企业档案管理体系是由多种要素构成的具有特定功能的工作系统，一般包括档案管理体制、档案工作制度、档案信息管理系统、主要业务内容、主要工作流程以及档案人员和档案管理设备设施等要素。各要素之间又因其特定的作用呈现出不同的层级关系和内容联系 。

在企业档案管理体系中，档案管理体制是档案工作关系的一种基本设计，在档案管理体系中具有终极决定意义，它指导着档案工作制度的制订和落实。档案工作制度是企业关于档案工作一组集成配套的管理办法、业务标准、操作细则，它是开展档案管理的行动指南和业务尺度，其主要内容应嵌入档案信息管理系统，是系统设计和实施的主要依据。档案信息管理系统是企业档案管理的技术平台，应包含档案管理的主要业务内容和主要工作流程，连接与档案数据相关的其它信息系统，并以具体的业务标准和操作细则作为尺度，有效运行和控制档案管理各项业务活动。档案管理业务包含两部分内容，其一是关于企业各项工作中所产生文件数据的归档控制，其二是关于档案管理和档案工作管理的业务内容和操作流程，二者在业务流程上进行衔接，在档案实体和档案信息上保持着关联性。档案管理的设备设施是档案管理的基本条件和手段，与档案管理业务具有关联性。档案管理人员是档案工作的主体，既包括专职档案人员，也包括各业务部门中的兼职档案人员，档案人员应熟悉档案工作制度和业务内容，利用档案信息管理系统开展相关业务的具体操作，控制和实施各项业务内容。

由此可见，档案管理体系各构成要素之间具有不可拆分性，它们既以各自的作用而相对独立，又以共同的目标相互关联和配套运行，从而构成了一个完整的工作系统。如何搭建这个管理体系，是摆在我们面前的一项具体工作。

（一）档案管理体制设计

企业档案管理体制的设计，应尊重企业现有的产权制度、组织制度和管理制度的实际情况，并在此基础上，遵守国家关于档案工作的法律法规，实现对企业档案工作的有效管理，个性与共性并存。因此，并不存在所谓唯一正确的档案管理体制具体设计方案。但是，根据以往企业档案管理的成功经验和档案工作的运行规律，我们可以对档案管理体制的基本设计要点进行总结和归纳，进而理清设计思路。

企业档案工作是企业履行档案管理职责的行为和活动。企业应按照集中统一管理与分级负责相结合的指导思想，尊重企业的具体情况，设计档案管理体制。按照《企业档案工作规范》的要求，这种管理体制一般应由企业中分管档案工作的领导、档案工作主管部门负责人、档案部门负责人、企业各级各类下属机构的相关领导及专兼职档案人员逐级实施完成。

在档案管理体制的模式中，集中统一管理与分级负责的思想是由不同层级的负责人和档案人员根据其责任范围逐级落实的。这种体制模式在实际工作中发挥了重要的作用，目前已经成为大部分企业档案管理体制的具体实施方案。

但是，我们从该模式的具体运行中发现了一些问题，主要表现在由于企业领导人和各下属机构负责人具有任期制的特点，对于档案工作中的一些不可预期的责任（如批准档案鉴定处置意见、协调档案工作职责和任务、合理配置档案资源等）容易出现不及时履行、互相推诿、议而不决等现象。因此，我们建议企业对上述模式进行一些尝试性的调整，将档案工作的最高管理责任化零为整，以期强化该体制模式的可操作性和有效性。

1.企业档案管理委员会（或档案工作领导小组）是企业档案工作的最高领导机构，负责人由企业分管档案工作的领导担任，成员由企业各下属机构负责人组成，主管档案工作的部门是其常设办事机构。该组织以联席会议的方式开展工作，一般主要负责的事务是：

