档案工作有一个与生俱来的特点，即档案人员管理的档案，不是档案人员自己形成的；档案形成的状况，又极大地影响着档案的质量和档案工作的水平。

前几年，社会曾出现过这样的现象：时时事事都在求速度，抢时间，追效益，缺乏规范性操作，造成一些大型工程项目档案的验收进行的比较草率，甚至不验收。档案人员后来在清查这些归档材料的时候，发现诸如不少竣工图没有加盖竣工图章、大量复制件替代了原件而没能做替代原件的技术处理、招投标及相关合同文件材料签署不完备、大量技术变更出现图文不符或依据不清等等问题。产生这些问题的原因主要有以下三个方面：一是工程项目管理粗放，造成招投标及相关合同文件材料的失规失信；二是工程项目建设的技术流程控制不规范，使得技术文件材料不合规不合法乃至缺失；三是归档验收过程不严肃，验收标准不明确，造成有问题的文件材料在归档入口没有得到有效控制。

当我们将一堆尚未闭合、不合规范、不能准确反映实际工作状况的文件材料转化为档案后，档案人员对其管理越是认真负责，其管理成本就越高，管理效益就越低。企业文件材料形成的质量及对形成过程控制的有效程度,直接影响着后期档案工作的水平。

企业档案源自企业各项工作中产生的记录，主要表现为传递信息、统一标准、控制流程、节约成本、提高效率。正是由于企业文件材料的这种原始作用，形成了真实可靠的凭证依据功能，使得人们可以将其中的具有长期查证价值的记录作为档案收集保存，查阅利用。(www.daowen.com)

文件材料形成的规范性，反映了企业各项工作管理的规范性。这种关联在企业档案中得到集中体现。所以，档案工作的状况，具有双重意义，一方面可以将企业管理的经验和成果进行延续，并为企业未来工作的顺利开展提供了全面的信息资源积累和有效的信息支持；另一方面，也可以作为一面镜子，检测出在以往企业各项工作中存在的问题，为企业管理水平的改进和提升提供数据证明。

因此，档案管理具备全员性和全过程性的特征。档案管理的全员性，即指企业中凡与文件材料形成、办理、使用和归档相关的岗位任职人员，都具有合规合法地形成和处置文件材料的职责，企业应当将其纳入其岗位责任制并加以考核。档案管理的全过程性，即指在企业各项工作的过程中，特别是在文件材料处理的关键性结点上，都应当有明确的管理内容和管理要求，以维护企业信息处理渠道的畅通与高效，从而保证企业活动的正常运行。

档案管理的全员参与和全过程控制，是企业档案管理体系建设的基础和前提。