据的一次输入、多次输出，可以从多个角度查检档案，有助于满足用户多元化的检索需求。(www.daowen.com)

2.查询效率的提高

信息化条件下，在计算机中输入检索词并等待档案管理系统直接反馈，提高了查询效率，不仅表现在检索时间的缩短，更表现在查全率和查准率的提高上,越是跨时空、大规模、综合性的查找，这种优越性表现得越明显。

3.服务内容和手段的丰富

网络环境中，档案信息服务的主动性能够更好地得以发挥，不仅可以将开放档案全部发布，可以将档案信息以文字、图像、音频、视频等多种媒体形式予以展现，还可以与其他数字信息有机整合，并以超链接、超媒体的方式提供便捷的访问途经，还可以通过电子邮件、手机短信等手段提供服务，利用者可用的信息内容更为全面、立体，获取服务的手段、途经也更为多样化。

（三）促进交流与合作

档案信息化对于档案工作和档案工作者既是机遇，又是挑战。从技术应用、系统设计到档案利用需求，都在不停地发生变化，新问题不断涌现，迫切要求档案界加强与外部的交流与合作，学习经验、交流心得，寻求在理念、制度、方法、手段等各方面的支持。近年来，档案界在对外交流以及产、学、研合作方面得到了加强，与信息技术、图书情报、法律、公共管理等领域的交流与合作也有深化趋势，档案信息化的过程也是档案领域不断开放的过程。

（四）促进人员素质的提高

档案信息化对档案人员的素质提出了更高的要求，相关档案人员的专业素质、信息素质和综合素养得到了提升，视野、能力、观念得到改善，从电子文件管理到数字档案馆建设，从对业务流程和业务系统的支撑到公共服务，做了许多创新性工作并获得良好的效果。