第一，部署学习和落实国家关于档案工作的法律法规和各项标准，听取有关档案工作的报告；

第二，审定档案工作规划、计划、规章制度；

第三，审批档案鉴定处理意见；

第四，划定企业大事标准（为确立归档范围用）；

第五，统筹档案考评工作。

企业档案管理委员会（或档案工作领导小组）做出的有关决议以该组织名义发布，不再以主要领导个人的名义审批。这种集体领导的方式具有诸多实际操作的意义：一是降低领导个人所承担的责任风险，使档案工作业务不因领导个人因素而迟滞；二是可以统筹企业档案工作的计划和任务，建立各层级领导制度化的有关档案事务的工作联系，便于专门和集中地讨论与决议档案事务，更有效地落实档案工作的层级负责制；三是使企业关于档案工作的部署与决定更具有权威性，促进档案管理的全过程化与全员化的深入开展。

2.企业档案工作主管部门，是企业档案管理委员会（档案工作领导小组)的常设办事机构，一般可根据企业的实际情况或惯例，将其设置在企业综合管理部门或技术(业务)主管部门。该部门主要负责的工作是：

第一，制定、修订、解释公司有关档案工作的规章制度；

第二，在公司范围内开展档案业务督导、检查和考核工作；

第三，规划和指导档案信息化建设工作；

第四，对专兼职档案人员进行业务培训；

第五，负责公司日常档案事务。

3.企业档案部门是企业档案工作业务部门，一般分属于企业档案工作主管部门，也有企业将其独立出来，或隶属于企业的下属机构。主要有档案处（文档处)、档案馆、档案中心（文档中心)、信息中心、档案室（档案保密室）等设置模式。企业档案部门主要负责的工作是：

第一，收集、整理、保管各类档案；

第二，对所保管的档案材料负有安全和保密的责任；

第三，参与起草相关档案管理办法及规章制度；

第四，对兼职档案员的工作进行业务指导和帮助；

第五，参与工程竣工验收、科研成果鉴定、产品定型、设备验收等活动，确保挡案齐全、完整、准确、系统；

第六，开展档案价值鉴定工作，对已超过保管期限的档案提出存毁意见；

第七，编制档案检索工具和编研成品，按规定提供档案利用；

第八，具体落实档案信息化建设任务；

第九，完成上级交办的其它事宜。

4．企业各职能部门、分(子)公司、工程（业务）项目部是各类文件材料的形成单位，应设置专兼职档案管理岗位，配备档案人员，或根据需要设置所属机构的档案管理体系，负责本单位（部门）的档案管理及文件材料的形成、积累、整理和归档工作。各单位（部门）应将上述工作内容落实到文件材料形成人、承办人和档案人员的工作职责中并纳入考核。

上述有关企业档案管理体制内容的描述，可以因档案工作主管部门的定位、档案部门的组建形式、企业下属机构的工作运行状态等情况的不同而有所变动，尤其是对于大型企业集团而言，由于其规模大、业务繁杂、机构职责关系复杂、驻地分散、产权性质多样化等特点，更应该根据实际情况深入调研，精心设计，选取适用的档案管理体制，分清各层级职责，理顺档案业务关系。总之，不论选取何种具体的档案管理体制方案，都应该贯彻集中统一管理与分级负责的指导思想，注重实际效果，并将其作为指导企业档案管理体系建设与运行的基本方针。

（二）档案工作制度建设(www.daowen.com)

《企业档案工作规范》中将档案工作制度的内容作为一个制度体系予以重点提出，并指出其构成内容包含了“档案工作规章”、“档案管理制度”、“档案业务规范”三项内容。企业档案工作制度是企业档案工作标准化建设的重要内容，也是档案管理体系建设中的主要任务，其建设和制订应贯彻企业档案管理体制的设计思路和指导思想。一些企业领导认为，档案管理不是一件复杂之事，单位内部制订一份关于档案管理的制度已足够用。实际工作经验证明，档案工作是注重管理精细化和日常化的一项活动，涉及面广，内容琐碎，业务环节之间衔接紧密。特别是在目前人机配合的工作环境下，需要各项管理制度、工作标准和操作细则的制订既要简便易行，又应注意目标明确、要求具体、标准详细、结点清晰。因此必须认真对待，整体考虑，配套建设。否则，容易造成制度内容敷衍了事和一纸空文的现象。在实际工作中，我们可以根据各项企业档案工作制度作用性质的不同，将其细化为工作规定、业务管理办法、业务标准和操作细则四个部分：

1.档案工作规定

档案工作规定，是具体企业机构中档案工作的“基本法”。一些企业称之为档案工作管理办法。其基本作用是规定企业档案工作的目的、依据、工作原则、机构和岗位设置及主要职责、主要工作内容和工作要求、工作奖惩等项内容，是在总体上对企业档案工作进行部署和规定的指导性文件。同时，该文件也是引导和统筹其它企业档案管理制度、业务标准和操作细则的接口平台。

过去很多企业都制订了档案工作管理办法，但一般均将宏观规定与业务细节拼凑在一起，主旨不明确，具体的内容又不能得到细化，严重影响了该制度的正常使用。我们认为，制订企业各项工作制度和标准，应保证其目的性和功能的相对独立，从而使制度建设与制度实施过程统一起来，便于操作和落实。否则，就不应该将某项制度单列制订。

2.档案业务管理办法

企业档案业务管理办法，是针对企业档案管理体系中具有全局意义的业务内容所制定的管理制度。一般应包括：档案工作考评管理办法、档案信息管理系统管理办法、档案管理应急预案、档案工作数据统计分析管理办法、档案信息资源配置管理办法等制度文件。

档案工作考评，是企业对所属部门、下属机构档案管理状况和水平进行检查评价的一种常规工作方式。档案工作考评管理办法，则是开展这项工作的指导性文件，同时，该文件还包含了相关的标准和操作细则。

档案信息管理系统，是企业档案工作开展的辅助工具和业务技术平台，对档案业务标准和业务流程具有控制作用，同时，该系统也应支持企业档案资源的网络化服务。因此，该系统的管理办法，应重点规定系统各级操作人员的权限和职责、数据格式和数据质量要求、系统软件和硬件的操作要求、网络管理要求、系统升级改造要求等一系列具体内容。以往很多企业有档案信息管理系统，却没有系统管理办法，大多是以软件开发商所提供的操作手册或系统使用培训教材代替系统管理规定。《企业档案工作规范》明确要求各单位应制定档案信息管理系统操作制度，意在将该项管理内容由技术操作层面提升到管理层面，是具有前瞻性和全局性的。

制定档案管理应急预案，是在当今自然灾害和人为破坏较为频发的实际情形下，档案部门提升安全防范意识的一种要求，同时也是灾害发生之后，指导档案资源应急抢救和灾后恢复的具体行动指南。档案管理应急预案主要规定应急的种类、目的、职责、预防和预警机制、处置区域、应急响应、奖惩等项内容。

档案工作数据统计分析管理办法，是在传统的档案统计工作的基础上，根据企业大数据发展趋势和精细化管理的需要，对档案工作所需要的各类数据进行日常积累和统计分析的管理制度，其目的是通过各类数据的变化情况，调整和完善档案管理标准，简化业务流程，提升管理水平。因此，除了保持过去档案统计工作的各项业务指标外，应重点对企业各类型文件材料的形成状态、传递过程、管理结点、归档职责等项内容的变化和调整进行有效的数据积累和统计分析，从而定期调整文件材料的归档范围及相关业务标准，促使管理精细化和科学化。

企业档案信息资源配置，是指企业所保存的各类档案信息，在采取一定管理技术和措施的前提下，根据企业各项工作的需要，实现有针对性的流动和使用，确保需要特定信息的部门或岗位能够及时得到所需要的信息；而不需要或不必要得到特定信息的部门或岗位，则应避免无用信息流向该处，从而降低信息资源管理成本，提高其利用效率。因此，企业档案部门在做好档案基础管理工作的前提下，在自动化管理环境中，根据企业发展的需要，有效分配和控制档案信息资源的存贮、备份、流向、管理条件等要素，是企业档案管理由“藏”转向“用”的未来发展趋势。利用自动化的管理平台，通过对档案信息资源的有效配置，让需要数据支持的工作部门或岗位及时得到相关数据，避免垃圾数据对现实工作的干扰，从而促使库存的档案信息资源与企业各项现实的工作任务实现数据上的无缝衔接。档案信息资源配置管理办法的制定，主要应针对该项工作的目的、内容、职责、工作要求和技术保障等项内容予以确定和部署。

3.档案业务标准

企业档案业务标准，是针对企业档案管理中所涉及的基本概念、工作尺度和基本样式而制定的一系列规定。主要包括档案工作术语表、档案分类方案及分类表、各类文件材料归档范围及保管期限表、各种档案工作表格、单据、目录、印鉴等标准样式或模板等等。

档案工作术语表，一般在集团性企业或重大工程建设项目中比较常用。这是根据企业档案管理体系全员性参与和全过程性控制的需要而提出的一种方案。主要是将与档案管理有关的业务术语和技术术语进行归类表述，其主要释义一般是参照国家有关行业标准或权威专著，也可以根据企业的实际情况和具体需要，对某一概念做特定的解释。档案工作术语表一方面可在各项档案管理制度中作为基本概念释义的标准，另一方面也可在档案业务制度与企业其它相关制度衔接时，作为统一认识和规范概念的一种尺度。

档案分类方案及分类表，是企业档案分类的指导性文件，分类方案主要描述企业所采用的各层级档案的分类方法和分类标识方法，分类表则是档案分类的结果展示。分类方法、分类标识方法及分类表应嵌入档案信息管理平台中，在文件材料归档责任者和档案人员利用该平台进行相关业务操作时，以强制性程序和菜单选择等方式进行具体运用。

文件材料归档范围及保管期限表，是指导各类文件材料正确归档和标注归档材料保管期限的标准。由于该标准涉及企业各项工作与档案工作的数据衔接，因此需要投入较大力量进行设计和定制，并需要根据企业活动的实际变化定期进行修订和完善。该标准也应嵌入档案信息管理平台，并以归档责任者（部门）的实际情况加以菜单化运用。在实际工作中，文件材料归档范围及保管期限表可以按不同类型的归档数据分别制定，同时应细化到文件材料归档的内容、归档责任者、归档时间、归档分数、保管期限、载体类型等项目，以利操作。

档案工作表格、单据、目录、印鉴等标准样式或模板，是企业档案各项业务中所使用的标准工具，一般是在各个档案管理办法、档案业务标准和档案管理操作细则中予以规定和示意，并应嵌入档案信息管理平台之中。

4.档案管理操作细则

档案管理操作细则，是企业档案工作中的业务处置指引，具有实际操作意义。一般包括文件登记和积累细则、文件材料归档工作细则、特殊载体材料归档工作细则、档案保管期限调整及档案销毁管理细则、档案库房管理细则和档案利用细则等。这些操作细则应有相应的流程图示意，并将该流程设计嵌入档案信息管理系统，便于强制执行。

（三）文件生成、档案管理一体化建设

1.文件材料生成业务流程（系统）

文件材料生成业务流程（系统），是企业数据产生和运行的基础，目前已纳入各自相应的信息管理系统之中。档案管理体系的建设主要关注这些业务流程（系统）中的文件材料闭合结点，同时提出其与档案业务环节衔接的要求。所谓文件材料的闭合，是指各类文件数据经形成、传递、使用、变更等运动方式后，按照文件材料运动的规律和程序，其内容基本稳定，且相关手续已经合规、合法。这既是企业各类活动任务告一段落或基本完成的必要条件，也是文件材料归档的关键结点。在档案管理体系建设中，档案人员一般不能干涉上述各业务流程（系统）的设计和实施，但是必须关注和了解这些业务流程的基本情况，从而把握各类文件材料形成的规律和特点，为制定文件材料的归档范围奠定基础。为了保证各类文件材料的形成质量，不少企业往往通过制定文件材料登记管理办法（细则）和文件材料积累管理办法（细则）的方式，对文件材料的形成状况进行控制。随着企业自动化管理水平的提升，这种文件材料登记和积累的管理规定，也应嵌入企业各类业务信息管理系统之中，逐步实现自动登记和积累。文件材料登记和积累活动所获得的数据，是企业档案精细化和科学化管理的基础，也是档案统计分析 工作的主要对象之一。

2.档案管理业务内容和业务流程

档案管理业务内容和业务流程的设计，是企业档案管理体系建设的重点内容, 一般在各项档案管理制度中予以体现，并应嵌入档案信息管理系统之中具体运行。

3.档案信息管理系统

档案信息管理系统是企业开展档案管理的计算机技术集成平台，也是目前企业档案管理实践活动的主要手段和工作环境。在企业档案管理体系建设过程中，档案信息管理系统的建设具有综合性的特点，这不仅需要考虑选择适用的软件技术、操作平台、数据格式、接口技术、网络技术和安全模式，也需要将企业的档案管理理念、管理体制、管理制度、业务标准、工作内容、业务流程和操作细则等统筹规划，集中实现。同时，该系统的建设也应根据计算机技术的发展进步不断升级和完善，并逐步实现与企业其他业务信息管理系统的关联。先进的企业档案工作实践表明，档案信息管理系统，应该是企业中最为核心、最为复杂、最为关键的数据管理系统，应具备较强的兼容性、安全性和稳定性，需要花大力量认真规划和建设，不可随意处置或掉以轻心。另外，档案信息管理系统的建设，也要求档案人员必须解放思想，更新观念，了解和掌握现代化管理环境下的企业档案工作已由过去注重档案实体管理转变为档案实体管理与档案信息资源管理兼顾的这种时代特点，勇于探索，切忌固步自封和经验主义，加快实现手工管理向自动化管理的过渡。

4.档案人员和档案管理设备设施

企业档案人员是企业档案管理体系的主体，是控制该体系正常运行的核心力量。伴随着企业档案意识的提升和档案作用的不断发挥，档案人员的从业条件和任职定位也在不断调整和提升。在企业档案管理体系的建设过程中，对档案人员的队伍建设是一项不容忽视的内容，主要面临着几个重点任务：

第一，职业素养培训。即应将档案人员的岗位培训、在职业务培训作为一项日常工作，达到经常化和规范化；在培训过程中，应注意将档案法律法规、业务标准、学科理论、职业道德、工作技能和实际问题研讨结合起来,合理安排。

第二，更新和提升档案意识。档案人员对档案现象的认知水平，以及通过他们向企业员工宣讲档案意识的效果，是决定企业档案管理体系建设状态的主观因素，因此，档案人员需要拥有较为开阔的学术视野，广泛的知识兴趣，学习现代企业制度和相关知识，把握企业发展动态；企业也应创造条件，让档案人员走出去请进来，增加见识；深入生产建设的第一线，了解企业主要业务内容和工作进程，逐步掌握各类数据形成的特点和规律，明确企业档案工作的目的和意义，探索精细化管理的方式方法，做明白的档案工作者。

第三，强化资源管理的理念。现代企业档案管理，已经突破了以往“看摊守堆”的状态，转向档案信息资源的管理与配置。档案人员应顺应这一发展趋势，努力学习信息技术，掌握档案信息管理软件的使用方法，了解电子数据运动的规律，结合手工管理的经验，既要管好档案实体，更要注重对档案信息资源的开发和提供服务。档案人员也需要不断提升工作协调能力，注意与企业各部门进行经常化的沟通，对自己需要的工作帮助和要求他人做到的工作要求能讲得出、讲清楚、会归纳。这是实现档案管理体系建设全员化和全过程化的重要能力。

企业档案管理的设备设施是开展档案工作的主要物质保障，企业应根据有关专业标准和自己的实际需要，合理采购和配置，并注意节约成本，简化管理过程，提高管理效率。